정보 정리 완전 가이드
캡처부터 정리까지

앞서 언급한 4 스텝(캡처·처리·정리·리뷰)을 실제로 운용하기 위한 구체적인 방법을 요일별 루틴으로 정리합니다. 많은 사람들이 정보 정리에 좌절하는 이유는 “무엇을 언제 할지”가 모호하기 때문입니다. 아래 일정을 참고하여, 자신의 리듬에 맞는 루틴을 구축해 주세요.

• 매일（2분）：캡처를 멈추지 않습니다
  생각난 것, 보고 들은 것, 궁금한 것을 모두 메모합니다. 이 단계에서 “이것이 중요한가”라고 판단하지 않는 것이 핵심입니다. 판단은 캡처의 적입니다. 생각의 필터링을 뒤로 미루면 캡처의 속도와 양을 최대화할 수 있습니다. SimpleMemo라면 1건씩 즉시 메일함에 보낼 수 있기 때문에, 1에 몇 건을 메모해도 번거롭지 않은 구성입니다.
• 매일（5분）：인박스의 1차 처리
  저녁이나 잠들기 전에, 그날 캡처한 메모를 다시 확인합니다. 1건씩 “2분 이내에 할 수 있나요?” 스스로에게 물으며, 가능하다면 그 자리에서 처리하십시오. 불가능하다면 캘린더에 날짜와 시간을 설정하거나 프로젝트 목록에 추가합니다. 처리할 수 없었던 메모는 다음 날로 이월해도 문제 없지만, 처리되지 않은 메모가 50건을 초과하면 위험 신호입니다.
• 주말(15분)：주간 리뷰로 전체를 조망
  주말에 15분의 주간 리뷰를 진행합니다. 메일 받은편지함, 메모 앱, 캘린더, ToDo 목록을 모두 확인하고, 다음 3개의 질문에 답변합니다. 이번 주에 남겨두고 있는 일은 없나요? 다음 주의 가장 중요한 업무는 무엇입니까? 불필요하게 된 정보는 없나요? 이 주간 리뷰가 정보 정리 시스템의 핵심입니다. GTD의 창시자 데이비드 앨런도 “주간 리뷰 없이는 GTD가 작동하지 않는다”고 단언하고 있습니다.
• 월말(30분): 월간 대청소로 정리
  월말에 30분을 들여 폴더 구조와 태그를 검토합니다. 쓰지 않는 폴더 삭제, 유사한 태그 통합, 아카이브 정리로 정보를 최신 상태로 유지합니다. 이 월간 관리가 없으면 3개월 뒤에는 ‘어디에 무엇이 있는지 모르는’ 상태로 되돌아갑니다.