Inbox Zero × Mail Memo
SimpleMemo Alıştırma
Inbox Zero
Bu sayfa Japonca aslından makine çevirisiyle hazırlanmıştır. Japonca aslını okuyun
"E-posta sayısını artırarak Gelen Kutusu Sıfır'a ulaşmak mı?" Çelişkili görünüyor, ama aslında en güçlü kombinasyon. Özel not e-postaları, işlenmesi en kolay e-posta türüdür. Sadece etiketleyin ve tamamlamak için arşivleyin.
Gelen Kutusu Sıfır Nedir
Inbox Zero, bir üretkenlik uzmanı olan Merlin Mann tarafından önerilen bir e-posta yönetim yöntemidir. Çekirdek "gelen kutusundaki e-posta sayısını her zaman sıfır tutmak"tır, ancak Man'in gerçekten söylemek istediği şey "Gelen kutusunu karar verme gerektiren bir öğe havuzu haline getirmeyin" idi.
Inbox Zero'nun çözdüğü sorun, "e-posta gelen kutusunun Yapılacaklar'nın yerini alması ve yüzlerce işlenmemiş e-postanın zihinsel bir yük haline gelmesi"dir. Bir e-postayı her açtığımda, "Bunu da yapmak zorundayım" ve "Bunu daha sonra göreceğim" diye düşünüyorum, bu da konsantrasyonumu engelliyor. Bu bilişsel yük, gelen kutusu sıfırda tutularak ortadan kalkar.
E-posta notu neden Inbox Zero'yu destekliyor
İlk bakışta çelişkili görünüyor, ancak not postası, Gelen Kutusu Sıfır'nın uygulanması açısından ele alınması en kolay e-posta türüdür. Bu 3'in nedenlerini listeleyeceğim.
Inbox Zero x E-posta Notu Uygulaması 5 Adımları
- Yalnızca not filtresi ayarlayın (yalnızca ilk kez, 5 dakika) Gmail'in filtre işlevi, "📝Memo" etiketiyle SimpleMemo'den gelen e-postaları otomatik olarak tanımlar. Bu, işlem oturumu sırasında not e-postalarını birlikte işlemenizi sağlar. Ayar yöntemi: Gmail Ayarlar → Filtreler ve bloklar → Filtreler oluştur → Kaynak adresi belirtin → Etiket.
- E-posta kontrollerini 1 kez 2 olarak düzeltin Inbox Zero uygulamasında en önemli şey "e-postaları her zaman izlemeyi durdurmak"tır. Sabah (iş başında) ve akşam (işin bitiminden saat önce 1) 2'e sabitleyin. Bildirimleri de kapatacağım. Sırf bu nedenle üretkenliklerini önemli ölçüde artıran birçok insan var. Not e-postaları da normal e-postalarla aynı şekilde bu 2 kez işlenir.
- Her e-posta için 5 seçenekten birine hemen karar verin İşleme oturumunda gelen kutusundaki e-postaları yukarıdan aşağıya ele alın ve 5 seçenekten birini belirleyin.
① Sil: gereksizse hemen silin.
② Arşivle: daha sonra başvurulacak ama işlem gerektirmiyorsa hemen arşivleyin.
③ Devret: başka biri işlem yapacaksa iletin ve arşivleyin.
④ Hemen yanıtla veya uygula: 2 dakika içinde bitecekse hemen yapıp arşivleyin.
⑤ Göreve dönüştür: 2 dakika veya daha uzun sürecekse görev yönetimi aracına somut bir sonraki adımı ekleyip arşivleyin. - Önce not e-postalarını işleme İşlem oturumunun başında, "📝Memo" etiketli e-postalar birlikte işlenir. Bu yazdığım bir not, bu yüzden tereddüt etmeden anında karar verebilirim. Bu bir görevse, @Next etiketine veya görev uygulamasına yazın ve arşivleyin. Fikirler ve referans bilgileri için @Reference'a arşivleyin. Tamamlandığında, normal e-posta işlemeye geçeceğiz.
- Oturumun sonunda gelen kutusunu sıfırla İşlem oturumunun sonunda gelen kutusunu her zaman sıfırlayın. İşlemi tamamlayamazsanız, erteleme işlevini ertesi günün işlem oturumu için "bekletme" olarak kullanın (ertesi sabah 9'de yeniden görüntüleme gibi). " Sürekliliğin püf noktası, yarım yamalak bir "Gördüm, ama daha sonra işleyeceğim" durumu yaratmamaktır.
