AI時代的資訊整理術
備忘錄→郵件→GPT工作流程
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是將簡短的備忘錄留在自己的郵件中，選擇需要的部分，用AI整理的方法。 僅僅傳送備忘錄並不能被AI共享。 除去機密資訊後手動傳遞，將輸出與原始備忘錄核對為一個工作進行說明。
用郵件回看備忘錄，只把選擇的部分交給AI3階段的步驟。 包括髮送前的資訊確認和將AI的輸出恢復到原文進行確認的工序。
步驟1：用備忘錄捕捉
整理資訊的第一步是“截圖”。 無論AI工具有多優秀，如果輸入的筆記少的話，就很難活用。 會議中的發言，移動中的靈感，閱讀報道後的覺悟。 不要錯過這些記錄是一切的起點。
捕獲的3原則：
- 速度第一要務 — 使用0.4秒（iPhone 16e・warm啟動的實際測量）開始書寫的工具
- 質量大於數量 — 整理後，先寫
- 將上下文新增1行 — 寫“為什麼記下來”
步驟2：透過郵件積累
將郵件作為資訊樞紐的理由很明確：
- 普遍性：所有平臺、所有裝置均可訪問
- 搜尋性：透過搜尋Gmail和Outlook
- 儲存：儲存期限和容量取決於郵件服務的設定，所以必要的備忘錄可以單獨備份
- 結構化：按照接收日期和時間順序按標題排列，用標籤和資料夾進一步劃分
- 匯出性：可以作為文字在任何地方轉寫
用SimpleMemo傳送的備忘錄會積聚在郵件收件箱中。 不受專用應用程式的資料庫的束縛，可以從可以閱讀郵件的終端上檢視。
步驟3：在GPT中活用
從郵件中選擇必要的備忘錄並手動傳遞給AI，可以用於以下工作的草稿。 郵件和AI不會自動連線。
如果讓AI製作每週評論的敲打臺，也可以成為重新拾取遺漏的筆記的契機。
- 摘要：1從一週的備忘錄中製作每週報告的草稿
- 分類：按類別自動整理零散的備忘錄
- 分析：從備忘錄的模式分析行為傾向
- 動作化：從備忘錄中自動生成ToDo列表
- 文章化：從備忘錄的碎片中生成部落格文章和報告
用3個備忘錄進行測試：從輸入到確認
以下是說明步驟的虛構例子。 不是實際的會議記錄或使用結果。 首先從寫給自己的郵件中只選擇相關的備忘錄，留下日期排列。
- 週一“新的方案將在下週的會議上判斷。 費用未確認”
- 星期二“委託報價。 預計回覆日期未定”
- 週四“會議定在下週三。 費用的回覆還沒有”
刪除個人姓名、客戶資訊、金額等不能共享的部分，確認使用的AI服務的資料處理設定後貼上。“ 請將決定事項、未決事項、接下來要確認的事情分開，在每行上加上作為依據的備忘錄的日期。 請不要猜測沒有記載的負責人和期限，請“需要確認”委託。
這個例子的話，“會議是下週三”是決定事項（週四的備忘錄），“費用”是未決定事項（週一、週四的備忘錄）。“ 報價的回覆日期”需要確認。 如果AI彌補了負責人或金額，則不採用，重新審視原文。 只把確定為任務的東西轉移到平時使用的日程表和任務管理中。
常見問題
備忘錄→郵件→GPT工作流程是什麼？
資訊在3階段處理的框架。 用備忘錄即時捕獲，在郵件中積累並資料庫化，傳送到GPT中進行分析、結構化的流程。
資訊過剩的時代最適合的整理方法是什麼？
不要試圖整理一切，而是分為“捕獲→過濾器→活用”的3階段。 基本原則是捕獲範圍廣，過濾器嚴格，運用深度。
為什麼把郵件作為資訊的樞紐？
因為可以在所有平臺上使用，搜尋能力強，按時間順序自動排列，可以長時間保留（可以儲存的期限和容量取決於郵件服務）。
向GPT傳送備忘錄時的有效提示示例
1從一週的備忘錄中選擇用於回顧的幾件時的提示。 搜尋寫給自己的郵件，只提取可以分享的部分後，和下面的提示一起交給AI。
提示例：
