面向自由職業者的任務管理
全部彙總到收件箱
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客戶追加委託、傳送申請書的期限、商談後的後續任務——自由職業者經常同時處理多個案件。 SimpleMemo啟動0.4秒（iPhone 16e・warm啟動的實測）・一鍵傳送，在想到的瞬間將任務傳送到收件箱。
自由職業者任務管理的“有有”問題
自由職業者不能依靠公司內部的專案管理工具。 每次開啟Notion或Trello時，都會產生思考“是哪個板子”的時間，流到Slack的資訊中就忘記了。 在電話裡口頭說的變更請求沒有留在備忘錄裡，後來與客戶發生了認識的偏差。 自由職業者的任務遺漏，直接關係到信任的喪失。
以收件箱為任務管理中心的想法
自由職業者每天必須確認的工具是什麼？ 這是郵件收件箱。 SimpleMemo的話，可以把想到的任務作為郵件傳送到收件箱。 用Gmail的Snooz進行To-Do，用Star進行重要標誌，用資料夾・標籤按客戶端整理——在不破壞現有的工作流程的情況下可以強化任務捕獲。 因為接收方是平時的郵件，所以新記住的東西不多。
面向自由職業者的4步驟工作流程
- 在與客戶通話、會談中立即捕獲 — 委託內容、變更點、預期值出來的瞬間啟動SimpleMemo。“【 A公司】網頁設計的顏色變更：藍色→綠色 ← 下次修改時對應”這樣記下後傳送。 不中斷對話的速度。
- 將工作用收件箱收到的備忘錄作為任務進行管理 — 在Gmail的snoos中將收到的備忘錄郵件設定為對應日期和時間的提醒。 在明星中標記重要任務。 用每個客戶端的標籤自動整理。
- 立即捕捉專案的想法和發現 — 上下班中、洗澡時、睡覺前等，如果有靈感，當場寫下來。 即使離線，Outbox也會儲存並自動傳送。
- 作為請求、跟進的提醒使用 — “【B公司】向3/31傳送申請書”“【C公司】提交提案書後1周後跟進”傳送備忘錄 → 在Gmail中設定打盹。 確保執行重要的請求。
真實的場景例子
常見問題
可以在不混合多個客戶端的任務的情況下進行管理嗎？
在備忘錄的開頭加上客戶名標籤的習慣（例：“【A公司】”“【B公司】”）的話，透過郵件搜尋可以瞬間縮小每個客戶範圍。 用Gmail的過濾器自動貼標籤會更方便。
可以作為傳送申請書的提醒使用嗎？
是的。“【 A公司】3月末傳送申請書 ← 不要忘記”的備忘錄傳送，透過Gmail的打盹功能將收到的郵件設定為在指定日期提醒即可。 馬上就結束了。
電話、Zoom會議期間用手機記筆記不難嗎？
從啟動到傳送只有幾秒鐘，所以不需要中斷會議。 Zoom視訊會議中經常會脫離攝像頭操作智慧手機，所以在這個時機可以自然地做筆記。
如何與專案管理工具（Notion、Asana等）合作？
使用Zapier和Make可以組成“從SimpleMemo收到的郵件→作為任務自動新增到Notion和Asana”的工作流程。 備忘錄是捕獲層，任務管理工具是整理層，如果把角色分開的話，效率會更高。
安全沒問題嗎？ 因為要處理客戶的機密資訊，所以很擔心。
離線時的備忘錄透過AES-GCM加密儲存在裝置內，不會在Simple Memo的伺服器上繼續儲存備忘錄正文。 但是，由於傳送後取決於您使用的郵件服務，建議使用公司內部的安全工具管理高度機密資訊。 SimpleMemo最適合快速工作筆記和提醒。
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參考文獻
- 自由職業者協會 — 自由職業者白皮書 — 關於日本自由職業者的工作方式和課題的年度調查報告
- 厚生勞動省 — 為了適當實施自營型遠端辦公的指導方針 — 自由職業者的遠端工作環境整備