活用事例/工作任務管理
工作任務管理
備忘錄→透過郵件解決
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會議中的行動專案、突然的委託、截止日期——有沒有想過“稍後再輸入”而忘記這些的經歷？ 如果是SimpleMemo的話，啟動0.4秒（iPhone 16e・warm啟動的實測）・一鍵傳送，想到的瞬間就可以傳送郵件。
常見的工作筆記問題
工作中想到“必須要做這個”的瞬間，你是怎麼做的？ 寫在筆記本上嗎？ 貼在便條上嗎？ 開啟任務管理應用程式？——都需要“開啟、輸入、儲存”的多個步驟，在會議中或移動中是不現實的。 結果，想著“以後再做”就忘了。
問題1：輸入的步驟很多
開啟任務應用程式，選擇專案，輸入標題儲存——步驟很多，會停止會議的流程。
問題2:沒有確認其他應用程式的習慣
任務應用程式必須有意識地開啟才能確認。 結果，任務只是堆積起來，沒有執行就被擱置了。
問題3：與郵件分離
很多商務人士在1天多次確認郵件。 如果用郵件和其他工具管理任務的話，就會發生確認遺漏。
解決方法：備忘錄→透過郵件將收件箱新增到ToDo列表中
SimpleMemo以“將備忘錄傳送到郵件”的簡單方法，將任務納入現有的郵件工作流程中。 不需要養成新工具的習慣。 每天確認的郵件收件箱會直接變成ToDo列表。
使用方法步驟（5步驟）
- 啟動應用程式 — 點選主頁的圖示。 0.4秒（iPhone 16e・暖啟動的實際測量）進入可以輸入的狀態。 即使在會議中也能立即啟動。
- 輸入任務、行動專案 — 輸入會議確定的行動專案、截止日期、負責人姓名。 例：“〇〇的資料在週五之前發給田中先生”
- 一鍵傳送郵件 — 只需點選1次傳送按鈕，就可以傳送到自己的郵箱地址。 在1行的開頭寫上“[TODO]”的話，它就會成為標題，所以也可以自動分配。
- 透過郵件管理任務 — 在收件箱中確認任務、完成處理。 可以直接整合到現有的郵件工作流程中。 不需要開啟其他應用程式。
- 將已完成的任務存檔 — 任務完成後將郵件存檔或刪除。 收件箱可以一直保持乾淨的狀態。
實際場景示例
場景 1
每週會議中的動作專案
每週MTG決定“下週一之前將QA報告投稿到Slack”。 在拿出筆記本之前，用智慧手機啟動SimpleMemo，當場輸入，給自己發郵件。 之後一邊繼續MTG，一邊陸續記下其他動作專案。
將QA報告投稿到Slack / 週一12為止
場景 2
上司的突然委託
在走廊上被上司說“這周內給對方報價”。 不需要找記事本。 0.4秒（iPhone 16e・warm啟動的實測）啟動後輸入，一鍵傳送。 因為已經送到了收件箱，所以回到座位上的時候可以馬上確認。
向〇〇公司傳送報價/週五EOD
場景 3
上下班時想起的截止日期
在電車裡想起了“明天上午有經費申請的截止日期”。 在地鐵上離線也沒問題。 用Outbox架構儲存在終端上，到地上後自動傳送。
經費申請 截止時間：明天上午
常見問題
適合在會議中記筆記嗎？
是的。 啟動0.4秒（iPhone 16e・暖啟動的實際測量）可以立即輸入，所以不會停止會議的流程，可以快速記下動作專案。 因為一鍵傳送會到達自己的郵件，所以會議後可以確認。
可以管理多個專案的任務嗎？
是的。 因為1行就是郵件的標題，所以在1行的開頭加上“[專案A]”“[專案B]”等，可以在郵件中進行過濾，按專案進行管理。
和任務應用程式的區別是什麼？
專用任務應用程式必須開啟應用程式才能確認，但SimpleMemo會傳送郵件，所以每天使用的收件箱會自然而然地看到任務。 不需要增加工具的習慣化。
可以傳送截止日期的提醒嗎？
是的。“ 〇〇 截止日期：3/15”這樣記下併傳送郵件的話，可以結合郵件客戶端的提醒功能加以利用。 如果是Gmail的話，可以透過“打盹”功能在指定日期重新顯示。
可以和團隊成員共享任務嗎？
透過郵件收到備忘錄後，只需將該郵件轉發給團隊成員即可共享。 因為收件人只有1個，所以不能同時傳送到多個地址。
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參考文獻
- 日本生產力本部 — 進行與生產力相關的調查研究、建議的團體（官方網站）