Kotak Masuk Nol × Memo Surat
SimpleMemo Latihan
Kotak Masuk Nol
Halaman ini diterjemahkan secara otomatis dari bahasa Jepang. Baca versi asli berbahasa Jepang
"Mencapai Inbox Zero dengan meningkatkan jumlah email?" Ini terlihat kontradiktif, tetapi sebenarnya ini adalah kombinasi terkuat. Email memo khusus adalah jenis email yang paling mudah untuk diproses. Cukup beri label dan arsipkan untuk menyelesaikannya.
Apa itu Kotak Masuk Nol
Inbox Zero adalah metode manajemen email yang diusulkan oleh Merlin Mann, seorang ahli produktivitas. Intinya adalah "selalu menjaga jumlah email di kotak masuk nol", tetapi apa yang benar-benar ingin dikatakan Man adalah "Jangan membuat kotak masuk menjadi kumpulan item yang membutuhkan pengambilan keputusan."
Masalah yang dipecahkan oleh Inbox Zero adalah bahwa "kotak masuk email menggantikan ToDo, dan ratusan email yang belum diproses menjadi beban mental". Setiap kali saya membuka email, saya berpikir "Saya juga harus melakukannya" dan "Saya akan melihat ini nanti", yang menghambat konsentrasi saya. Beban kognitif ini dihilangkan dengan menjaga kotak masuk pada nol.
Mengapa memo email mendukung Inbox Zero
Sekilas, tampaknya kontradiktif, tetapi memo mail adalah jenis email yang paling mudah untuk ditangani saat berlatih Inbox Zero. Saya akan mencantumkan alasan untuk 3 ini.
Inbox Zero x Mail Memo Latihan Langkah 5
- Atur filter khusus memo (hanya pertama kali, 5 menit) Fungsi filter Gmail secara otomatis mengidentifikasi email dari SimpleMemo dengan label "📝Memo". Ini memungkinkan Anda untuk memproses email memo bersama-sama selama sesi pemrosesan. Metode pengaturan: Gmail Pengaturan → Filter dan blok → Buat filter → Tentukan alamat sumber → Label.
- Perbaiki pemeriksaan email ke 1 hari 2 Hal terpenting dalam praktik Inbox Zero adalah "berhenti memantau email sepanjang waktu". Perbaiki ke 2 di pagi hari (di awal pekerjaan) dan di malam hari (1 jam sebelum akhir pekerjaan). Saya juga akan mematikan notifikasi. Ada banyak orang yang meningkatkan produktivitas mereka secara signifikan hanya karena ini. Email memo juga diproses dengan 2 kali ini, sama seperti email biasa.
- Putuskan tindakan untuk setiap email dengan 5 pilihan Dalam sesi pemrosesan, periksa email di kotak masuk dari atas ke bawah dan segera pilih satu dari 5 tindakan.
① Hapus: jika tidak diperlukan, langsung hapus.
② Arsipkan: jika perlu dirujuk tetapi tidak membutuhkan tindakan, langsung arsipkan.
③ Delegasikan: jika harus ditangani orang lain, teruskan lalu arsipkan.
④ Balas atau kerjakan sekarang: jika dapat selesai dalam 2 menit, tangani sekarang lalu arsipkan.
⑤ Jadikan tugas: jika membutuhkan 2 menit atau lebih, tambahkan tindakan berikutnya yang konkret ke alat pengelolaan tugas lalu arsipkan. - Memproses pesan memo terlebih dahulu Di awal sesi pemrosesan, email berlabel "📝Memo" diproses bersama. Ini adalah memo yang saya tulis, jadi saya bisa membuat keputusan instan tanpa ragu-ragu. Jika itu adalah tugas, tulis ke label @Next atau aplikasi tugas dan arsipkan. Untuk ide dan informasi referensi, arsipkan ke @Reference. Setelah selesai, kita akan beralih ke pemrosesan email normal.
- Nol kotak masuk di akhir sesi Selalu nol kotak masuk di akhir sesi pemrosesan. Jika Anda tidak dapat menyelesaikan pemrosesan, gunakan fungsi snooze sebagai "tahan" untuk sesi pemrosesan hari berikutnya (seperti tampilan ulang di 9 keesokan paginya). " Trik untuk kontinuitas adalah tidak membuat keadaan setengah matang "Saya melihatnya, tetapi saya akan memprosesnya nanti".
