Berlatih
GTD dengan GTD × Email Memo
SimpleMemo
Halaman ini diterjemahkan secara otomatis dari bahasa Jepang. Baca versi asli berbahasa Jepang
Fase "Tangkap" dari GTD cocok untuk catatan email. Mulai 0.4 detik (iPhone 16e, pengukuran aktual awal hangat), transmisi satu ketukan, tangkap sebelum ide menghilang. Kotak masuk surat akan menjadi kotak masuk GTD sebagaimana adanya.
Apa itu GTD (Menyelesaikan Sesuatu)
GTD (Menyelesaikan) adalah metode manajemen produktivitas yang disajikan oleh David Allen di 2001. Dengan ide "biarkan semua yang ada di kepala Anda keluar", fase 5 (penangkapan, klarifikasi, organisasi, tinjauan, eksekusi) mengelola tugas dan proyek.
Kesadaran masalah mendasar GTD adalah bahwa "Jika hal-hal yang belum selesai tetap ada di kepala Anda, otak akan terus menggunakan sumber daya untuk memprosesnya". GTD menyebut ini "loop terbuka" dan memperlakukannya sebagai "mentransfer semua tugas yang belum selesai ke sistem tepercaya". Jika Anda memindahkannya ke tempat yang dapat diandalkan, Anda dapat mengurangi beban mencoba mengingat di kepala Anda.
Fase yang paling penting dan paling sulit untuk dieksekusi di GTD adalah "penangkapan". Jika Anda tidak merekam saat Anda memikirkannya, ide itu cenderung menghilang. Adalah hal yang umum untuk melupakan sambil berpikir "Mari kita rekam nanti". Apakah GTD berfungsi tergantung pada bagaimana rintangan penangkapan dapat diturunkan.
Mengapa memo email cocok untuk GTD
Memo email SimpleMemo memecahkan masalah penangkapan GTD dengan cara 3.
GTD × Langkah Latihan Memo Email 5
Kami akan menjelaskan secara detail cara mempraktikkan setiap fase 5 dari GTD dalam memo email.
- Capture (Capture) - Kirim memo segera setelah Anda memikirkannya Jika Anda berpikir "Saya harus memeriksa dengan Tuan 〇〇 tentang proyek itu" selama pertemuan, segera buka SimpleMemo dan kirimkan. Jika Anda berpikir "Saya dapat menggunakan ide ini" saat membaca buku di kereta, kirimkan segera. Kirim semua yang terlintas dalam pikiran sebelum tidur. " Mari kita ingat nanti" adalah ungkapan terlarang.
- Clarify — perjelas catatan dengan memproses kotak masuk pagi atau malam Buka kotak masuk pada waktu yang sama setiap hari, disarankan sebelum mulai bekerja atau setelah selesai bekerja. Proses email catatan satu per satu dan tanyakan: apakah ini dapat ditindaklanjuti? Jika ya, tentukan tindakan berikutnya sebagai tugas konkret. Kerjakan langsung yang dapat diselesaikan dalam 2 menit, lalu arsipkan.
- Mengatur— Mewujudkan daftar GTD dengan label Klasifikasikan item yang diklarifikasi berdasarkan label. Apa yang dapat Anda mulai segera adalah "@Berikutnya", menunggu balasan dari seseorang adalah "@Menunggu (nama orang)", apa yang ingin Anda lakukan suatu hari nanti adalah "@Suatu hari nanti", dan bahan referensinya adalah "@Referensi". Buat label terpisah untuk proyek (tujuan yang diperlukan untuk langkah 2 atau lebih).
- Refleksikan (ulasan) - Ulasan mingguan 1 kali seminggu Ulasan mingguan dilakukan pada waktu tetap seminggu sekali, seperti Jumat sore. Tinjau semua @Next dan selesaikan, hapus, dan perbarui. Lihat @Someday dan promosikan apa yang dapat Anda mulai minggu ini ke @Next. @Waiting memeriksa kemajuan dan mengirim email tindak lanjut. Pastikan untuk tidak memiliki kotak masuk dan sambut akhir pekan.
