ممارسة
GTD مع GTD × مذكرة البريد الإلكتروني
SimpleMemo
هذه الصفحة مترجمة آليًا من الأصل الياباني. اقرأ الأصل الياباني
ملاحظات البريد الإلكتروني مناسبة لمرحلة "الالتقاط" من GTD. ابدأ 0.4 ثانية (iPhone 16e، القياس الفعلي للبداية الدافئة)، نقل بنقرة واحدة، التقط قبل اختفاء الفكرة. سيكون صندوق البريد الوارد هو صندوق الوارد GTD كما هو.
ما هو GTD (إنجاز الأمور)
GTD (إنجاز الأشياء) هي طريقة لإدارة الإنتاجية نشرها ديفيد ألين في 2001. مع فكرة "دع كل شيء في رأسك يخرج"، مراحل 5 (الالتقاط والتوضيح والتنظيم والمراجعة والتنفيذ) إدارة المهام والمشاريع.
الوعي الأساسي بمشكلة GTD هو أنه "إذا استمرت الأشياء غير المكتملة في البقاء في رأسك، فسيستمر الدماغ في استخدام الموارد لمعالجتها". يطلق GTD على هذه "الحلقة المفتوحة" ويعاملها على أنها "نقل جميع المهام غير المكتملة إلى نظام موثوق به". إذا قمت بنقله إلى مكان موثوق به، يمكنك تقليل عبء محاولة التذكر في رأسك.
المرحلة الأكثر أهمية وأصعب أداء في GTD هي "التقاط". إذا لم تسجل اللحظة التي تفكر فيها فيها، فإن الفكرة تميل إلى الاختفاء. من الشائع أن تنسى أثناء التفكير "دعونا نسجلها لاحقا". يعتمد ما إذا كان GTD يعمل على كيفية خفض عقبات الالتقاط.
لماذا تعتبر مذكرة البريد الإلكتروني مناسبة ل GTD
تحل مذكرة البريد الإلكتروني ل SimpleMemo مشكلة التقاط GTD بطرق 3.
GTD × البريد الإلكتروني مذكرة الممارسة 5 الخطوة
سنشرح بالتفصيل كيفية ممارسة كل مرحلة 5 من GTD في مذكرة بريد إلكتروني.
- التقاط (التقاط) - أرسل مذكرة بمجرد التفكير فيها إذا كنت تعتقد "يجب أن أتحقق مع السيد 〇〇 حول هذا المشروع" أثناء الاجتماع، فافتح SimpleMemo على الفور وأرسلها. إذا كنت تعتقد "يمكنني استخدام هذه الفكرة" أثناء قراءة كتاب في القطار، فأرسله على الفور. أرسل كل ما يتبادر إلى الذهن قبل الذهاب إلى الفراش. " دعونا نتذكر لاحقا" عبارة محظورة.
- Clarify — التوضيح: عالج صندوق الوارد صباحًا أو مساءً افتح صندوق الوارد في وقت ثابت يوميًا، ويُفضَّل قبل بدء العمل صباحًا أو بعد انتهائه. عالج رسائل الملاحظات واحدةً تلو الأخرى، واسأل نفسك: هل يمكن اتخاذ إجراء بشأنها؟ إن كان ذلك ممكنًا، فحدد الإجراء التالي كمهمة واضحة. نفّذ فورًا ما يمكن إنجازه خلال 2 دقيقة ثم أرشفه.
- تنظيم - تحقيق قائمة GTD مع التسمية تصنيف العناصر التي تم توضيحها باستخدام الملصق. ما يمكنك البدء به على الفور هو "@Next"، في انتظار رد من شخص ما هو "@Waiting (اسم الشخص)"، ما تريد القيام به يوما ما هو "@Someday"، والمواد المرجعية هي "@Reference". قم بإنشاء تسمية منفصلة للمشروع (الأهداف المطلوبة لخطوات 2 أو أكثر).
- انعكاس (مراجعة) - المراجعات الأسبوعية 1 مرات في الأسبوع يتم إجراء المراجعات الأسبوعية في وقت محدد مرة واحدة في الأسبوع، مثل بعد ظهر يوم الجمعة. راجع كل @Next وأكمله واحذفه وقم بتحديثه. انظر إلى @Someday وروج لما يمكنك البدء به هذا الأسبوع إلى @Next. @Waiting يتحقق من التقدم ويرسل بريدا إلكترونيا للمتابعة. تأكد من عدم وجود صناديق بريد والترحيب بعطلة نهاية الأسبوع.
- Engage (Execution) - اختر أفضل إجراء لهذه اللحظة من قائمة @Next، حدد الإجراء الذي يناسب وضعك الحالي (الموقع والوقت المتاح ومستوى الطاقة والموارد المتاحة) وقم بتنفيذه. بعد الانتهاء، أرشفة البريد الإلكتروني. اترك دائما العناصر غير المعالجة فقط في صندوق الوارد.
