GTD × 메일 메모
SimpleMemo로
GTD를 실천합니다

GTD(Getting Things Done)은 데이비드 앨런이 2001년에 발표한 생산성 관리 메소드입니다. '머리 속에 있는 모든 것을 밖으로 내보내는'이라는 사상을 핵심으로, 5개의 단계(캡처·명확화·정리·리뷰·실행)로 작업과 프로젝트를 관리합니다.

GTD의 근본적인 문제 의식은 “미완성된 것이 머릿속에 계속 남으면, 뇌는 그 처리에 자원을 계속 사용한다”는 것입니다. GTD은 이를 “오픈 루프”라고 부르며, “모든 미완성 작업을 신뢰할 수 있는 시스템으로 이전하는” 것으로 취급합니다. 신뢰할 수 있는 장소에 옮겨 두면, 머릿속에서 기억하려고 하는 부담을 줄일 수 있습니다.

GTD에서 가장 중요하고 실행하기 가장 어려운 단계는 “캡처”입니다. 생각난 순간에 기록하지 않으면 아이디어가 사라지기 쉽습니다. '나중에 기록하자'라고 생각하고 있는 사이에 잊어버리는 경우가 자주 있습니다. GTD이 작동하는지는 캡처의 장벽을 얼마나 낮출 수 있느냐에 달려 있습니다.

GTD의 5 단계 각각을 메일 메모로 어떻게 실천하는지 구체적으로 설명합니다.

1. Capture（캡처）— 생각나는 즉시 메모 전송 회의 중에 “그 프로젝트에 대해 〇〇님에게 확인해야겠다”라고 생각되면 즉시 SimpleMemo를 열어 전송합니다. 전철에서 책을 읽다가 “이 아이디어가 쓸 수 있을 것 같다”고 생각하자 바로 전송했습니다. 잠자기 전에 떠오른 것들도 모두 전송합니다. '나중에 기억하자'는 금기구입니다.
2. Clarify（명확화）— 아침이나 밤에 수신함을 처리합니다 매일 정해진 시간(추천: 아침 업무 시작 전 또는 근무 후)에 수신함을 엽니다. 받은 메모 메일을 하나씩 처리합니다. 이것은 실행 가능합니까? 스스로에게 묻습니다. 행동이 가능하다면 “다음 행동은 무엇인가요?” 구체적인 작업으로 결정합니다. 2 이내에 완료되는 것은 즉시 실행하여 보관합니다.
3. Organize(정리) — 라벨로 GTD 목록 구현 명확히 정리한 항목을 라벨로 분류합니다. 바로 시작할 수 있는 일은 ‘@Next’, 누군가의 답을 기다리는 일은 ‘@Waiting(이름)’, 언젠가 하고 싶은 일은 ‘@Someday’, 참고 자료는 ‘@Reference’로 표시합니다. 프로젝트(2단계 이상 필요한 목표)에는 별도의 라벨을 만듭니다.
4. Reflect（리뷰）— 주 1회의 주간 리뷰 금요일 오후 등, 주 1회 고정 시간으로 주간 리뷰를 실시합니다. @Next를 전부 검토하고 완료·삭제·업데이트합니다. @Someday를 보고 이번 주에 착수할 수 있는 것을 @Next로 승격합니다. @Waiting은 진행 상황을 확인하고 후속 메일을 발송합니다. 받은 편지함은 반드시 0으로 설정하고 주말을 맞이합니다.
5. Engage（실행）— 지금 이 순간에 가장 적합한 행동을 선택하십시오 @Next 리스트에서 현재 상황(장소·사용 가능한 시간·에너지 수준·사용 가능한 자원)에 가장 적합한 행동을 선택하여 실행합니다. 완료 후에는 이메일을 보관합니다. 인박스에는 항상 처리되지 않은 항목만 남도록 합니다.

GTD × 메일 메모에 사용할 권장 라벨 구성입니다. Gmail의 필터 기능과 결합하면 자동 분류도 가능합니다.