Técnica de organização de informações na era AI
Memo → Mail → Fluxo de trabalho GPT
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É uma maneira de deixar uma pequena nota em um e-mail endereçado a você mesmo, selecionar o quanto precisar e organizá-lo com IA. Apenas o envio de um memorando não é compartilhado pela IA. Depois de excluir informações confidenciais, entregue-as manualmente e compare a saída com o memorando original como uma tarefa.
Etapa 3 procedimento para olhar para trás no memorando por e-mail endereçado a você mesmo e passar apenas a parte selecionada para AI. Inclui o processo de confirmação de informações antes da transmissão e retorno da saída de IA ao texto original.
Etapa 1: Capture com um memorando
O primeiro passo para organizar informações é "capturar". Não importa o quão boa seja a ferramenta de IA, se houver poucas notas de entrada, será difícil usá-las. Declarações durante reuniões, inspirações durante a mudança e realizações após a leitura de artigos. O ponto de partida de tudo é gravá-los sem perdê-los.
Princípio de captura 3:
- Priorize a velocidade: use uma ferramenta que permita começar a escrever em 0.4 segundos, medidos em abertura a quente no iPhone 16e
- Quantidade em vez de qualidade - Depois de organizar, escreva primeiro
- Adicione o contexto à linha 1 - escreva "por que você fez anotações"
Etapa 2: Acumulação por e-mail
A razão para tornar o e-mail um centro de informações é clara:
- Universalidade:Acessível em todas as plataformas e todos os dispositivos
- Pesquisabilidade:Você pode encontrá-lo pesquisando por Gmail ou Outlook
- Salvar: O período de armazenamento e a capacidade dependem das configurações do serviço de correio, para que as notas necessárias possam ser copiadas separadamente
- Estruturação: Arranjado com assuntos na ordem de data e hora de recebimento, e ainda dividido por rótulos e pastas
- Exportabilidade:Pode ser transferido para qualquer lugar como texto
Os memorandos enviados por SimpleMemo se acumularão na sua caixa de entrada de e-mail. Você pode olhar para trás a partir de um terminal que pode ler e-mails sem ficar vinculado ao banco de dados do aplicativo dedicado.
Etapa 3: Use com GPT
Se você selecionar o memorando necessário no e-mail e passá-lo manualmente para a IA, poderá usá-lo para um rascunho das seguintes tarefas. E-mail e IA não funcionam juntos automaticamente.
Se você deixar a IA fazer uma plataforma de revisão semanal, também será uma oportunidade de pegar as anotações que você perdeu.
- Resumo:1 Faça um rascunho de um relatório semanal a partir de uma nota semanal
- Classificação: Organiza automaticamente notas fragmentadas por categoria
- Análise: Analisar tendências comportamentais a partir do padrão do memorando
- Ação: Gerar automaticamente uma lista de tarefas a partir de um memorando
- Enviando mensagens de texto: Gerar postagens e relatórios de blog a partir de fragmentos de notas
3 Teste com notas: Da entrada à confirmação
O seguinte é um exemplo fictício mostrando o procedimento. Não é um registro real de reunião ou resultado de uso. Primeiro, selecione apenas as notas relevantes do e-mail endereçado a você e organize-as com uma data.
- Segunda-feira "O novo plano será decidido na reunião da próxima semana. O custo não foi confirmado"
- Terça-feira "Eu solicitei uma estimativa. A data de resposta esperada não foi decidida"
- Quinta-feira "A reunião está agendada para a próxima quarta-feira. Ainda não recebi uma resposta sobre o custo"
Remova as peças que não podem ser compartilhadas, como nomes pessoais, informações do cliente e valores, verifique as configurações de manipulação de dados do serviço de IA que você deseja usar e cole-as. " Por favor, separe as decisões, assuntos pendentes e o que verificar a seguir, e adicione a data do memorando que será a base para cada linha. Por favor, não especule sobre a pessoa responsável ou o prazo que não está escrito, mas "confirmação necessária".
Neste exemplo, "a reunião é na próxima quarta-feira" é uma decisão (nota de quinta-feira), e "despesa" é uma questão indecisa (memorando de segunda e quinta-feira). " A "data de resposta da estimativa" deve ser confirmada. Se a IA compensar a pessoa responsável ou o valor, ela não será adotada e o texto original será revisado. Somente o que foi confirmado como uma tarefa será transferido para a programação e o gerenciamento de tarefas que você costuma usar.
Perguntas Frequentes
Memorando → E-mail → O que é o fluxo de trabalho GPT?
É uma estrutura que processa informações no estágio 3. É um fluxo de captura instantânea com notas, acumular no e-mail e convertê-lo em um banco de dados e enviá-lo ao GPT para análise e estrutura.
Qual é o melhor método de organização na era da sobrecarga de informações?
Não tente organizar tudo e dividi-lo no estágio 3 de "captura → filtro → utilização". O princípio básico é capturar amplamente, filtrar estritamente e usar profundamente.
Por que você usa o e-mail como um centro de informações?
Porque pode ser usado em todas as plataformas, tem uma pesquisa forte, é automaticamente classificado em ordem cronológica e pode ser deixado por um longo tempo (o período e a capacidade que podem ser salvos dependem do serviço de correio).
