資訊管理
資訊整理的完整指南
從捕獲到整理
本頁面由日文原文機器翻譯而成。 閱讀日文原文
在資訊氾濫的時代，需要的是捕捉一切，定期處理，轉換成行動的系統。 解說GTD、PARA、Zettelkasten、Second Brain等主要框架的概要和利用SimpleMemo作為“捕獲層”的實踐方法。
TL;DR
完全解說個人資訊管理。 GTD、PARA、Zettelkasten、Second Brain的概要和實踐方法。 捕捉→處理→整理→評論的工作流程和SimpleMemo的活用法。
資訊整理的4步驟
- 截圖（收集）
每天的筆記習慣從3年以上的立場來說，首先“收集到一個地方”是一切的基礎。 把所有的想法、任務、備忘錄、覺悟都集中在一個地方。 留在腦子裡是記憶的浪費。 SimpleMemo在0.4秒（iPhone 16e・暖啟動的實際測量）啟動，一鍵傳送郵件。 可以在想到的瞬間捕獲並彙總到收件箱中。 - 處理（判斷）
收集到的資訊逐一處理。“ 這個需要行動嗎？”“ 2分鐘內可以嗎？”“ 可以委託給誰嗎？” GTD方法的處理流程可以作為參考。 - 整理（儲存）
將處理的資訊儲存在合適的地方。 透過PARA框架（Projects/Areas/Resources/Archives）和資料夾、標籤、標籤進行分類。 郵件的話按照Inbox Zero的規則自動分配。 - 評論（回顧）
每週回顧一次所有資訊。 有沒有未處理的備忘錄，專案是否在進行，有沒有不必要的資訊。 這個每週的審查對於系統的維護是必不可少的。 在團隊內引進了這個4步驟的工作流程，資訊的溢位明顯減少，專案的進度管理變得更加順暢。
主要框架概要
GTD（完成工作）
David Allen設計的任務管理方法。 把所有東西都放在腦外，收集到收箱裡，在處理、整理、執行、評論的5階段進行管理。“ 明確“下一個行動”是核心。 詳細內容GTD解說頁面。
PARA
Tiago Forte設計的資訊整理框架。 所有資訊分為Projects（正在進行的專案）、Areas（持續的責任領域）、Resources（參考資料）、Archives（完成・不需要）的4類別。 結構簡單易於維護。
Zettelkasten
尼庫拉斯·魯曼設計的知識管理方法。 用1個想法=1個筆記（原子筆記）記錄，用雙向連結連線筆記之間。 知識網路有機地成長。 詳細內容Zettelkasten解說頁面。
第二腦
Tiago Forte倡導的數字知識管理的綜合方法。 在CODE（Capture/Organize/Distill/Express）的4步驟中，將輸入轉換為輸出。 詳情請第二腦解說頁面。
常見問題
整理資訊最重要的步驟是什麼？
是截圖（收集）。 不管有多麼優秀的整理系統，如果資訊沒有進來就沒有意義了。 SimpleMemo透過0.4秒啟動（iPhone 16e・暖啟動的實測）可以快速進行捕獲。
GTD和PARA的區別是什麼？
GTD是任務管理的框架，PARA是資訊的儲存結構。 用PARA的結構儲存GTD處理的資訊的組合很有效。
Zettelkasten是什麼？
尼庫拉斯·魯曼設計的知識管理方法。 1個想法=1用筆記記錄，透過雙向連結構建知識網路。
資訊整理的4步驟框架實踐法
將前面提到的4步驟（捕獲、處理、整理、審查）實際運用的具體方法，作為每週的例行程式。 很多人在資訊整理上受挫是因為“什麼時候做什麼”很模糊。 請參考下面的日程表，構建適合自己節奏的常規。
- 每天（2分）：不停止捕捉
