GTD × Prática
GTD com memorando de e-mail
SimpleMemo
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Notas por e-mail funcionam bem na fase de captura do GTD. Com abertura em 0.4 segundos (medição de inicialização a quente no iPhone 16e) e envio com um toque, você registra a ideia antes que ela desapareça. A caixa de entrada do e-mail também passa a ser a caixa de entrada do GTD.
O que é GTD (Obtendo Coisas Feitas)
GTD (Getting Things Done) é um método de gerenciamento de produtividade anunciado por David Allen no 2001. Com a ideia de "deixar tudo na sua cabeça", as fases 5 (captura, esclarecimento, organização, revisão, execução) gerenciam tarefas e projetos.
A consciência fundamental do problema de GTD é que "Se as coisas inacabadas continuarem a permanecer em sua cabeça, o cérebro continuará a usar recursos para processá-las". GTD chama isso de "loop aberto" e o trata como "transferir todas as tarefas inacabadas para um sistema confiável". Se você movê-lo para um lugar confiável, poderá reduzir o fardo de tentar se lembrar em sua cabeça.
A fase mais importante e difícil de executar no GTD é "Captura". Se você não gravar o momento em que pensa nisso, a ideia tende a desaparecer. É comum esquecer enquanto pensa "Vamos gravar mais tarde". Se o GTD funciona depende de como os obstáculos de captura podem ser reduzidos.
Por que o memorando de e-mail é adequado para GTD
O memorando de e-mail do SimpleMemo resolve o problema de captura do GTD da maneira 3.
GTD × Prática de Memorando de E-mail 5 Etapas
Explicarei em detalhes como praticar cada fase 5 de GTD em um memorando de e-mail.
- Capture (Capture) - Envie um memorando assim que pensar nele Se você pensa "Eu tenho que verificar com o Sr. 〇〇 sobre esse projeto" durante a reunião, abra imediatamente SimpleMemo e envie-o. Se você acha que "eu posso usar essa ideia" enquanto lê um livro no trem, envie-o imediatamente. Envie tudo o que vier à mente antes de ir para a cama. " Vamos lembrar mais tarde" é uma frase proibida.
- Clarificar — processe a caixa de entrada de manhã ou à noite Abra a caixa de entrada diariamente em um horário definido, de preferência antes de começar o trabalho ou depois de encerrá-lo. Processe cada nota perguntando: “Isto exige uma ação?”. Se sim, defina concretamente a próxima ação. Execute e arquive imediatamente o que puder concluir em até 2 minutos.
- Organizar— Realize a lista GTD com o rótulo Classifique os itens esclarecidos com um rótulo. O que você pode começar imediatamente é "@Next", esperando uma resposta de alguém é "@Waiting (nome da pessoa)", o que você quer fazer algum dia é "@Someday", e o material de referência é "@Reference". Crie um rótulo separado para o projeto (metas necessárias para etapas 2 ou mais).
- Refletir (revisão) - 1 avaliações semanais As revisões semanais são realizadas em um horário fixo uma vez por semana, como as tardes de sexta-feira. Revise todo o @Next e complete, exclua e atualize. Olhe para @Someday e promova o que você pode começar esta semana para @Next. @Waiting verifica o progresso e envia um e-mail de acompanhamento. Certifique-se de não ter nenhuma caixa de entrada e dê as boas-vindas ao fim de semana.
- Engage (Execução) - Escolha a melhor ação para este momento Na lista @Next, selecione a ação que melhor se adapta à situação atual (localização, tempo disponível, nível de energia, recursos disponíveis) e execute-a. Após a conclusão, arquive o e-mail. Sempre deixe apenas itens não processados na caixa de entrada.
Exemplo de configuração de rótulo Gmail
GTD × Configuração de etiqueta recomendada para uso no memorando de e-mail. Ao combiná-lo com a função de filtro Gmail, a classificação automática também é possível.
Exemplo de cenário: 1 dia GTD × memorando de e-mail
08:45 Lembro-me de que "Preciso adicionar dados de mídia social ao relatório Q1" no trem suburbano. Abra SimpleMemo e envie "Q1 Relatório SNS Data Addition → @Next". Concluído em alguns segundos.
09:00 Vá trabalhar. Quando abri a caixa de entrada, recebi o memorando 3 que enviei ontem à noite e o memorando 1 que enviei esta manhã. Processe um por um. " Confirme a proposta com o Sr. 〇〇" → Envie um e-mail com o rótulo @Waiting. " Novo memorando de ideia de recurso" → @Someday. " Relatório Q1 Adicionar Dados SNS" → @Next.
14:30 Durante a reunião, percebi que "a campanha da competição A está usando um método interessante". Envie rapidamente com seu smartphone. Captura concluída sem interromper o fluxo da reunião.
18:00 Processe a caixa de entrada no 10 minutos antes do trabalho. Reflita os itens do @Next na lista de tarefas prioritárias de amanhã. Deixe a empresa sem caixa de entrada.
Sexta-feira 17:00 Revisão Semanal 30 minutos. Verifique todos os casos no @Next. @Someday's "New Feature Ideas" para @Next para a reunião de brainstorming da próxima semana. Ainda não recebi uma resposta à confirmação da proposta de @Waiting, então estou enviando um e-mail de acompanhamento.
Perguntas Frequentes (GTD × E-mail Memo)
É correto usar o e-mail como caixa de entrada para GTD?
Sim. Com o GTD de David Allen, a caixa de entrada pode ser uma bandeja física ou digital. O importante é ter "um único lugar para tudo". As caixas de entrada de e-mail já se tornaram um hábito para muitas pessoas e servem como caixas de entrada GTD.
Como faço para usar o SimpleMemo como uma ferramenta de captura para o GTD?
Basta abrir o aplicativo, inserir ideias e tarefas e enviá-las com um toque. O memorando será enviado para sua caixa de entrada como um e-mail. 0.4 segundos começam (iPhone 16e, medição real da ativação quente), por isso é mais fácil capturar no local durante as reuniões, em movimento, antes de ir para a cama, etc.
Como você conduz uma revisão semanal do GTD por e-mail?
Verifique o e-mail pelo rótulo uma vez por semana. Revise os itens no rótulo @Next e arquive os concluídos. Revise @Someday e mova o que você pode trabalhar esta semana para @Next. @Waiting verificará o progresso e fará o acompanhamento. O tempo estimado necessário é de 20 a 30 minutos.
Qual é a estrutura de rótulo recomendada para Gmail em GTD?
4 de @Next (próxima ação), @Waiting (esperando por alguém), @Someday (algum dia) e @Reference (material de referência) são básicos. Se você adicionar um rótulo específico para o projeto (por exemplo, Renovação de Projetos/web), ele será organizado ainda mais.
Como você combina o memorando de e-mail com a regra de minutos 2 de GTD?
Ao processar notas recebidas por e-mail, a ação que pode ser concluída dentro de 2 minutos é imediatamente executada e arquivada. Se for preciso mais do que isso, adicione o rótulo @Next e mova-o para a lista de projetos. Ao aplicar a regra de minuto 2, o tempo de processamento da caixa de entrada também é reduzido.
Referências e links externos