Um exemplo de um prompt eficaz ao jogar uma nota para o GPT
1 Este é o prompt para escolher algumas coisas para usar para olhar para trás nas anotações da semana. Pesquise e-mails endereçados a você, extraia apenas as partes boas para compartilhar e passe-as para a IA junto com os seguintes prompts.
Exemplo de prompt:
"A seguir está uma lista das notas desta semana. Organize a partir das seguintes perspectivas 3: (1) as principais conquistas e progressos desta semana, (2) temas e padrões recorrentes, (3) tarefas e ideias a serem transferidas para a próxima semana. Por favor, resuma brevemente em marcadores.
O objetivo deste prompt é especificar os "pontos de vista 3". Se você deixar o GPT resumir livremente, ele tende a ser redundante, mas limitando a perspectiva, você pode obter um resultado prático.
Este é um prompt quando você deseja inflar uma ideia a partir de um memorando fragmentado. É especialmente eficaz ao usar registros de brainstorming e memorandos de inspiração.
Exemplo de prompt:
"As notas a seguir são ideias fragmentárias escritas em momentos diferentes. Há algum tema que essas notas tenham em comum ou combinações que provavelmente criarão novas ideias ao combiná-las? Por favor, explique as possibilidades de cada um em detalhes.
Os humanos não são bons em encontrar "relevância entre memorandos", mas o GPT é bom no reconhecimento de padrões. 1 Você pode encontrar conexões inesperadas das notas diversas por meses. Como uma ferramenta que é boa para criar links entre esses memorandos, comparação com Logseq e comparação com Obsidian também são úteis.
Este prompt transforma as notas rabiscadas com o método Captio durante a reunião em uma ata estruturada.
Exemplo de prompt:
"O seguinte é uma nota de rabiscos feita durante a reunião. Crie atas no seguinte formato: [Nome da reunião] [Data e hora] [Participantes (adivinhados do memorando)] [Agenda e decisões] [Item de ação (pessoa responsável e prazo)] [Assuntos não resolvidos]. Por favor, escreva [confirmação necessária] se a informação estiver faltando.
Ao incluir "[confirmação necessária]" nas instruções, será mais fácil evitar que o GPT preencha adivinhando. Na prática, é muito importante não criar informações incertas e indicar claramente que "é aqui que a confirmação é necessária".
Prompts eficazes têm dois princípios comuns do 3:
- Especifique o formato de saída: Especifique o formato de saída do GPT, como "em marcadores", "em formato de tabela" e "em pontos de vista 3". Se o formato for ambíguo, tende a ser frases redundantes
- Instrua o manuseio de peças incertas: "Não especule" "Escreva [confirmação necessária] se você tiver alguma dúvida", etc. Técnicas importantes para reduzir a halcinação do GPT
- Dê contexto:Se você adicionar informações básicas, como "Este é um memorando de reunião semanal da equipe de vendas", será mais fácil para a saída do GPT se encaixar no propósito
Memorando → E-mail → Fluxo de trabalho específico para utilização de IA
Mesmo que você possa entender a teoria, é importante praticá-la todos os dias. O seguinte é um fluxo de trabalho específico que incorpora "memorando → e-mail → IA" na vida diária.
Manhã (preparação para captura):
- Coloque o SimpleMemo na posição mais acessível na tela inicial
- Notas instantâneas de inspirações sobre deslocamento, ideias para anúncios vistos no trem e insights de podcasts
- O memorando é um completo "Tópico do memorando 1 1". Curto e OK. Basta adicionar o contexto à linha 1
Dia (execução de captura):
- Memorando imediato dos pontos que me preocuparam nas observações durante a reunião ("Sr. Tanaka: A necessidade de revisar o orçamento de Q3")
- Observe informações úteis encontradas no Slack e no bate-papo (URL sozinho está OK)
- Anote as ideias que surgaram no bate-papo durante o almoço
- As notas que você enviou serão acumuladas na sua caixa de entrada de e-mail
Noite (processamento de IA):
- Escolha apenas as notas que você precisa para olhar para trás no e-mail endereçado a você
- Corte as informações que não podem ser compartilhadas, verifique as configurações de manuseio de dados do serviço de IA e, em seguida, insira-as
- Compare a saída de IA com o memorando original e faça apenas os itens confirmados da tarefa de amanhã
- Mantenha notas importantes com uma estrela com Gmail
Fim de semana (revisão semanal):
- Faça um rascunho do relatório semanal a partir do memorando selecionado e raspe o conteúdo que não está no texto original
- Encontre o "tema que aparece repetidamente" e volte ao memorando real para verificá-lo
- Use a saída GPT como material de referência ao fazer planos para a próxima semana
Memorando → E-mail → O fluxo de trabalho GPT pode ser amplamente aplicado além da revisão básica.
- Integração de memorandos de leitura: Faça anotações sobre as partes que lhe interessam enquanto lê o livro na fórmula Captio. Após a leitura, gere um "resumo deste livro e um resumo dos pontos aos quais você presta atenção especial" no GPT
- Revisão da audiência:Faça um rascunho de problemas recorrentes apenas para notas que podem ser compartilhadas externamente e não podem identificar indivíduos ou clientes
- Consolidação do aprendizado: Semente as notas enquanto estuda para GPT, pergunte "onde está o entendimento ambíguo" e identifique o ponto de revisão
- Olhando para trás no diário:Se você não quiser passar seus registros privados para um serviço externo, não use IA e olhe para si mesmo no final do mês
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