Memo posta işleme akışı
Bu, SimpleMemo'den gelen bir e-postayı aldığınızda nasıl işleyeceğinizin akışıdır.
Senaryo örneği: 1 günlük Inbox Zero uygulayıcısı
İşe gidip gelme ve taşıma SimpleMemo ile birbiri ardına "A müşterisi A'nın banner'ının boyutunu kontrol edin", "Yazı tipi referansı için 〇〇'un sitesine bakın", "Gelecek ayın faturası, erken gönderin" gönderin. 3 not e-postaları gelen kutusuna gönderilecektir (📝Memo etiketi otomatik olarak verilir).
09:00 (sabah işlem oturumu, 15 dakika) Gelen kutusunu açın. Bir not 3, bir müşteri e-postası 2 ve bir haber bülteni 1 aldım. İlk olarak, 3 notunu işleyin: "Afiş boyutunu kontrol edin" → Todoist'ya ekleyin ve arşivleyin. " Yazı tipi referans sitesi" → @Reference etiketi ile arşiv. " Fatura gönder" → Son ödeme tarihi ile Todoist'ye ekleyin ve arşivleyin. Ardından, müşterinin 2 e-postasını işleyin ve yanıtlayın. Bülten → Sil. Gelen Kutusu sıfır. 9:15 üzerinde yoğun çalışmaya başlayın.
Çalışma sırasında, sabah Logonun renk kodunu kontrol etmeniz gerektiğini fark edersiniz. Hızlıca bir not gönderirsiniz. E-posta ulaşır, ancak işleme zamanı olmadığı için açmazsınız.
17:30 (Akşam işlem oturumu, 10 dakika) Öğleden sonra alınan e-posta setini ve sabah gönderilen notu işleyin. Tüm vakalar işlenir ve gelen kutusu tekrar sıfırdır. Şirketten ayrılırken stres yoktur.
Sıkça Sorulan Sorular (Gelen Kutusu Sıfır × E-posta Notu)
E-postaları artırmak ve Gelen Kutusu Sıfır'ya ulaşmak çelişkili değil mi?
Çelişkili görünüyor, ama aslında en güçlü kombinasyon. Inbox Zero'nun özü "gelen kutusunu bekleme listesine koymamaktır". Not e-postaları, gönderenin kendisi hakkında net olduğu ve yanıtlaması gerekmeyen en kolay e-posta türüdür. Sadece etiketleyin ve tamamlamak için arşivleyin.
Inbox Zero için e-postaları ne sıklıkla işlemeliyim?
Günde 1 2 kez (sabah ve akşam) önerilir. Başka zamanlarda bir e-postayı açarsanız, Inbox Zero'yu korumak zor olacaktır. Not e-postaları bu işlem süresi içinde toplu olarak ele alınacaktır. Slack ve telefon gibi diğer kanalları kullanarak, acil durum iletişimi için gerçek zamanlı olmayan e-postalar gönderebilirsiniz.
Gmail ile not e-postaları otomatik olarak nasıl düzenlenir?
Gmail'in filtre işlevi, SimpleMemo'in kaynak adresinden gelen e-postalara otomatik olarak "📝Memo" olarak etiketler. Gelen kutusu işlem süresi boyunca bu etiketle birlikte e-postaları işleyebilirsiniz. Ayar yaklaşık 5 dakika içinde tamamlanacaktır.
Inbox Zero'da başarısız olmamanın ipuçları nelerdir?
En önemli şey "Görüyorum ama işlemiyorum"dan kurtulmaktır. E-postayı açtığınızda, 5 seçeneklerinden (silme, arşivleme, temsilcilik, yanıtlama, Yapılacaklar) biriyle yerinde işlediğinizden emin olun. Ayrıca, işlem süresini düzelterek e-postaları her zaman izlemeyi durdurabilirsiniz. Mükemmellik aramadan her hafta 1 gelen kutusu sıfırına ulaşmak yeterlidir.
Memo e-postalarını ve görev yönetimi araçlarını nasıl bağlarsınız?
Not e-postalarını işlerken, görevlere dönüştürülmesi gerekenler ToDoist ve Things gibi görev yönetim araçlarına iletilir. Bundan sonra, e-posta arşivlenecektir. Bir görev listesi yerine e-posta kullanmak yerine, mesele e-posta ile başlayan bir görev yönetim aracına geçmektir.
Referanslar ve harici bağlantılar
