AI时代的信息整理术
备忘录→邮件→GPT工作流程
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是将简短的备忘录留在自己的邮件中，选择需要的部分，用AI整理的方法。 仅仅发送备忘录并不能被AI共享。 除去机密信息后手动传递，将输出与原始备忘录核对为一个工作进行说明。
用邮件回看备忘录，只把选择的部分交给AI3阶段的步骤。 包括发送前的信息确认和将AI的输出恢复到原文进行确认的工序。
步骤1：用备忘录捕捉
整理信息的第一步是“截图”。 无论AI工具有多优秀，如果输入的笔记少的话，就很难活用。 会议中的发言，移动中的灵感，阅读报道后的觉悟。 不要错过这些记录是一切的起点。
捕获的3原则：
- 速度第一要务 — 使用0.4秒（iPhone 16e・warm启动的实际测量）开始书写的工具
- 质量大于数量 — 整理后，先写
- 将上下文添加1行 — 写“为什么记下来”
步骤2：通过邮件积累
将邮件作为信息枢纽的理由很明确：
- 普遍性：所有平台、所有设备均可访问
- 搜索性：通过搜索Gmail和Outlook
- 保存：保存期限和容量取决于邮件服务的设置，所以必要的备忘录可以单独备份
- 结构化：按照接收日期和时间顺序按标题排列，用标签和文件夹进一步划分
- 导出性：可以作为文本在任何地方转写
用SimpleMemo发送的备忘录会积聚在邮件收件箱中。 不受专用应用程序的数据库的束缚，可以从可以阅读邮件的终端上查看。
步骤3：在GPT中活用
从邮件中选择必要的备忘录并手动传递给AI，可以用于以下工作的草稿。 邮件和AI不会自动连接。
如果让AI制作每周评论的敲打台，也可以成为重新拾取遗漏的笔记的契机。
- 摘要：1从一周的备忘录中制作每周报告的草稿
- 分类：按类别自动整理零散的备忘录
- 分析：从备忘录的模式分析行为倾向
- 动作化：从备忘录中自动生成ToDo列表
- 文章化：从备忘录的碎片中生成博客文章和报告
用3个备忘录进行测试：从输入到确认
以下是说明步骤的虚构例子。 不是实际的会议记录或使用结果。 首先从写给自己的邮件中只选择相关的备忘录，留下日期排列。
- 周一“新的方案将在下周的会议上判断。 费用未确认”
- 星期二“委托报价。 预计回复日期未定”
- 周四“会议定在下周三。 费用的回复还没有”
删除个人姓名、客户信息、金额等不能共享的部分，确认使用的AI服务的数据处理设置后粘贴。“ 请将决定事项、未决事项、接下来要确认的事情分开，在每行上加上作为依据的备忘录的日期。 请不要猜测没有记载的负责人和期限，请“需要确认”委托。
这个例子的话，“会议是下周三”是决定事项（周四的备忘录），“费用”是未决定事项（周一、周四的备忘录）。“ 报价的回复日期”需要确认。 如果AI弥补了负责人或金额，则不采用，重新审视原文。 只把确定为任务的东西转移到平时使用的日程表和任务管理中。
常见问题
备忘录→邮件→GPT工作流程是什么？
信息在3阶段处理的框架。 用备忘录即时捕获，在邮件中积累并数据库化，发送到GPT中进行分析、结构化的流程。
信息过剩的时代最适合的整理方法是什么？
不要试图整理一切，而是分为“捕获→过滤器→活用”的3阶段。 基本原则是捕获范围广，过滤器严格，运用深度。
为什么把邮件作为信息的枢纽？
因为可以在所有平台上使用，搜索能力强，按时间顺序自动排列，可以长时间保留（可以保存的期限和容量取决于邮件服务）。
向GPT发送备忘录时的有效提示示例
1从一周的备忘录中选择用于回顾的几件时的提示。 搜索写给自己的邮件，只提取可以分享的部分后，和下面的提示一起交给AI。
提示例：