Alur pemrosesan surat memo
Ini adalah alur cara memproses email dari SimpleMemo saat Anda menerimanya.
Contoh skenario: 1 hari praktisi Inbox Zero
Komuter dan bergerak Kirim "Periksa spanduk dan ukuran klien A", "Lihat situs 〇〇 untuk referensi font", "Faktur bulan depan, kirim lebih awal" satu demi satu dengan SimpleMemo. Email memo 3 akan dikirimkan ke kotak masuk (label 📝Memo diberikan secara otomatis).
09:00 (sesi pemrosesan pagi, 15 menit) Buka kotak masuk. Saya telah menerima memo 3, email pelanggan 2, dan buletin 1. Pertama, proses memo 3: "Periksa ukuran spanduk" → Tambahkan ke Todoist dan arsipkan. " Situs referensi font" → Arsip dengan label @Reference. " Kirim faktur" → Tambahkan ke Todoist dengan tanggal jatuh tempo dan arsipkan. Selanjutnya, proses dan balas email 2 pelanggan. Buletin → Hapus. Kotak masuk nol. 9:15 telah memulai pekerjaan intensif.
Selama bekerja (pagi) Saya perhatikan bahwa perlu untuk "memeriksa kode warna logo". Kirim memo singkat. Saya menerima emailnya, tetapi saya tidak bisa membukanya karena tidak ada waktu pemrosesan.
17:30 (Sesi pemrosesan malam, 10 menit) Memproses kumpulan email yang diterima di sore hari dan memo yang dikirim di pagi hari. Semua kasus diproses dan kotak masuk menjadi nol lagi. Tidak ada tekanan saat meninggalkan perusahaan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (Kotak Masuk Nol × Memo Email)
Bukankah menambah email bertentangan dengan tujuan Inbox Zero?
Ini terlihat kontradiktif, tetapi sebenarnya ini adalah kombinasi terkuat. Inti dari Inbox Zero adalah untuk "tidak memasukkan kotak masuk ke dalam daftar tunggu". Email memo adalah jenis email termudah yang pengirimnya jelas tentang dirinya sendiri dan tidak perlu membalasnya. Cukup beri label dan arsipkan untuk menyelesaikannya.
Berapa frekuensi pemrosesan email yang tepat untuk Inbox Zero?
1 hari 2 kali (di pagi dan sore hari) direkomendasikan. Jika Anda membuka email di waktu lain, akan sulit untuk mempertahankan Inbox Zero. Email memo akan ditangani secara kolektif dalam waktu pemrosesan ini. Dengan menggunakan saluran lain seperti Slack dan telepon, Anda dapat mengirim email secara tidak nyata untuk kontak darurat.
Bagaimana cara mengatur email memo secara otomatis dengan Gmail?
Fungsi filter Gmail secara otomatis memberi label "📝Memo" ke email dari alamat sumber SimpleMemo. Anda dapat memproses email dengan label ini bersama-sama selama waktu pemrosesan kotak masuk. Pengaturan akan selesai dalam waktu sekitar 5 menit.
Apa tips agar tidak gagal Inbox Zero?
Hal yang paling penting adalah menyingkirkan "Saya melihatnya tetapi saya tidak memprosesnya". Ketika Anda membuka email, pastikan untuk memprosesnya dengan salah satu opsi 5 (hapus, arsip, delegasi, balas, ToDo) di tempat. Selain itu, dengan memperbaiki waktu pemrosesan, Anda dapat berhenti memantau email sepanjang waktu. Cukup untuk mencapai nol kotak masuk 1 setiap minggu tanpa mencari kesempurnaan.
Bagaimana cara Anda menghubungkan email memo dan alat manajemen tugas?
Saat memproses email memo, apa yang perlu diubah menjadi tugas diteruskan ke alat manajemen tugas seperti ToDoist dan Things. Setelah itu, email akan diarsipkan. Alih-alih menggunakan email alih-alih daftar tugas, intinya adalah bermigrasi ke alat manajemen tugas yang dimulai dengan email.
Referensi dan tautan eksternal
