信息管理
信息整理的完整指南
从捕获到整理
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在信息泛滥的时代，需要的是捕捉一切，定期处理，转换成行动的系统。 解说GTD、PARA、Zettelkasten、Second Brain等主要框架的概要和利用SimpleMemo作为“捕获层”的实践方法。
TL;DR
完全解说个人信息管理。 GTD、PARA、Zettelkasten、Second Brain的概要和实践方法。 捕捉→处理→整理→评论的工作流程和SimpleMemo的活用法。
信息整理的4步骤
- 截图（收集）
每天的笔记习惯从3年以上的立场来说，首先“收集到一个地方”是一切的基础。 把所有的想法、任务、备忘录、觉悟都集中在一个地方。 留在脑子里是记忆的浪费。 SimpleMemo在0.4秒（iPhone 16e・暖启动的实际测量）启动，一键发送邮件。 可以在想到的瞬间捕获并汇总到收件箱中。 - 处理（判断）
收集到的信息逐一处理。“ 这个需要行动吗？”“ 2分钟内可以吗？”“ 可以委托给谁吗？” GTD方法的处理流程可以作为参考。 - 整理（保存）
将处理的信息保存在合适的地方。 通过PARA框架（Projects/Areas/Resources/Archives）和文件夹、标签、标签进行分类。 邮件的话按照Inbox Zero的规则自动分配。 - 评论（回顾）
每周回顾一次所有信息。 有没有未处理的备忘录，项目是否在进行，有没有不必要的信息。 这个每周的审查对于系统的维护是必不可少的。 在团队内引进了这个4步骤的工作流程，信息的溢出明显减少，项目的进度管理变得更加顺畅。
主要框架概要
GTD（完成工作）
David Allen设计的任务管理方法。 把所有东西都放在脑外，收集到收箱里，在处理、整理、执行、评论的5阶段进行管理。“ 明确“下一个行动”是核心。 详细内容GTD解说页面。
PARA
Tiago Forte设计的信息整理框架。 所有信息分为Projects（正在进行的项目）、Areas（持续的责任领域）、Resources（参考资料）、Archives（完成・不需要）的4类别。 结构简单易于维护。
Zettelkasten
尼库拉斯·鲁曼设计的知识管理方法。 用1个想法=1个笔记（原子笔记）记录，用双向链接连接笔记之间。 知识网络有机地成长。 详细内容Zettelkasten解说页面。
第二脑
Tiago Forte倡导的数字知识管理的综合方法。 在CODE（Capture/Organize/Distill/Express）的4步骤中，将输入转换为输出。 详情请第二脑解说页面。
常见问题
整理信息最重要的步骤是什么？
是截图（收集）。 不管有多么优秀的整理系统，如果信息没有进来就没有意义了。 SimpleMemo通过0.4秒启动（iPhone 16e・暖启动的实测）可以快速进行捕获。
GTD和PARA的区别是什么？
GTD是任务管理的框架，PARA是信息的保存结构。 用PARA的结构保存GTD处理的信息的组合很有效。
Zettelkasten是什么？
尼库拉斯·鲁曼设计的知识管理方法。 1个想法=1用笔记记录，通过双向链接构建知识网络。
信息整理的4步骤框架实践法
将前面提到的4步骤（捕获、处理、整理、审查）实际运用的具体方法，作为每周的例行程序。 很多人在信息整理上受挫是因为“什么时候做什么”很模糊。 请参考下面的日程表，构建适合自己节奏的常规。
- 每天（2分）：不停止捕捉
想到的事情、所见所闻、在意的事情全部记下来。 在这个阶段，关键是不要判断“这重要吗”。 判断是捕获的敌人。 通过推迟思考的过滤，可以最大化捕获的速度和数量。 SimpleMemo的话，1件一个一个地可以立即发送到邮件收件箱，所以无论1日记下多少件都不容易产生麻烦的构成。 - 每天（5分钟）：收件箱的一次处理
傍晚或睡觉前，回顾当天捕获的备忘录。 1件一个“2分钟内能做吗？” 自问，如果可以的话就当场处理。 如果做不到的话，在日历上设置日期，或者添加到项目列表中。 无法处理的备忘录可以结转到第二天，但未处理的备忘录超过50件是危险信号。 - 周末（15分）：每周回顾整体俯瞰
周末进行15分钟的每周回顾。 邮件的收件箱、备忘录应用程序、日历、ToDo列表全部确认，回答以下3个问题。“ 这周没有未完成的事情吗？”“ 下周最重要的任务是什么？”“ 没有不需要的信息吗？” 这个每周的审查是信息整理系统的关键。 GTD的创始人大卫·艾伦也断言“没有每周评论，GTD就不起作用”。 - 月末（30分）：每月大扫除整理
月末花费30分，重新审视文件夹结构和标签。 删除未使用的文件夹，整合类似标签，整理档案，保持信息的新鲜度。 如果没有这个月度维护，3个月后会回到“不知道哪里有什么”的状态。
信息凌乱的人的共同模式及其解决方法
模式1：工具太多
Apple纯正备忘录、Evernote、Notion、Google Keep、Slack已保存、LINE的Keep备忘录、手写笔记......如果信息的保存地点分为几个地方，光是“查找”信息就容易占用时间。 解决方法是“将入口缩小到1”。 首先将所有信息汇总到1个位置（邮件收件箱等），然后构建从那里分配到适当位置的工作流程吧。 SimpleMemo，任何信息都会先发送到自己的邮箱，所以入口会自动统一为1。
模式2：制作太多分类
有人想制作文件夹30个，标签50个，构建“完美的系统”。 但是，如果分类太细的话，每次都会因为“这个备忘录应该放在哪个文件夹”而犹豫不决，最终“未分类”文件夹会变大。 PARA框架推荐的是，最上位的类别只有4个。 Projects（正在进行中）、Areas（持续的责任）、Resources（参考资料）、Archives（完成・不需要）的4个。 可以直观地判断这个4中的哪一个，犹豫的时间几乎为零。 如果考虑擅长PARA式结构化的工具的话，与Notion的比较呀与Obsidian的比较也可以作为参考。
模式3：不捕获的完美主义
有些人觉得“必须用整齐的句子做笔记”，所以不记笔记。 有没有在会议中想取得完美的会议记录，结果什么也写不出来的经历呢？ 解决方法是“无论如何都要写”。 即使是单词的罗列，即使语法崩溃，只要能从后面再读一遍就足够了。 第二脑的倡导者蒂亚戈·福尔特说：“比起备忘录的质量，要优先考虑数量。 质量是后来添加的，但是不能给不存在的备忘录添加质量。” 首先请养成用Captio式只发送1行的习惯。
模式4：不评论的积累主义
有人以记笔记为目的，完全不回头看。 备忘录软件里有3,000个备忘录，但几乎没有搜索过。 即使积累信息，如果不加以利用也没有意义。 解决方法是养成每周回顾的习惯，以及将备忘录转换为“行动”的意识。“ 〇〇很有趣”的备忘录只要改写成“将〇〇应用于项目”，就会变成与行动相关的备忘录。 在评论时，经常会发现旧备忘录和新备忘录之间存在意想不到的联系，这是创造性想法的源泉。
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整理信息的第一步是从截图开始
0.4秒启动（iPhone 16e・蠕动启动的实际测量）瞬间捕捉。 邮件收件箱在你的收件箱里。 下载免费。
