Caja de entrada cero x nota de correo
SimpleMemo Práctica
Bandeja de entrada cero
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"¿Consigar la bandeja de entrada cero aumentando los correos electrónicos?" Parece contradictorio, pero en realidad es la combinación más fuerte. Los correos electrónicos de notas dedicadas son el tipo de correo electrónico más fácil de procesar. Solo etiquétalo y archivalo para completarlo.
¿Qué es Inbox Zero?
Inbox Zero es un método de gestión de correo electrónico propuesto por Merlin Mann, un experto en productividad. El núcleo es "mantener siempre el número de correos electrónicos en la bandeja de entrada cero", pero lo que Man realmente quería decir era "No hagas de la bandeja de entrada un grupo de elementos que requieran toma de decisiones".
El problema que Inbox Zero resuelve es que "la bandeja de entrada de correo electrónico reemplaza al ToDo, y cientos de correos electrónicos no procesados se convierten en una carga mental". Cada vez que abro un correo electrónico, pienso "Yo también tengo que hacer eso" y "Veré esto más tarde", lo que dificulta mi concentración. Esta carga cognitiva se elimina manteniendo la bandeja de entrada en cero.
¿Por qué admite la nota de correo electrónico Inbox Zero?
Parece contradictorio a primera vista, pero el correo de notas es el tipo de correo electrónico más fácil de manejar en términos de practicar Inbox Zero. Enumeraré las razones de este 3.
Inbox Zero x Práctica de nota de correo electrónico 5 Pasos
- Establezca un filtro de solo nota (solo por primera vez, 5 minutos) La función de filtro de Gmail identifica automáticamente los correos electrónicos de SimpleMemo con la etiqueta "📝Memo". Esto les permite procesar correos electrónicos de notas juntos durante la sesión de procesamiento. Método de configuración: Gmail Configuración → Filtros y bloques → Crear filtros → Especificar la dirección de origen → Etiqueta.
- Arreglar las comprobaciones de correo electrónico a 1 veces 2 Lo más importante en la práctica de Inbox Zero es "dejar de monitorear los correos electrónicos todo el tiempo". Arréglalo a 2 por la mañana (al comienzo del trabajo) y por la noche (1 horas antes del final del trabajo). También desactivaré las notificaciones. Hay muchas personas que aumentan su productividad significativamente solo por esto. Los correos electrónicos de notas también se procesan con este 2 veces, lo mismo que los correos electrónicos normales.
- Decide qué hacer con cada correo entre 5 opciones Durante cada sesión, procesa los mensajes de arriba abajo y elige inmediatamente una de 5 opciones.
① Eliminar: si no lo necesitas, elimínalo.
② Archivar: si sirve de referencia pero no requiere actuar, archívalo.
③ Delegar: si le corresponde a otra persona, reenvíalo y archívalo.
④ Responder o actuar ahora: si puedes terminar en 2 minutos o menos, hazlo y archiva.
⑤ Convertir en tarea: si requiere 2 minutos o más, añade la siguiente acción concreta a tu gestor de tareas y archiva el correo. - El primer proceso de los mensajes de notas Al comienzo de la sesión de procesamiento, la etiqueta "📝Memo" se procesa junto. Es un memorando que escribí, así que puedo tomar una decisión instantánea sin dudarlo. Si es una tarea, escríbala en la etiqueta @Next o en la aplicación de tareas y archive. Para ideas e información de referencia, archive en @Reference. Una vez completado, pasaremos al procesamiento normal del correo electrónico.
- Cero bandeja de entrada al final de la sesión Siempre cero bandeja de entrada al final de la sesión de procesamiento. Si no puede terminar de procesar, use la función de repetición como una "espera" para la sesión de procesamiento del día siguiente (como volver a mostrar en 9 a la mañana siguiente). " El truco para la continuidad no es crear un estado a medias de "Lo vi, pero lo procesaré más tarde".
Flujo de procesamiento de correo de Memo
Este es el flujo de cómo procesar un correo electrónico de SimpleMemo cuando lo recibes.