- Engage (Execution) - Pilih tindakan terbaik untuk saat ini Dari daftar @Next, pilih tindakan yang paling sesuai dengan situasi Anda saat ini (lokasi, waktu yang tersedia, tingkat energi, sumber daya yang tersedia) dan jalankan. Setelah selesai, arsipkan email. Selalu tinggalkan hanya barang yang belum diproses di kotak masuk.
Contoh pengaturan label Gmail
GTD × Konfigurasi label yang disarankan untuk digunakan dalam memo email. Dengan menggabungkannya dengan fungsi filter Gmail, penyortiran otomatis juga dimungkinkan.
Contoh skenario: 1 hari GTD × email memo
08:45 Di kereta komuter, saya ingat bahwa "Saya perlu menambahkan data media sosial ke laporan Q1". Buka SimpleMemo dan kirim "Q1 Laporan Penambahan Data SNS → @Berikutnya". Selesai dalam beberapa detik.
09:00 Pergi bekerja. Ketika saya membuka kotak masuk, saya menerima memo 3 yang saya kirim tadi malam dan memo 1 yang saya kirim pagi ini. Proses satu per satu. " Mohon konfirmasi proposal dengan Mr. 〇〇" → Kirim email dengan label @Waiting. " Memo ide fitur baru" → @Suatu hari nanti. " Laporan Q1 Tambahkan Data SNS" → @Berikutnya.
14:30 Selama pertemuan, saya menyadari bahwa "kampanye kompetisi A menggunakan metode yang menarik". Kirim dengan cepat dengan ponsel cerdas Anda. Pengambilan selesai tanpa menghentikan alur rapat.
18:00 Proses kotak masuk di 10 beberapa menit sebelum bekerja. Renungkan item @Next pada daftar tugas prioritas besok. Tinggalkan perusahaan tanpa kotak masuk.
Jumat 17:00 Ulasan mingguan 30 menit. Periksa semua kasus di @Next. "Ide Fitur Baru" @Someday ke @Next untuk pertemuan brainstorming minggu depan. Saya belum menerima balasan atas konfirmasi proposal @Waiting, jadi saya mengirimkan email tindak lanjut.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (GTD × Memo Email)
Apakah benar menggunakan email sebagai kotak masuk untuk GTD?
Ya. Dengan GTD milik David Allen, kotak masuk dapat berupa baki fisik atau digital. Yang penting adalah memiliki "satu tempat untuk semuanya". Kotak masuk surat telah menjadi kebiasaan bagi banyak orang dan berfungsi sebagai kotak masuk GTD.
Bagaimana Anda menggunakan SimpleMemo sebagai alat pengambilan untuk GTD?
Cukup buka aplikasi, masukkan ide dan tugas, lalu kirimkan dengan satu ketukan. Memo akan dikirim ke kotak masuk Anda sebagai email. 0.4 detik dimulai (iPhone 16e, pengukuran aktual dari aktivasi hangat), sehingga lebih mudah untuk menangkap di tempat selama rapat, saat bepergian, sebelum tidur, dll.
Bagaimana cara Anda mengirim ulasan mingguan GTD melalui email?
Periksa email berdasarkan label seminggu sekali. Tinjau item pada label @Next dan arsipkan item yang sudah selesai. Tinjau @Someday dan pindahkan apa yang dapat Anda kerjakan minggu ini ke @Next. @Waiting akan memeriksa kemajuan dan menindaklanjuti. Perkiraan waktu yang dibutuhkan adalah 20 hingga 30 menit.
Apa komposisi label Gmail yang direkomendasikan untuk GTD?
4 dari @Next (tindakan selanjutnya), @Waiting (menunggu seseorang), @Someday (suatu hari), @Reference (bahan referensi) adalah dasar. Jika Anda menambahkan label khusus proyek (misalnya Proyek/pembaruan web), itu akan diatur lebih lanjut.
Bagaimana Anda menggabungkan memo email dengan aturan menit 2 dari GTD?
Saat memproses catatan yang diterima melalui email, tindakan yang dapat diselesaikan dalam 2 menit segera dilakukan dan diarsipkan. Jika membutuhkan lebih dari itu, tambahkan label @Next dan pindahkan ke daftar proyek. Dengan menerapkan aturan menit 2, waktu pemrosesan kotak masuk juga berkurang.
Referensi dan tautan eksternal
