Inbox Zero × 郵件備忘錄
SimpleMemo實踐
Inbox Zero
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“增加郵件實現Inbox Zero？” 雖然看起來很矛盾，但實際上是最強的組合。 專用的備忘錄郵件是處理最簡單的郵件種類。 只要貼上標籤並存檔就完成了。
Inbox Zero（收件箱零）是指
Inbox Zero是製作專家梅林·曼提出的郵件管理方法。 其核心是“將收件箱的郵件數量始終保持為零”，但曼真正想說的是“不要讓收件箱成為需要決策的專案的聚集地”。
Inbox Zero解決的問題是“郵件收件箱代替ToDo，數百封未處理的郵件成為精神負擔”的情況。 每次開啟郵件都會產生“那個也要做”“這個以後再看吧”的想法，妨礙了集中。 透過將收件箱保持為零，消除了這種認知負荷。
為什麼郵件備忘錄支援Inbox Zero
乍一看似乎很矛盾，但備忘錄郵件是實踐Inbox Zero中最容易處理的郵件種類。 舉一個理由3。
Inbox Zero × 郵件備忘錄 實踐5步驟
- 設定備忘錄專用過濾器（僅限首次・5分）透過Gmail的過濾器功能，用“📝Memo”標籤自動識別來自SimpleMemo的郵件。 這樣，在處理會話時可以彙總處理備忘錄郵件。 設定方法：Gmail設定→過濾器和塊→製作過濾器→指定傳送地址→貼標籤。
- 將郵件檢查固定為1日2次 Inbox Zero的實踐中最重要的是“停止常時郵件監視”。 固定在早上（開始工作時）和傍晚（下班1小時前）的2次。 通知也關閉了。 光是這個就能大大提高生產力的人很多。 備忘錄郵件也和普通郵件一樣，用2次處理。
- 5選擇處理即決所有郵件在處理會話中，收件箱郵件從上到下依次5選擇即決。
1刪除：不需要的話立即刪除。
2檔案：需要參考但不需要行動的話立即檔案。
3委託：如果自己以外需要處理的話，轉發並立即存檔。
4現在馬上回復・執行：2以內完成的話現在馬上對應存檔。
5ToDo化：2如果花費超過分鐘，將具體的下一步行動新增到任務管理工具中並存檔。 - 首先處理備忘錄郵件在處理會話的開頭彙總處理“📝Memo”標籤的郵件。 因為是自己寫的備忘錄，所以可以毫不猶豫地立即決定。 如果是任務的話，請轉寫到@Next標籤或任務應用程式存檔。 想法和參考資訊的話，請到@Reference存檔。 完成後開始正常郵件的處理。
- 會話結束時將收件箱歸零 處理會話結束時必須將收件箱歸零。 處理不完時，作為第二天處理會話的“保留”使用打盹功能（第二天早上9時重新顯示等）。“ 持續的訣竅是不要製造“雖然看到了，但稍後再處理”這種半途而廢的狀態。
備忘錄郵件的處理流程
收到來自SimpleMemo的郵件時，如何處理的流程。
場景例：Inbox Zero實踐者的1日
通勤、移動中“確認客戶A的橫幅、尺寸”“作為字型參考檢視〇〇網站”“下個月的賬單，提前傳送”透過SimpleMemo陸續傳送。 3的備忘錄郵件會到達收件箱（📝Memo標籤自動授予）。
09:00（早上的處理會話・15分）開啟收件箱。 收到了備忘錄3件和客戶郵件2件，新聞通訊1件。 首先處理備忘錄3件：“確認橫幅尺寸”→新增到Todoist存檔。“ 字型參考網站”→用@Reference標籤存檔。“ 傳送申請書”→在Todoist中附加期限並存檔。 接下來處理並回復客戶郵件2件。 新聞通訊→刪除。 收件箱零。 9:15開始集中工作。
工作中（上午）意識到需要“確認標誌的顏色程式碼”。 迅速傳送備忘錄。 雖然收到了郵件，但是因為不是處理時間，所以打不開。
17:30（傍晚的處理會話・10分）處理下午收到的一整套郵件和上午傳送的備忘錄。 處理全部案件，再次收件箱為零。 下班時沒有壓力。
常見問題（Inbox Zero × 郵件備忘錄）
增加郵件實現Inbox Zero不是矛盾嗎？
雖然看起來很矛盾，但實際上是最強的組合。 Inbox Zero的本質是“不讓收件箱成為決定等待列表”。 備忘錄郵件是傳送者自己、用事明確、不需要回復的郵件中最容易處理的種類。 只要貼上標籤並存檔就完成了。
為了Inbox Zero的郵件處理頻率是多少才合適？
推薦1天2次（早上和傍晚）。 在其他時間開啟郵件的話，Inbox Zero的維持會變得困難。 備忘錄郵件會按照這個處理時間進行處理。 緊急聯絡使用Slack或電話等其他渠道，郵件可以非實時進行。
用Gmail自動整理備忘錄郵件的方法是什麼？
透過Gmail的過濾功能，在SimpleMemo的傳送源地址的郵件上自動貼上“📝Memo”標籤。 收件箱的處理時間可以彙總處理這個標籤的郵件。 設定在5分鐘左右就完成了。
Inbox Zero不失敗的訣竅是什麼？
最重要的是消除“雖然看到了但不處理”。 開啟郵件後，一定要當場用5選擇（刪除、存檔、委託、回覆、ToDo化）中的任何一個進行處理。 另外，透過固定處理時間，可以停止郵件常時監視。 不追求完美，每週1次能實現零收件就足夠了。
如何連線備忘錄郵件和任務管理工具？
處理備忘錄郵件時，應該轉換為任務的內容會轉寫到ToDoist和Things等任務管理工具中。 之後郵件會存檔。 重點不是用郵件代替任務列表，而是以郵件為起點轉移到任務管理工具。
參考文獻・外部連結
