Inbox Zero × 邮件备忘录
SimpleMemo实践
Inbox Zero
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“增加邮件实现Inbox Zero？” 虽然看起来很矛盾，但实际上是最强的组合。 专用的备忘录邮件是处理最简单的邮件种类。 只要贴上标签并存档就完成了。
Inbox Zero（收件箱零）是指
Inbox Zero是制作专家梅林·曼提出的邮件管理方法。 其核心是“将收件箱的邮件数量始终保持为零”，但曼真正想说的是“不要让收件箱成为需要决策的项目的聚集地”。
Inbox Zero解决的问题是“邮件收件箱代替ToDo，数百封未处理的邮件成为精神负担”的情况。 每次打开邮件都会产生“那个也要做”“这个以后再看吧”的想法，妨碍了集中。 通过将收件箱保持为零，消除了这种认知负荷。
为什么邮件备忘录支持Inbox Zero
乍一看似乎很矛盾，但备忘录邮件是实践Inbox Zero中最容易处理的邮件种类。 举一个理由3。
Inbox Zero × 邮件备忘录 实践5步骤
- 设置备忘录专用过滤器（仅限首次・5分）通过Gmail的过滤器功能，用“📝Memo”标签自动识别来自SimpleMemo的邮件。 这样，在处理会话时可以汇总处理备忘录邮件。 设置方法：Gmail设置→过滤器和块→制作过滤器→指定发送地址→贴标签。
- 将邮件检查固定为1日2次 Inbox Zero的实践中最重要的是“停止常时邮件监视”。 固定在早上（开始工作时）和傍晚（下班1小时前）的2次。 通知也关闭了。 光是这个就能大大提高生产力的人很多。 备忘录邮件也和普通邮件一样，用2次处理。
- 5选择处理即决所有邮件在处理会话中，收件箱邮件从上到下依次5选择即决。
1删除：不需要的话立即删除。
2档案：需要参考但不需要行动的话立即档案。
3委托：如果自己以外需要处理的话，转发并立即存档。
4现在马上回复・执行：2以内完成的话现在马上对应存档。
5ToDo化：2如果花费超过分钟，将具体的下一步行动添加到任务管理工具中并存档。 - 首先处理备忘录邮件在处理会话的开头汇总处理“📝Memo”标签的邮件。 因为是自己写的备忘录，所以可以毫不犹豫地立即决定。 如果是任务的话，请转写到@Next标签或任务应用程序存档。 想法和参考信息的话，请到@Reference存档。 完成后开始正常邮件的处理。
- 会话结束时将收件箱归零 处理会话结束时必须将收件箱归零。 处理不完时，作为第二天处理会话的“保留”使用打盹功能（第二天早上9时重新显示等）。“ 持续的诀窍是不要制造“虽然看到了，但稍后再处理”这种半途而废的状态。
备忘录邮件的处理流程
收到来自SimpleMemo的邮件时，如何处理的流程。
场景例：Inbox Zero实践者的1日
通勤、移动中“确认客户A的横幅、尺寸”“作为字体参考查看〇〇网站”“下个月的账单，提前发送”通过SimpleMemo陆续发送。 3的备忘录邮件会到达收件箱（📝Memo标签自动授予）。
09:00（早上的处理会话・15分）打开收件箱。 收到了备忘录3件和客户邮件2件，新闻通讯1件。 首先处理备忘录3件：“确认横幅尺寸”→添加到Todoist存档。“ 字体参考网站”→用@Reference标签存档。“ 发送申请书”→在Todoist中附加期限并存档。 接下来处理并回复客户邮件2件。 新闻通讯→删除。 收件箱零。 9:15开始集中工作。
工作中（上午）意识到需要“确认标志的颜色代码”。 迅速发送备忘录。 虽然收到了邮件，但是因为不是处理时间，所以打不开。
17:30（傍晚的处理会话・10分）处理下午收到的一整套邮件和上午发送的备忘录。 处理全部案件，再次收件箱为零。 下班时没有压力。
常见问题（Inbox Zero × 邮件备忘录）
增加邮件实现Inbox Zero不是矛盾吗？
虽然看起来很矛盾，但实际上是最强的组合。 Inbox Zero的本质是“不让收件箱成为决定等待列表”。 备忘录邮件是发送者自己、用事明确、不需要回复的邮件中最容易处理的种类。 只要贴上标签并存档就完成了。
为了Inbox Zero的邮件处理频率是多少才合适？
推荐1天2次（早上和傍晚）。 在其他时间打开邮件的话，Inbox Zero的维持会变得困难。 备忘录邮件会按照这个处理时间进行处理。 紧急联络使用Slack或电话等其他渠道，邮件可以非实时进行。
用Gmail自动整理备忘录邮件的方法是什么？
通过Gmail的过滤功能，在SimpleMemo的发送源地址的邮件上自动贴上“📝Memo”标签。 收件箱的处理时间可以汇总处理这个标签的邮件。 设置在5分钟左右就完成了。
Inbox Zero不失败的诀窍是什么？
最重要的是消除“虽然看到了但不处理”。 打开邮件后，一定要当场用5选择（删除、存档、委托、回复、ToDo化）中的任何一个进行处理。 另外，通过固定处理时间，可以停止邮件常时监视。 不追求完美，每周1次能实现零收件就足够了。
如何连接备忘录邮件和任务管理工具？
处理备忘录邮件时，应该转换为任务的内容会转写到ToDoist和Things等任务管理工具中。 之后邮件会存档。 重点不是用邮件代替任务列表，而是以邮件为起点转移到任务管理工具。
参考文献・外部链接