مثال على إعداد التسمية Gmail
GTD × هذا هو تكوين التسمية الموصى به لاستخدامه في مذكرة البريد الإلكتروني. من خلال دمجه مع وظيفة مرشح Gmail، يمكن أيضا الفرز التلقائي.
مثال على السيناريو: 1 يوم GTD × مذكرة البريد الإلكتروني
08:45 في قطار الركاب، أتذكر أنني "بحاجة إلى إضافة بيانات وسائل التواصل الاجتماعي إلى تقرير Q1". افتح SimpleMemo وأرسل "Q1 Report SNS Data Addition → @Next". اكتمل في بضع ثوان.
09:00 اذهب إلى العمل. عندما فتحت صندوق الوارد، تلقيت المذكرة 3 التي أرسلتها الليلة الماضية والمذكرة 1 التي أرسلتها هذا الصباح. معالجة واحدة تلو الأخرى. " يرجى تأكيد الاقتراح مع السيد 〇〇" → أرسل بريدا إلكترونيا مع ملصق الانتظار. " مذكرة فكرة ميزة جديدة" → @Someday. " تقرير Q1 إضافة بيانات SNS" → @Next.
14:30 خلال الاجتماع، أدركت أن "حملة المنافسة أ تستخدم أساليب مثيرة للاهتمام". أرسل بسرعة باستخدام هاتفك الذكي. اكتمل الالتقاط دون إيقاف تدفق الاجتماع.
18:00 معالجة صندوق الوارد في 10 قبل العمل بدقائق. تعكس عناصر @Next في قائمة المهام ذات الأولوية غدا. اترك الشركة بدون صندوق وارد.
الجمعة 17:00 المراجعة الأسبوعية 30 دقيقة. تحقق من جميع الحالات على @Next. @Someday's "New Feature Ideas to @Next لاجتماع العصف الذهني الأسبوع المقبل. لم أتلق ردا على تأكيد اقتراح @Waiting حتى الآن، لذلك أرسل بريدا إلكترونيا للمتابعة.
الأسئلة الشائعة (GTD × مذكرة البريد الإلكتروني)
هل من الصحيح استخدام البريد الإلكتروني كصندوق وارد ل GTD؟
نعم. مع GTD الخاص ب David Allen، يمكن أن يكون صندوق الوارد صينية مادية أو رقمية. الشيء المهم هو أن يكون لديك "مكان واحد لكل شيء". أصبحت صناديق البريد الوارد بالفعل عادة لكثير من الأشخاص وتعمل كصناديق بريد GTD.
كيف تستخدم SimpleMemo كأداة التقاط ل GTD؟
ما عليك سوى فتح التطبيق وإدخال الأفكار والمهام وإرسالها بنقرة واحدة. سيتم إرسال المذكرة إلى صندوق الوارد الخاص بك كبريد إلكتروني. 0.4 بداية ثانية (iPhone 16e، القياس الفعلي للتنشيط الدافئ)، لذلك من الأسهل التقاطها على الفور أثناء الاجتماعات، أثناء التنقل، قبل الذهاب إلى الفراش، وما إلى ذلك.
كيف يمكنني إجراء مراجعة أسبوعية ل GTD عن طريق البريد الإلكتروني؟
تحقق من البريد الإلكتروني عن طريق الملصق مرة واحدة في الأسبوع. راجع العناصر الموجودة على ملصق @Next وأرشفة العناصر المكتملة. راجع @Someday وانقل ما يمكنك العمل عليه هذا الأسبوع إلى @Next. سيتحقق @Waiting من التقدم والمتابعة. الوقت المقدر المطلوب هو 20 إلى 30 دقيقة.
ما هو تكوين الملصق الموصى به ل Gmail ل GTD؟
4 من @Next (الإجراء التالي) و@Waiting (في انتظار شخص ما) و@Someday (افعل ذلك يوما ما) و@Reference (المواد المرجعية) أساسية. إذا أضفت تسمية خاصة بالمشروع (مثل تجديد المشاريع/الويب)، فسيتم تنظيمه بشكل أكبر.
كيف تجمع بين مذكرة البريد الإلكتروني وقاعدة دقيقة 2 GTD؟
عند معالجة الملاحظات المستلمة عن طريق البريد الإلكتروني، يتم تنفيذ الإجراءات التي يمكن إكمالها في غضون 2 دقائق وأرشفةها على الفور. إذا استغرق الأمر أكثر من ذلك، فأضف تسمية @Next وانقلها إلى قائمة المشروع. من خلال تطبيق قاعدة دقيقة 2، يتم أيضا تقليل وقت معالجة صندوق الوارد.
المراجع والروابط الخارجية
