面向自由职业者、个人企业主的活用指南

面向自由职业者的任务管理
全部汇总到收件箱

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客户追加委托、发送申请书的期限、商谈后的后续任务——自由职业者经常同时处理多个案件。 SimpleMemo启动0.4秒(iPhone 16e・warm启动的实测)・一键发送,在想到的瞬间将任务发送到收件箱。

自由职业者任务管理的“有有”问题

自由职业者不能依靠公司内部的项目管理工具。 每次打开Notion或Trello时,都会产生思考“是哪个板子”的时间,流到Slack的信息中就忘记了。 在电话里口头说的变更请求没有留在备忘录里,后来与客户发生了认识的偏差。 自由职业者的任务遗漏,直接关系到信任的丧失。

无法记下电话中的口头委托
客户在电话里说“对了,还有〇〇也拜托了”的瞬间,没有时间找软件了。 那个委托从记忆中消失了。
忘记发送申请书,现金流恶化
一边想着“月末发申请书吧”一边集中于下一个案件,直到下个月才意识到。 自由职业者的申请遗漏是生死攸关的问题。
工具增加太多,管理成本高
Notion、Trello、Slack、日历、笔记本等多个工具来往需要时间。 自由职业者想将“管理工具的时间”最小化。

以收件箱为任务管理中心的想法

自由职业者每天必须确认的工具是什么? 这是邮件收件箱。 SimpleMemo的话,可以把想到的任务作为邮件发送到收件箱。 用Gmail的Snooz进行To-Do,用Star进行重要标志,用文件夹・标签按客户端整理——在不破坏现有的工作流程的情况下可以强化任务捕获。 因为接收方是平时的邮件,所以新记住的东西不多。

面向自由职业者的4步骤工作流程

  1. 在与客户通话、会谈中立即捕获 — 委托内容、变更点、预期值出来的瞬间启动SimpleMemo。“【 A公司】网页设计的颜色变更:蓝色→绿色 ← 下次修改时对应”这样记下后发送。 不中断对话的速度。
  2. 将工作用收件箱收到的备忘录作为任务进行管理 — 在Gmail的snoos中将收到的备忘录邮件设置为对应日期和时间的提醒。 在明星中标记重要任务。 用每个客户端的标签自动整理。
  3. 立即捕捉项目的想法和发现 — 上下班中、洗澡时、睡觉前等,如果有灵感,当场写下来。 即使离线,Outbox也会保存并自动发送。
  4. 作为请求、跟进的提醒使用 — “【B公司】向3/31发送申请书”“【C公司】提交提案书后1周后跟进”发送备忘录 → 在Gmail中设置打盹。 确保执行重要的请求。

真实的场景例子

场景 1 — 电话口头委托
在与客户A的电话中,被告知“对了,LP的CTA按钮的副本也换一下,从“现在马上申请”改为“免费试用””。 一边继续通话一边快速记笔记:
【A公司LP】CTA副本变更“现在马上申请”→“免费试用”←修改费用追加申请
发送完成。 通话结束后,用Gmail自动将这封邮件转为“A公司”标签。 下次工作时解除打盹后进行对应。 也可以作为追加请求的记录。
场景 2 — 发票提醒
在案件完成的瞬间,记下申请书的发送期限。 不要推迟:
【B公司】3月31日发送申请书(¥300,000)← 汇款地址是三菱UFJ ****
收到的邮件3月29日设置为打盹。 当天收到提醒后发送申请书。 更容易防止月末的申请遗漏。
场景 3 — 深夜的想法捕捉
晚上11时,突然想到了下一个客户提案的想法。 没有打开Notion的精力。 在枕边启动SimpleMemo:
【C公司提案】LP改善的A/B测试方案:将英雄图像转换为视频进行CV率比较→有竞争D公司采用同样的方法+23%的事例
发送后睡觉。 第二天早上打开邮件,收到了昨晚的好主意。 复制&粘贴到Notion的“C公司提案”页面,并纳入提案书中。
场景 4 — Zoom会议后的后续行动
Zoom会议结束后,总结到下次为止的行动项目并记下:
【D公司MTG 3/5】行动:1竞争调查(自己,3/12为止)2设计方案3图案(自己,3/19为止)3确认批准流程(对方,3/10为止)。 下次MTG 3/20 15时
为了记下Zoom会议的笔记,不需要重新查看画面录像。 因为会留下邮件,所以之后可以马上确认“当时的决定事项是什么”。

常见问题

可以在不混合多个客户端的任务的情况下进行管理吗?

在备忘录的开头加上客户名标签的习惯(例:“【A公司】”“【B公司】”)的话,通过邮件搜索可以瞬间缩小每个客户范围。 用Gmail的过滤器自动贴标签会更方便。

可以作为发送申请书的提醒使用吗?

是的。“【 A公司】3月末发送申请书 ← 不要忘记”的备忘录发送,通过Gmail的打盹功能将收到的邮件设置为在指定日期提醒即可。 马上就结束了。

电话、Zoom会议期间用手机记笔记不难吗?

从启动到发送只有几秒钟,所以不需要中断会议。 Zoom视频会议中经常会脱离摄像头操作智能手机,所以在这个时机可以自然地做笔记。

如何与项目管理工具(Notion、Asana等)合作?

使用Zapier和Make可以组成“从SimpleMemo收到的邮件→作为任务自动添加到Notion和Asana”的工作流程。 备忘录是捕获层,任务管理工具是整理层,如果把角色分开的话,效率会更高。

安全没问题吗? 因为要处理客户的机密信息,所以很担心。

离线时的备忘录通过AES-GCM加密保存在设备内,不会在Simple Memo的服务器上继续保存备忘录正文。 但是,由于发送后取决于您使用的邮件服务,建议使用公司内部的安全工具管理高度机密信息。 SimpleMemo最适合快速工作笔记和提醒。

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参考文献