面向自由职业者的任务管理
全部汇总到收件箱
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客户追加委托、发送申请书的期限、商谈后的后续任务——自由职业者经常同时处理多个案件。 SimpleMemo启动0.4秒(iPhone 16e・warm启动的实测)・一键发送,在想到的瞬间将任务发送到收件箱。
自由职业者任务管理的“有有”问题
自由职业者不能依靠公司内部的项目管理工具。 每次打开Notion或Trello时,都会产生思考“是哪个板子”的时间,流到Slack的信息中就忘记了。 在电话里口头说的变更请求没有留在备忘录里,后来与客户发生了认识的偏差。 自由职业者的任务遗漏,直接关系到信任的丧失。
以收件箱为任务管理中心的想法
自由职业者每天必须确认的工具是什么? 这是邮件收件箱。 SimpleMemo的话,可以把想到的任务作为邮件发送到收件箱。 用Gmail的Snooz进行To-Do,用Star进行重要标志,用文件夹・标签按客户端整理——在不破坏现有的工作流程的情况下可以强化任务捕获。 因为接收方是平时的邮件,所以新记住的东西不多。
面向自由职业者的4步骤工作流程
- 在与客户通话、会谈中立即捕获 — 委托内容、变更点、预期值出来的瞬间启动SimpleMemo。“【 A公司】网页设计的颜色变更:蓝色→绿色 ← 下次修改时对应”这样记下后发送。 不中断对话的速度。
- 将工作用收件箱收到的备忘录作为任务进行管理 — 在Gmail的snoos中将收到的备忘录邮件设置为对应日期和时间的提醒。 在明星中标记重要任务。 用每个客户端的标签自动整理。
- 立即捕捉项目的想法和发现 — 上下班中、洗澡时、睡觉前等,如果有灵感,当场写下来。 即使离线,Outbox也会保存并自动发送。
- 作为请求、跟进的提醒使用 — “【B公司】向3/31发送申请书”“【C公司】提交提案书后1周后跟进”发送备忘录 → 在Gmail中设置打盹。 确保执行重要的请求。
真实的场景例子
常见问题
可以在不混合多个客户端的任务的情况下进行管理吗?
在备忘录的开头加上客户名标签的习惯(例:“【A公司】”“【B公司】”)的话,通过邮件搜索可以瞬间缩小每个客户范围。 用Gmail的过滤器自动贴标签会更方便。
可以作为发送申请书的提醒使用吗?
是的。“【 A公司】3月末发送申请书 ← 不要忘记”的备忘录发送,通过Gmail的打盹功能将收到的邮件设置为在指定日期提醒即可。 马上就结束了。
电话、Zoom会议期间用手机记笔记不难吗?
从启动到发送只有几秒钟,所以不需要中断会议。 Zoom视频会议中经常会脱离摄像头操作智能手机,所以在这个时机可以自然地做笔记。
如何与项目管理工具(Notion、Asana等)合作?
使用Zapier和Make可以组成“从SimpleMemo收到的邮件→作为任务自动添加到Notion和Asana”的工作流程。 备忘录是捕获层,任务管理工具是整理层,如果把角色分开的话,效率会更高。
安全没问题吗? 因为要处理客户的机密信息,所以很担心。
离线时的备忘录通过AES-GCM加密保存在设备内,不会在Simple Memo的服务器上继续保存备忘录正文。 但是,由于发送后取决于您使用的邮件服务,建议使用公司内部的安全工具管理高度机密信息。 SimpleMemo最适合快速工作笔记和提醒。
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参考文献
- 自由职业者协会 — 自由职业者白皮书 — 关于日本自由职业者的工作方式和课题的年度调查报告
- 厚生劳动省 — 为了适当实施自营型远程办公的指导方针 — 自由职业者的远程工作环境整备