“以下是本周的备忘录一览表。 请根据以下3的观点进行整理：（1）本周的主要成果和进展，（2）反复出现的主题和模式，（3）下周应该推迟的任务和想法。 请用要点简明扼要地总结。”
这个提示的重点是明确“3个观点”。 让GPT自由总结的话容易变得冗长，但通过限定观点可以获得实用的输出。
这是想从零碎的备忘录中膨胀想法时的提示。 特别是在利用头脑风暴的记录和灵感笔记时很有效。
提示例：
“下面的备忘录是在不同时机写的零碎想法。 这些备忘录之间有共同的主题，或者通过组合可以产生新想法的组合吗？ 请具体说明各自的可能性。”
人类不擅长发现“备忘录之间的关联性”，但GPT擅长识别模式。 在1个月的杂七杂八的备忘录中，有时会发现意想不到的联系。 作为擅长构建这些备忘录之间的链接的工具，与Logseq的比较和与Obsidian的比较也可以作为参考。
会议中用Captio式打写的备忘录，转换成结构化的会议记录的提示。
提示例：
“以下是会议期间的涂鸦笔记。 请用以下格式制作会议记录：【会议名称】【日期】【参加者（从备忘录中推测）】【议题和决定事项】【行动项目（负责人・期限）】【未解决事项】。 信息不足的地方请写上[需要确认]。”
通过将“[需要确认]”包含在指示中，更容易防止GPT通过猜测填充。 不让不确定的信息进行捏造，明确表示“这里需要确认”在实务上非常重要。
有效的提示有共同的3原则：
- 指定输出格式：“项目符号”“表格格式”“3的观点”等，明确GPT的输出格式。 形式模糊的话容易变成冗长的句子
- 指示不确定部分的处理：“不要猜测”“不清楚的点写上[需要确认]”等。 减少GPT的Halsination的重要技巧
- 给出语境：如果附加像“这是营业团队的每周会议备忘录”这样的背景信息，GPT的输出更容易符合目的
备忘录→邮件→AI活用的具体工作流程
虽然能理解理论，但具体每天如何实践也很重要。 以下是将“备忘录→邮件→AI”融入日常生活的具体工作流程。
早上（捕捉准备）：
- 将SimpleMemo放置在主页画面最容易访问的位置
- 通勤中的灵感，在电车上看到的广告创意，立即记下播客的觉悟
- 备忘录彻底“1备忘录1话题”。 短一点就OK。 只需添加1行上下文
白天（捕获执行）：
- 会议中发言中在意的点立即记下（“田中先生：发言需要重新考虑Q3的预算”）
- 记下在Slack和聊天中发现的有用信息（URL也可以）
- 记下午餐时闲聊中提出的想法
- 发送的备忘录会积聚在自己的邮件收件箱中
傍晚（AI处理）：
- 从写给自己的邮件中只选择回顾所需的备忘录
- 削减无法共享的信息，确认AI服务的数据处理设置后输入
- 将AI的输出与原来的备忘录核对，将确定的事项作为明天的任务
- 重要的备忘录用Gmail加上星号保留
周末（每周评论）：
- 从选择的备忘录中制作每周报告的草稿，删去原文中没有的内容
- 寻找“反复出现的主题”，回到实际的备忘录确认
- 作为下周计划时的参考资料，利用GPT的输出
备忘录→邮件→GPT的工作流程，除了基本的回顾之外，还可以广泛应用。
- 读书笔记的整合：一边看书一边用Captio式记下在意的地方。 读完后在GPT上生成“这本书的摘要和自己特别关注的点的总结”
- 听证会的回顾：仅限于有外部共享许可、无法确定个人和客户的备忘录，制作重复出现的课题的草稿
- 学习的巩固：将学习中的笔记扔到GPT，询问“理解模糊的地方在哪里”，确定复习要点
- 日记的回顾：如果不想把私人记录交给外部服务的话，不使用AI，月末自己回顾
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