“以下是本週的備忘錄一覽表。 請根據以下3的觀點進行整理：（1）本週的主要成果和進展，（2）反覆出現的主題和模式，（3）下週應該推遲的任務和想法。 請用要點簡明扼要地總結。”
這個提示的重點是明確“3個觀點”。 讓GPT自由總結的話容易變得冗長，但透過限定觀點可以獲得實用的輸出。
這是想從零碎的備忘錄中膨脹想法時的提示。 特別是在利用頭腦風暴的記錄和靈感筆記時很有效。
提示例：
“下面的備忘錄是在不同時機寫的零碎想法。 這些備忘錄之間有共同的主題，或者透過組合可以產生新想法的組合嗎？ 請具體說明各自的可能性。”
人類不擅長髮現“備忘錄之間的關聯性”，但GPT擅長識別模式。 在1個月的雜七雜八的備忘錄中，有時會發現意想不到的聯絡。 作為擅長構建這些備忘錄之間的連結的工具，與Logseq的比較和與Obsidian的比較也可以作為參考。
會議中用Captio式打寫的備忘錄，轉換成結構化的會議記錄的提示。
提示例：
“以下是會議期間的塗鴉筆記。 請用以下格式製作會議記錄：【會議名稱】【日期】【參加者（從備忘錄中推測）】【議題和決定事項】【行動專案（負責人・期限）】【未解決事項】。 資訊不足的地方請寫上[需要確認]。”
透過將“[需要確認]”包含在指示中，更容易防止GPT透過猜測填充。 不讓不確定的資訊進行捏造，明確表示“這裡需要確認”在實務上非常重要。
有效的提示有共同的3原則：
- 指定輸出格式：“專案符號”“表格格式”“3的觀點”等，明確GPT的輸出格式。 形式模糊的話容易變成冗長的句子
- 指示不確定部分的處理：“不要猜測”“不清楚的點寫上[需要確認]”等。 減少GPT的Halsination的重要技巧
- 給出語境：如果附加像“這是營業團隊的每週會議備忘錄”這樣的背景資訊，GPT的輸出更容易符合目的
備忘錄→郵件→AI活用的具體工作流程
雖然能理解理論，但具體每天如何實踐也很重要。 以下是將“備忘錄→郵件→AI”融入日常生活的具體工作流程。
早上（捕捉準備）：
- 將SimpleMemo放置在主頁畫面最容易訪問的位置
- 通勤中的靈感，在電車上看到的廣告創意，立即記下播客的覺悟
- 備忘錄徹底“1備忘錄1話題”。 短一點就OK。 只需新增1行上下文
白天（捕獲執行）：
- 會議中發言中在意的點立即記下（“田中先生：發言需要重新考慮Q3的預算”）
- 記下在Slack和聊天中發現的有用資訊（URL也可以）
- 記下午餐時閒聊中提出的想法
- 傳送的備忘錄會積聚在自己的郵件收件箱中
傍晚（AI處理）：
- 從寫給自己的郵件中只選擇回顧所需的備忘錄
- 削減無法共享的資訊，確認AI服務的資料處理設定後輸入
- 將AI的輸出與原來的備忘錄核對，將確定的事項作為明天的任務
- 重要的備忘錄用Gmail加上星號保留
週末（每週評論）：
- 從選擇的備忘錄中製作每週報告的草稿，刪去原文中沒有的內容
- 尋找“反覆出現的主題”，回到實際的備忘錄確認
- 作為下週計劃時的參考資料，利用GPT的輸出
備忘錄→郵件→GPT的工作流程，除了基本的回顧之外，還可以廣泛應用。
- 讀書筆記的整合：一邊看書一邊用Captio式記下在意的地方。 讀完後在GPT上生成“這本書的摘要和自己特別關注的點的總結”
- 聽證會的回顧：僅限於有外部共享許可、無法確定個人和客戶的備忘錄，製作重複出現的課題的草稿
- 學習的鞏固：將學習中的筆記扔到GPT，詢問“理解模糊的地方在哪裡”，確定複習要點
- 日記的回顧：如果不想把私人記錄交給外部服務的話，不使用AI，月末自己回顧
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