إفراغ صندوق الوارد وملاحظات البريد الإلكتروني
تطبيق ذلك مع SimpleMemo
هذه الصفحة مترجمة آليًا من الأصل الياباني. اقرأ الأصل الياباني
"زيادة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وتحقيق Inbox Zero؟" يبدو متناقضا، لكنه في الواقع أقوى مزيج. رسائل البريد الإلكتروني المخصصة للمذكرات هي أسهل نوع من رسائل البريد الإلكتروني التي يمكن معالجتها. ما عليك سوى تصنيفه وأرشفةه لإكماله.
ما هو Inbox Zero
Inbox Zero هي طريقة لإدارة البريد الإلكتروني اقترحها ميرلين مان، خبير الإنتاج. الجوهر هو "الحفاظ دائما على عدد رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد صفر"، ولكن ما أراد الرجل قوله حقا هو "لا تجعل صندوق الوارد مجموعة من العناصر التي تتطلب اتخاذ القرارات".
المشكلة التي يحلها Inbox Zero هي أن "صندوق البريد الإلكتروني الوارد يحل محل ToDo، وتصبح مئات رسائل البريد الإلكتروني غير المعالجة عبئا عقليا". في كل مرة أفتح فيها بريدا إلكترونيا، أفكر "يجب أن أفعل ذلك أيضا" و"سأرى هذا لاحقا"، مما يعوق تركيزي. يتم التخلص من هذا الحمل المعرفي عن طريق الحفاظ على صندوق الوارد عند الصفر.
لماذا تدعم مذكرة البريد الإلكتروني Inbox Zero
للوهلة الأولى، يبدو متناقضا، ولكن بريد المذكرة هو أسهل نوع من البريد الإلكتروني للتعامل معه في تنفيذ Inbox Zero. سأدرج أسباب هذا 3.
إفراغ صندوق الوارد وملاحظات البريد الإلكتروني في 5 خطوات عملية
- قم بتعيين مرشح مذكرة فقط (لأول مرة فقط، 5 دقيقة) تحدد وظيفة التصفية Gmail رسائل البريد الإلكتروني تلقائيا من SimpleMemo باستخدام تسمية "📝Memo". يسمح لك هذا بمعالجة رسائل البريد الإلكتروني للمذكرات معا أثناء جلسة المعالجة. طريقة الإعداد: Gmail الإعدادات → الفلاتر والكتل → إنشاء عوامل تصفية → تحديد عنوان المصدر → التسمية.
- إصلاح فحوصات البريد الإلكتروني إلى 2 مرات كل 1 أهم شيء في ممارسة Inbox Zero هو "التوقف عن مراقبة رسائل البريد الإلكتروني طوال الوقت". قم بإصلاحه على 2 في الصباح (في بداية العمل) وفي المساء (1 قبل ساعات من نهاية العمل). سأقوم أيضا بإيقاف تشغيل الإشعارات. هناك العديد من الأشخاص الذين يزيدون من إنتاجيتهم بشكل كبير بسبب هذا فقط. تتم معالجة رسائل البريد الإلكتروني للمذكرات أيضا باستخدام 2 مرات، مثل رسائل البريد الإلكتروني العادية.
- اتخذ قرارًا فوريًا لكل رسالة من بين 5 خيارات أثناء جلسة المعالجة، انتقل عبر رسائل صندوق الوارد من الأعلى وحدد فورًا أحد 5 خيارات.
① الحذف: احذف غير الضروري فورًا.
② الأرشفة: إذا احتجت للرجوع إليه دون إجراء، فأرشفه فورًا.
③ التفويض: إذا كان على شخص آخر معالجته، فأعِد توجيهه ثم أرشفه فورًا.
④ الرد أو التنفيذ الآن: إن أمكن إنجازه خلال 2 دقيقة، فنفذه الآن ثم أرشفه.
⑤ تحويله إلى مهمة: إذا احتاج إلى 2 دقيقة أو أكثر، فأضف الإجراء التالي المحدد إلى أداة إدارة المهام ثم أرشف الرسالة. - المعالجة الأولى رسائل البريد الإلكتروني للمذكرات في بداية جلسة المعالجة، تتم معالجة رسائل البريد الإلكتروني المسماة "📝Memo" معا. إنها مذكرة كتبتها، حتى أتمكن من اتخاذ قرار فوري دون تردد. إذا كانت مهمة، فاكتبها إلى ملصق @Next أو تطبيق المهمة وأرشفةها. للحصول على الأفكار والمعلومات المرجعية، أرشف إلى @Reference. عند الانتهاء، سننتقل إلى معالجة البريد الإلكتروني العادية.
- صفر صندوق الوارد في نهاية الجلسة دائما صفر صندوق الوارد في نهاية جلسة المعالجة. إذا لم تتمكن من إنهاء المعالجة، فاستخدم وظيفة الغفوة "كتعليق" لجلسة المعالجة في اليوم التالي (مثل إعادة العرض في 9 في صباح اليوم التالي). " خدعة الاستمرارية ليست في إنشاء حالة نصف مخبوزة من "رأيتها، لكنني سأعالجها لاحقا".
