Guia Completo de Gerenciamento de E-mail
Como Usar a Caixa de Entrada como Bloco de Notas

O padrão de falha mais comum é julgar o e-mail como "ler mais tarde" e deixá-lo como está. À medida que e-mails não lidos se acumulam, torna-se mais fácil se sentir sobrecarregado para abrir a própria caixa de entrada.

Contramedidas: Regras completas de minutos 2

Ao abrir um e-mail, avalie se consegue resolvê-lo em até 2 minutos. Se sim, faça na hora. Caso contrário, marque-o como “Requer ação” e arquive. O essencial é não deixar mensagens aguardando uma decisão na caixa de entrada. Isso aumenta o tempo diário de processamento, mas é muito mais eficiente do que lidar com 100 mensagens de uma vez no fim de semana.

"Projeto A" "Projeto B" "Interno" "Exterior" "Contabilidade" "Recursos Humanos"... E faça mais do que pastas 10, e toda vez eu me preocupo com qual pasta colocar. É um padrão que leva tempo para o trabalho de classificação em si e, no final, a pasta "não classificada" se torna a maior.

Contramedidas: Até 3 pastas + depender da pesquisa

3 de "Ação Necessária", "Espera" e "Arquivo" é suficiente. Deixe a classificação detalhada adicional para a função de pesquisa do Gmail. A pesquisa Gmail pode cruzar o assunto, o corpo e o nome do anexo, por isso é mais importante incluir palavras-chave fáceis de pesquisar no e-mail do que colocá-las na pasta correta.

Mark, Gonzalez & Harris (2005) observaram o trabalho dos trabalhadores da informação do 24 e examinaram a interrupção e a retomada do trabalho. Este não é um experimento que mede o tempo de recuperação da concentração por notificação por e-mail 1. Verifique a frequência de contatos e interrupções necessárias para o seu trabalho sem calcular que uma fração uniforme é perdida para cada notificação.

Medidas: Processamento em lote + notificação desativada

Primeiro, combine com as pessoas envolvidas o canal para contatos urgentes e o prazo esperado de resposta. Depois, reduza as notificações desnecessárias e experimente horários para consultá-las em conjunto. Manhã, meio-dia e fim da tarde são apenas exemplos; tarefas que exigem resposta imediata precisam de outros intervalos ou exceções.

Se você gerenciar o aplicativo de memorando e o aplicativo de e-mail separadamente, o gerenciamento duplo de informações ocorrerá. " Onde você escreveu esse bilhete? Aplicativo Memo? E-mail? Há mais tempo para procurá-lo e, no final, ambos acabam no meio do caminho.

Contramedidas: Consenciar no e-mail

Se você enviar do SimpleMemo para o seu endereço de e-mail habitual, poderá verificar o registro recebido em sua caixa de entrada. É uma opção se você quiser decidir onde procurar, mas não precisa transferir todos os materiais para o e-mail. Após o envio, confirme se foi recebido e use-o depois de decidir sobre o local de armazenamento e o tempo de devolução.

O seguinte é um exemplo de check-in de manhã, meio-dia e noite. O tempo necessário irá variar dependendo do número e do conteúdo dos e-mails. Para trabalhos que exigem resposta imediata, determine o intervalo de confirmação e a rota de contato de exceção separadamente.

Exemplo de confirmação matinal: 09:00

• Verifique os e-mails recebidos da noite anterior até a manhã em ordem do topo
• Responda imediatamente quando puder concluir em até 2 minutos
• Fora isso, arquive com o rótulo "obrigatório"
• Pular boletins informativos e anúncios (processados ao meio-dia)

Exemplo de confirmação durante o dia: 13:00

• Processando novos e-mails recebidos pela manhã
• Verifique o boletim informativo que você pulou pela manhã (cancele a inscrição imediatamente se não precisar dele)
• Comece com o que pode ser processado após o almoço no e-mail com o rótulo "resposta necessária"

Exemplo de confirmação à noite: 17:00

• Processando novos e-mails à tarde
• Verifique o restante da etiqueta "Obrigatório" e anote a data para aqueles que são adiados para o dia seguinte ou mais tarde
• Confira os e-mails urgentes ainda pendentes e defina quando responder aos demais

Escolha o que você precisa nas seguintes configurações e verifique o movimento com uma pequena quantidade de e-mail:

• Filtro Gmail: E-mails de notificação padrão (notificações de envio, alertas de serviço, etc.) são automaticamente rotulados + arquivados
• Cancelar inscrição completa: 2 Cancelar inscrição imediatamente para boletins informativos que não são lidos há mais de uma semana. O mais importante é reduzir a meta de processamento diário
• Resposta do modelo: Registre o padrão de resposta enviado com frequência no "Modelo" do Gmail. Confirme o conteúdo e o endereço antes de enviar
• Captio Etiqueta automática do memorando de fórmula: Dê automaticamente um rótulo de "memorando" ao seu próprio memorando do SimpleMemo e defina a configuração para pular a caixa de entrada

, verifique se você passou pela caixa de entrada para os e-mails necessários. Por favor, registre o tempo que você gastou organizando e seus descuidos, e ajuste as regras. Não é uma maneira de garantir que o tempo de processamento e a caixa de entrada fiquem vazios.