Guía completa de gestión de correo electrónico
Cómo usar su bandeja de entrada como bloc de notas

El patrón de fallo más común es juzgar el correo electrónico como "leer más tarde" y dejarlo como está. A medida que se acumulan correos electrónicos no leídos, se vuelve más fácil sentirse pesado abrir la propia bandeja de entrada.

Contramedidas: Reglas completas de minutos 2

Al abrir un correo, decide si puedes resolverlo en 2 minutos o menos. Si puedes, hazlo inmediatamente. Si no, añade una etiqueta de acción pendiente y archívalo. Lo esencial es no dejar correos pendientes de una decisión en la bandeja de entrada. Dedicarás más tiempo a gestionarlos cada día, pero será mucho más eficiente que procesar 100 correos de golpe el fin de semana.

"Proyecto A", "Proyecto B", "Interno", "Fuera", "Contabilidad", "Recursos Humanos"... Y hacer más de carpetas 10, y cada vez que me preocupo por en qué carpeta poner. Es un patrón que lleva tiempo para el trabajo de clasificación en sí, y al final, la carpeta "no clasificada" se convierte en la más grande.

Contramedidas: Hasta 3 + depende de la búsqueda

3 de "Acción requerida", "Esperar" y "Archivo" son suficientes para la carpeta. Deje la clasificación adicional detallada a la función de búsqueda de Gmail. La búsqueda de Gmail puede cruzar el asunto, el cuerpo y el nombre del archivo adjunto, por lo que es más importante incluir palabras clave fáciles de buscar en el correo electrónico que ponerlas en la carpeta correcta.

Mark, González y Harris (2005) observaron el trabajo de los trabajadores de la información de 24 y examinaron la interrupción y reanudación del trabajo. Este no es un experimento que mida el tiempo de recuperación de la concentración por notificación por correo electrónico 1. Compruebe la frecuencia de los contactos e interrupciones requeridas para su trabajo sin calcular que se pierde una fracción uniforme para cada notificación.

Medidas: Procesamiento por lotes + notificación desactivada

En primer lugar, decida con las partes pertinentes la ruta que se utilizará para el contacto urgente y las pautas para la respuesta. Además de eso, reduce las notificaciones innecesarias y prueba el tiempo para revisarlas todas juntas. Mañana, mediodía y tarde son ejemplos, y se hacen intervalos y excepciones separados para el trabajo que requiere una respuesta inmediata.

Si administra la aplicación de notas y la aplicación de correo por separado, se producirá una doble gestión de la información. " ¿Dónde escribiste esa nota? ¿Aplicación de notas? ¿Correo electrónico? Hay más tiempo para buscarlo, y al final, ambos terminan a mitad de camino.

Medidas: Consenso en el correo electrónico

Si lo envía desde SimpleMemo a su dirección de correo electrónico habitual, puede comprobar el registro recibido en su bandeja de entrada. Es una opción si quieres decidir dónde buscar, pero no necesitas transferir todos los materiales al correo electrónico. Después de enviarlo, confirme que se ha recibido y úselo después de decidir la ubicación de almacenamiento y el momento de devolverlo.

El siguiente es un ejemplo de registro por la mañana, al mediodía y por la noche. El tiempo requerido variará dependiendo del número y el contenido de los correos electrónicos. Para los trabajos que requieren una respuesta inmediata, determine el intervalo de confirmación y la ruta de contacto de excepción por separado.

Ejemplo de confirmación de la mañana: 09:00

• Revisa los correos electrónicos recibidos desde la noche anterior hasta la mañana en orden desde arriba
• Responde de inmediato si puedes hacerlo en 2 minutos o menos
• Aparte de eso, archivo con la etiqueta "requerido"
• Omitir boletines y notificaciones (procesados al mediodía)

Ejemplo de confirmación diurna: 13:00

• Procesando los nuevos correos electrónicos recibidos por la mañana
• Revisa el boletín que te saltaste por la mañana (date de baja inmediatamente si no lo necesitas)
• Comience con lo que se puede procesar después del almuerzo en el correo electrónico con la etiqueta "respuesta requerida"

Ejemplo de confirmación de la noche: 17:00

• Procesando nuevos correos electrónicos por la tarde
• Compruebe el resto de la etiqueta "Requiere responder" y anote la fecha para aquellos que se pospongan al día siguiente o más tarde
• Compruebe los correos electrónicos urgentes sin soporte y decida sobre el calendario de respuesta restante

Seleccione lo que necesita de la siguiente configuración y compruebe el movimiento con una pequeña cantidad de correo electrónico:

• Gmail Filtro:Los correos electrónicos de notificación estándar (notificaciones de envío, alertas de servicio, etc.) se etiquetan automáticamente + se archivan
• Cancelación de suscripción: 2 Cancelar suscripción inmediatamente para boletines que no se han leído durante más de una semana. Lo más importante es reducir el objetivo de procesamiento diario
• Respuesta de plantilla: Registrar patrones de respuesta enviados con frecuencia en la "plantilla" de Gmail. Confirme el contenido y el destinatario antes de enviar
• Etiqueta automática de nota de fórmula Captio:Asigne automáticamente una etiqueta de "nota" a su propia nota desde SimpleMemo y configure la configuración para omitir la bandeja de entrada

Después de la configuración, compruebe si ha pasado por la bandeja de entrada a los correos electrónicos requeridos. Por favor, registre el tiempo que pasó organizando y sus descuidos, y ajuste las reglas. No es una forma de garantizar que el tiempo de procesamiento y la bandeja de entrada estén vacíos.