Caixa de Entrada Zero × Mail Memo
SimpleMemo Prática
Caixa de Entrada Zero
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"Adicionar mais e-mails para obter o Inbox Zero?" Parece contraditório, mas na verdade é a combinação mais forte. E-mails de memorando dedicados são o tipo de e-mail mais fácil de processar. Basta rotulá-lo e arquivá-lo para concluir.
O que é Caixa de Entrada Zero
Inbox Zero é um método de gerenciamento de e-mail proposto por Merlin Mann, um especialista em produtividade. O núcleo é "sempre manter o número de e-mails na caixa de entrada zero", mas o que Man realmente queria dizer era "Não faça da caixa de entrada um conjunto de itens que exigem tomada de decisão".
O problema que o Inbox Zero resolve é que "a caixa de entrada de e-mail substitui o ToDo, e centenas de e-mails não processados se tornam um fardo mental". Toda vez que abro um e-mail, penso "tenho que fazer isso também" e "verei isso mais tarde", o que dificulta minha concentração. Essa carga cognitiva é eliminada mantendo a caixa de entrada em zero.
Por que o memorando de e-mail suporta a Caixa de Entrada Zero
À primeira vista, parece contraditório, mas os e-mails de memorando são o tipo de e-mail mais fácil de lidar na implementação do Inbox Zero. Vou listar as razões para este 3.
Inbox Zero x Mail Memo Practice 5 Passos
- Defina um filtro somente de memorando (somente pela primeira vez, 5 minutos) Com a função de filtro de Gmail, os e-mails do SimpleMemo são automaticamente identificados com o rótulo "📝Memo". Isso permite que você processe e-mails de memorando juntos durante a sessão de processamento. Método de configuração: Gmail Configurações → Filtros e blocos → Criar filtros → Especifique o endereço de origem → Rótulo.
- Corrija cheques de e-mail para 2 vezes a cada 1 A coisa mais importante na prática do Inbox Zero é "parar de monitorar e-mails o tempo todo". Corrija-o para 2 de manhã (no início do trabalho) e à noite (1 horas antes do final do trabalho). Também vou desativar as notificações. Há muitas pessoas que aumentam sua produtividade significativamente apenas por causa disso. Os e-mails de memorando também são processados com este 2 vezes, o mesmo que os e-mails regulares.
- Decida o destino de cada e-mail entre 5 opções Durante a sessão de processamento, percorra a caixa de entrada de cima para baixo e escolha entre 5 opções.
① Excluir: descarte o que não é necessário.
② Arquivar: guarde o que será útil para consulta, mas não exige ação.
③ Delegar: encaminhe o que outra pessoa deve resolver e arquive.
④ Responder ou executar agora: se leva até 2 minutos, resolva e arquive.
⑤ Criar uma tarefa: se leva pelo menos 2 minutos, registre a próxima ação concreta no gerenciador de tarefas e arquive. - Processando e-mails de memorando primeiro No início da sessão de processamento, o rótulo "📝Memorando" é processado em conjunto. É um memorando que escrevi, para que eu possa tomar uma decisão instantânea sem hesitação. Se for uma tarefa, escreva-a no rótulo @Next ou no aplicativo de tarefas e arquive-a. Para ideias e informações de referência, arquive para @Reference. Quando concluído, passaremos para o processamento normal de e-mail.
- Zero caixa de entrada no final da sessão Sempre zero caixa de entrada no final da sessão de processamento. Se você não puder terminar o processamento, use a função snooze como uma "espera" para a sessão de processamento do dia seguinte (como reexibição no 9 na manhã seguinte). " O truque para a continuidade não é criar um estado meio cozido de "Eu vi, mas vou processá-lo mais tarde".
Fluxo de processamento de e-mail do memorando
Este é o fluxo de como processar um e-mail do SimpleMemo quando você o recebe.
Exemplo de cenário: 1 dias de praticantes da Caixa de Entrada Zero
Comutação e movimentação "Verifique o banner e o tamanho do cliente A" "Visualize o site de 〇〇 para referência de fonte" "Fatura do próximo mês, envie antecipadamente" envie um após o outro com SimpleMemo. Os e-mails de memorando 3 serão entregues na caixa de entrada (📝A etiqueta do memorando é concedida automaticamente).
09:00 (sessão de processamento matinal, 15 minutos) Abra a caixa de entrada. Recebi um memorando 3, um e-mail do cliente 2 e um boletim informativo 1. Primeiro, processe o memorando 3: "Verifique o tamanho do banner" → Adicione-o ao Todoist e arquive-o. " Site de referência de fonte" → Arquivo com rótulo @Reference. " Enviar fatura" → Adicione-a ao Todoist com uma data de vencimento e arquive-a. Em seguida, processe e responda ao e-mail 2 do cliente. Newsletter → Excluir. Caixa de entrada zero. Comece um trabalho intensivo no 9:15.
Durante o trabalho (manhã) Percebo que preciso "verificar o código de cores do logotipo". Envie um memorando rápido. Recebi o e-mail, mas não consigo abri-lo porque não é tempo de processamento.
17:30 (sessão de processamento da noite, 10 minutos) Processe o conjunto de e-mails recebidos à tarde e o memorando enviado pela manhã. Todos os casos são processados e a caixa de entrada é zero novamente. Não há estresse ao sair da empresa.
Perguntas Frequentes (Caixa de Entrada Zero x Memorando de E-mail)
Não é contraditório aumentar os e-mails e alcançar a Caixa de Entrada Zero?
Parece contraditório, mas na verdade é a combinação mais forte. A essência da Caixa de Entrada Zero é "não colocar a caixa de entrada na lista de espera". E-mails de memorando são o tipo mais fácil de e-mail que o remetente é claro sobre si mesmo e não precisa responder. Basta rotulá-lo e arquivá-lo para concluir.
Com que frequência devo processar e-mails para o Inbox Zero?
1 dia 2 vezes (manhã e noite) é recomendado. Se você abrir um e-mail em outros momentos, será difícil manter a Caixa de Entrada Zero. Os e-mails de memorando serão tratados coletivamente dentro desse tempo de processamento. Usando outros canais, como Slack e telefone, você pode enviar e-mails em tempo não real para contato de emergência.
Como organizar automaticamente e-mails de memorando com Gmail?
A função de filtro do Gmail rotula automaticamente "📝Memo" para e-mails do endereço de origem do SimpleMemo. Você pode processar e-mails com este rótulo juntos durante o tempo de processamento da caixa de entrada. A configuração será concluída em cerca de 5 minutos.
Quais são as dicas para não falhar na Caixa de Entrada Zero?
O mais importante é eliminar "Eu vi, mas não processo". Quando você abrir o e-mail, certifique-se de processá-lo com uma das opções 5 (excluir, arquivar, delegar, responder, ToDo) no local. Além disso, ao corrigir o tempo de processamento, você pode parar de monitorar e-mails o tempo todo. É o suficiente para alcançar a caixa de entrada 1 zero toda semana sem buscar a perfeição.
Como você vincula e-mails de memorando e ferramentas de gerenciamento de tarefas?
Ao processar e-mails de memorando, o que precisa ser convertido em uma tarefa é encaminhado para ferramentas de gerenciamento de tarefas, como ToDoist e Things. Depois disso, o e-mail será arquivado. Em vez de usar e-mail em vez de uma lista de tarefas, o objetivo é migrar para uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que começa com e-mail.
Referências e links externos