Ejemplo de escenario: 1 días de practicantes de Inbox Zero
Desplazamiento y mudanza "Compruebe el tamaño del banner del cliente A", "Mire el sitio de 〇〇 para la referencia de la fuente", "Factura del próximo mes, envíela temprano" envíe una tras otra con SimpleMemo. Los correos electrónicos de notas 3 se enviarán a la bandeja de entrada (📝La etiqueta de notas se concede automáticamente).
09:00 (sesión de procesamiento de la mañana, 15 minutos) Abre la bandeja de entrada. He recibido un memorando 3, un correo electrónico de cliente 2 y un boletín 1. Primero, procese la nota 3: "Compruebe el tamaño del banner" → Agréguelo a Todoist y arívelo. " Sitio de referencia de fuentes" → Archivo con etiqueta @Reference. " Enviar factura" → Añádela a Todoist con una fecha de vencimiento y archiva. A continuación, procesa y responde al correo electrónico 2 del cliente. Boletín → Eliminar. Bandeja de entrada cero. Comience un trabajo intensivo en 9:15.
Durante el trabajo (mañana) Me doy cuenta de que "comprobar el código de color del logotipo" es necesario. Envía una nota rápida. Recibí el correo electrónico, pero no puedo abrirlo porque no es tiempo de procesamiento.
17:30 (sesión de procesamiento de la noche, 10 minutos) Procesar un conjunto de correos electrónicos recibidos por la tarde y una nota enviada por la mañana. Todos los casos se procesan y la bandeja de entrada es cero de nuevo. No hay estrés al dejar la empresa.
Preguntas frecuentes (Inbox Zero x Email Memo)
¿No es contradictorio aumentar los correos electrónicos y lograr Inbox Zero?
Parece contradictorio, pero en realidad es la combinación más fuerte. La esencia de Inbox Zero es "no poner la bandeja de entrada en la lista de espera". Los correos electrónicos de notas son el tipo de correo electrónico más fácil que el remitente tiene claro sobre sí mismo y no necesita responder. Solo etiquétalo y archivalo para completarlo.
¿Cuál es la frecuencia adecuada de procesamiento de correo electrónico para Inbox Zero?
Se recomienda 1 días 2 veces (mañana y tarde). Si abres un correo electrónico en otros momentos, será difícil mantener Inbox Zero. Los correos electrónicos de notas se manejarán colectivamente dentro de este tiempo de procesamiento. Al usar otros canales como Slack y teléfono, puede enviar correos electrónicos en tiempo no real para el contacto de emergencia.
¿Cómo organizar automáticamente los correos electrónicos de notas con Gmail?
La función de filtro de Gmail etiqueta automáticamente "📝Memo" a los correos electrónicos de la dirección de origen de SimpleMemo. Puede procesar correos electrónicos con esta etiqueta juntos durante el tiempo de procesamiento de la bandeja de entrada. La configuración se completará en aproximadamente 5 minutos.
¿Cuáles son los consejos para no fallar en Inbox Zero?
Lo más importante es deshacerse de "Lo vi, pero no lo proceso". Cuando abra el correo electrónico, asegúrese de procesarlo con una de las opciones 5 (eliminar, archivar, delegar, responder, ToDo) en el acto. Además, al fijar el tiempo de procesamiento, puede dejar de monitorear los correos electrónicos todo el tiempo. Es suficiente para lograr 1 bandeja de entrada cero cada semana sin buscar la perfección.
¿Cómo se vinculan los correos electrónicos de notas y las herramientas de gestión de tareas?
Al procesar correos electrónicos de notas, lo que necesita convertirse en tareas se reenvía a herramientas de gestión de tareas como ToDoist y Things. Después de eso, el correo electrónico será archivado. En lugar de usar correo electrónico en lugar de una lista de tareas, el punto es migrar a una herramienta de gestión de tareas que comience con el correo electrónico.
Referencias y enlaces externos