想到的事情、所見所聞、在意的事情全部記下來。 在這個階段，關鍵是不要判斷“這重要嗎”。 判斷是捕獲的敵人。 透過推遲思考的過濾，可以最大化捕獲的速度和數量。 SimpleMemo的話，1件一個一個地可以立即傳送到郵件收件箱，所以無論1日記下多少件都不容易產生麻煩的構成。 - 每天（5分鐘）：收件箱的一次處理
傍晚或睡覺前，回顧當天捕獲的備忘錄。 1件一個“2分鐘內能做嗎？” 自問，如果可以的話就當場處理。 如果做不到的話，在日曆上設定日期，或者新增到專案列表中。 無法處理的備忘錄可以結轉到第二天，但未處理的備忘錄超過50件是危險訊號。 - 週末（15分）：每週回顧整體俯瞰
週末進行15分鐘的每週回顧。 郵件的收件箱、備忘錄應用程式、日曆、ToDo列表全部確認，回答以下3個問題。“ 這周沒有未完成的事情嗎？”“ 下週最重要的任務是什麼？”“ 沒有不需要的資訊嗎？” 這個每週的審查是資訊整理系統的關鍵。 GTD的創始人大衛·艾倫也斷言“沒有每週評論，GTD就不起作用”。 - 月末（30分）：每月大掃除整理
月末花費30分，重新審視資料夾結構和標籤。 刪除未使用的資料夾，整合類似標籤，整理檔案，保持資訊的新鮮度。 如果沒有這個月度維護，3個月後會回到“不知道哪裡有什麼”的狀態。
資訊凌亂的人的共同模式及其解決方法
模式1：工具太多
Apple純正備忘錄、Evernote、Notion、Google Keep、Slack已儲存、LINE的Keep備忘錄、手寫筆記......如果資訊的儲存地點分為幾個地方，光是“查詢”資訊就容易佔用時間。 解決方法是“將入口縮小到1”。 首先將所有資訊彙總到1個位置（郵件收件箱等），然後構建從那裡分配到適當位置的工作流程吧。 SimpleMemo，任何資訊都會先傳送到自己的郵箱，所以入口會自動統一為1。
模式2：製作太多分類
有人想製作資料夾30個，標籤50個，構建“完美的系統”。 但是，如果分類太細的話，每次都會因為“這個備忘錄應該放在哪個資料夾”而猶豫不決，最終“未分類”資料夾會變大。 PARA框架推薦的是，最上位的類別只有4個。 Projects（正在進行中）、Areas（持續的責任）、Resources（參考資料）、Archives（完成・不需要）的4個。 可以直觀地判斷這個4中的哪一個，猶豫的時間幾乎為零。 如果考慮擅長PARA式結構化的工具的話，與Notion的比較呀與Obsidian的比較也可以作為參考。
模式3：不捕獲的完美主義
有些人覺得“必須用整齊的句子做筆記”，所以不記筆記。 有沒有在會議中想取得完美的會議記錄，結果什麼也寫不出來的經歷呢？ 解決方法是“無論如何都要寫”。 即使是單詞的羅列，即使語法崩潰，只要能從後面再讀一遍就足夠了。 第二腦的倡導者蒂亞戈·福爾特說：“比起備忘錄的質量，要優先考慮數量。 質量是後來新增的，但是不能給不存在的備忘錄新增質量。” 首先請養成用Captio式只傳送1行的習慣。
模式4：不評論的積累主義
有人以記筆記為目的，完全不回頭看。 備忘錄軟體裡有3,000個備忘錄，但幾乎沒有搜尋過。 即使積累資訊，如果不加以利用也沒有意義。 解決方法是養成每週回顧的習慣，以及將備忘錄轉換為“行動”的意識。“ 〇〇很有趣”的備忘錄只要改寫成“將〇〇應用於專案”，就會變成與行動相關的備忘錄。 在評論時，經常會發現舊備忘錄和新備忘錄之間存在意想不到的聯絡，這是創造性想法的源泉。
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整理資訊的第一步是從截圖開始
0.4秒啟動（iPhone 16e・蠕動啟動的實際測量）瞬間捕捉。 郵件收件箱在你的收件箱裡。 下載免費。