تدفق معالجة بريد المذكرة
هذا هو تدفق كيفية معالجة بريد إلكتروني من SimpleMemo عند استلامه.
مثال على السيناريو: 1 أيام من ممارسي Inbox Zero
التنقل والتحرك "تحقق من حجم لافتة العميل A"، "انظر إلى موقع 〇〇 للحصول على مرجع للخط"، "فاتورة الشهر المقبل، أرسلها مبكرا" أرسل واحدة تلو الأخرى مع SimpleMemo. سيتم تسليم رسائل البريد الإلكتروني للمذكرة 3 إلى صندوق الوارد (📝يتم منح ملصق المذكرة تلقائيا).
09:00 (جلسة المعالجة الصباحية، 15 دقيقة) افتح صندوق الوارد. لقد تلقيت مذكرة 3، وبريد إلكتروني للعميل 2، ونشرة إخبارية 1. أولا، قم بمعالجة المذكرة 3: "تحقق من حجم اللافتة" → أضفها إلى Todoist وأرشفةها. " الموقع المرجعي للخط" → الأرشيف مع @Reference label. " أرسل الفاتورة" → أضفها إلى Todoist مع تاريخ استحقاق وأرشفةها. بعد ذلك، قم بمعالجة البريد الإلكتروني الخاص بالعميل 2 والرد عليه. النشرة الإخبارية → حذف. صندوق الوارد صفر. ابدأ العمل المكثف على 9:15.
أثناء العمل (صباحا) أدرك أن "التحقق من رمز لون الشعار" ضروري. أرسل مذكرة سريعة. تلقيت البريد الإلكتروني، ولكن لا يمكنني فتحه لأنه ليس وقت المعالجة.
17:30 (جلسة المعالجة المسائية، 10 دقيقة) معالجة مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني المستلمة في فترة ما بعد الظهر وإرسال مذكرة في الصباح. تتم معالجة جميع الحالات ويكون صندوق الوارد صفرا مرة أخرى. لا يوجد ضغوط عند مغادرة الشركة.
الأسئلة الشائعة (Inbox Zero x Email Memo)
أليس من المتناقض زيادة رسائل البريد الإلكتروني وتحقيق Inbox Zero؟
يبدو متناقضا، ولكنه في الواقع أقوى مزيج. جوهر صندوق الوارد صفر هو "عدم وضع صندوق الوارد على قائمة الانتظار". رسائل البريد الإلكتروني للمذكرات هي أسهل نوع من رسائل البريد الإلكتروني التي يكون المرسل واضحا بشأنها ولا يحتاج إلى الرد عليها. ما عليك سوى تصنيفه وأرشفةه لإكماله.
ما هو التردد المناسب لمعالجة البريد الإلكتروني ل Inbox Zero؟
1 يوم 2 مرة (صباحا ومساء) يوصى به. إذا فتحت بريدا إلكترونيا في أوقات أخرى، فسيكون من الصعب الحفاظ على Inbox Zero. سيتم التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني للمذكرات بشكل جماعي خلال وقت المعالجة هذا. باستخدام قنوات أخرى مثل سلاك والهاتف، يمكنك إرسال رسائل البريد الإلكتروني في غير الوقت الفعلي للاتصال في حالات الطوارئ.
كيفية تنظيم رسائل البريد الإلكتروني للمذكرات تلقائيا باستخدام Gmail؟
تقوم وظيفة تصفية Gmail تلقائيا بتسمية "📝Memo" إلى رسائل البريد الإلكتروني من عنوان المصدر SimpleMemo. يمكنك معالجة رسائل البريد الإلكتروني مع هذا الملصق معا أثناء وقت معالجة صندوق الوارد. سيتم الانتهاء من الإعداد في حوالي 5 دقيقة.
ما هي النصائح لعدم فشل Inbox Zero؟
أهم شيء هو القضاء على "لقد رأيته لكنني لا أعالجه". عند فتح البريد الإلكتروني، تأكد من معالجته باستخدام أحد خيارات 5 (الحذف، الأرشيف، التفويض، الرد، المهام) على الفور. بالإضافة إلى ذلك، من خلال تحديد وقت المعالجة، يمكنك التوقف عن مراقبة رسائل البريد الإلكتروني طوال الوقت. يكفي تحقيق 1 صندوق الوارد صفر كل أسبوع دون البحث عن الكمال.
كيف تربط رسائل البريد الإلكتروني للمذكرات وأدوات إدارة المهام؟
عند معالجة رسائل البريد الإلكتروني للمذكرات، يتم إعادة توجيه ما يجب تحويله إلى مهام إلى أدوات إدارة المهام مثل ToDoist وTings. بعد ذلك، سيتم أرشفة البريد الإلكتروني. بدلا من استخدام البريد الإلكتروني بدلا من قائمة المهام، تتمثل النقطة في الانتقال إلى أداة إدارة المهام التي تبدأ بالبريد الإلكتروني.
المراجع والروابط الخارجية
