Teknik organisasi informasi di era AI
Memo → Surat → Alur kerja GPT
Halaman ini diterjemahkan secara otomatis dari bahasa Jepang. Baca versi asli berbahasa Jepang
Ini adalah cara untuk meninggalkan catatan singkat dalam email yang ditujukan kepada diri Anda sendiri, pilih sebanyak yang Anda butuhkan, dan atur dengan AI. Hanya mengirim memo tidak dibagikan oleh AI. Setelah mengecualikan informasi rahasia, serahkan secara manual dan bandingkan hasilnya dengan memo asli sebagai satu tugas.
Langkah prosedur 3 untuk melihat kembali memo melalui email yang ditujukan kepada Anda dan hanya meneruskan bagian yang dipilih ke AI. Ini termasuk proses konfirmasi informasi sebelum transmisi dan mengembalikan output AI ke teks asli.
Langkah 1: Tangkap dengan memo
Langkah pertama untuk mengatur informasi adalah "menangkap". Tidak peduli seberapa bagus alat AI itu, jika ada beberapa catatan input, akan sulit untuk menggunakannya. Pernyataan selama rapat, inspirasi saat bergerak, dan realisasi setelah membaca artikel. Titik awal dari semuanya adalah untuk merekam ini tanpa melewatkannya.
Prinsip penangkapan 3:
- Utamakan kecepatan: gunakan alat yang siap mengetik dalam 0.4 detik, berdasarkan pengukuran pada iPhone 16e saat aplikasi sudah dimuat
- Kuantitas daripada kualitas - Setelah mengatur, tulis dulu
- Tambahkan konteks ke baris 1 - tulis "mengapa Anda membuat catatan"
Langkah 2: Akumulasi melalui email
Alasan mengapa email adalah pusat informasi sudah jelas:
- Universalitas:Dapat diakses di semua platform dan semua perangkat
- Kemampuan Pencarian:Anda dapat menemukannya dengan mencari Gmail dan Outlook
- Simpan: Periode penyimpanan dan kapasitas tergantung pada pengaturan layanan email, sehingga catatan yang diperlukan dapat dicadangkan secara terpisah
- Struktur: Diatur dengan subjek dalam urutan tanggal dan waktu penerimaan, dan selanjutnya dibagi dengan label dan folder
- Kemampuan ekspor:Dapat ditranskripsi di mana saja sebagai teks
Catatan yang dikirim dengan SimpleMemo akan terakumulasi di kotak masuk email Anda. Anda dapat melihat ke belakang dari terminal yang dapat membaca email tanpa terikat oleh basis data aplikasi khusus.
Langkah 3: Gunakan dengan GPT
Jika Anda memilih memo yang diperlukan dari email dan meneruskannya secara manual ke AI, Anda dapat menggunakannya untuk tugas-tugas berikut. Email dan AI tidak bekerja sama secara otomatis.
Jika Anda membiarkan AI membuat tabel untuk ulasan mingguan, itu juga akan menjadi kesempatan untuk mengambil catatan yang Anda lewatkan.
- Ringkasan:1 Buat draf laporan mingguan dari catatan mingguan
- Klasifikasi: Secara otomatis mengatur catatan terpisah berdasarkan kategori
- Analisis:Analisis tren perilaku dari pola memo
- Tindakan: Secara otomatis membuat daftar ToDo dari memo
- Berkirim: Menghasilkan postingan blog dan laporan dari fragmen catatan
3 Coba dengan memo: Dari masukan hingga konfirmasi
Berikut ini adalah contoh fiksi dari sebuah prosedur. Ini bukan catatan pertemuan yang sebenarnya atau hasil penggunaan. Pertama, pilih hanya catatan yang relevan dari email yang ditujukan kepada Anda, dan atur dengan tanggal.
- Senin "Rencana baru akan diputuskan pada pertemuan minggu depan. Biayanya belum dikonfirmasi"
- Selasa "Saya meminta perkiraan. Tanggal balasan yang diharapkan belum diputuskan"
- Kamis "Pertemuan dijadwalkan untuk Rabu depan. Belum ada tanggapan atas biayanya"
Hapus bagian yang tidak dapat dibagikan, seperti nama pribadi, informasi pelanggan, dan jumlah, periksa pengaturan penanganan data layanan AI yang ingin Anda gunakan, lalu tempelkan. " Harap pisahkan keputusan, hal-hal yang tertunda, dan apa yang harus diperiksa selanjutnya, dan tambahkan tanggal memo yang akan menjadi dasar untuk setiap baris. Tolong jangan berspekulasi tentang orang yang bertanggung jawab atau tenggat waktu yang tidak tertulis, tetapi "diperlukan konfirmasi".
Dalam contoh ini, "pertemuan Rabu depan" adalah keputusan (memo hari Kamis), dan "biaya" adalah masalah yang belum selesai (memo hari Senin dan Kamis). " "Tanggal balas perkiraan" harus dikonfirmasi. Jika AI mengkompensasi orang yang bertanggung jawab atau jumlahnya, itu tidak akan diadopsi dan teks asli akan ditinjau. Hanya apa yang telah dikonfirmasi sebagai tugas yang akan ditransfer ke jadwal dan manajemen tugas yang biasa Anda gunakan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Memo → Email → Apa itu alur kerja GPT?
Ini adalah kerangka kerja yang memproses informasi pada tahap 3. Ini adalah aliran pengambilan instan dengan catatan, terakumulasi dalam email dan mengubahnya menjadi basis data, dan mengirimkannya ke GPT untuk dianalisis dan disusun.
Apa metode organisasi terbaik di era kelebihan informasi?
Bagilah ke dalam tahap 3 "penangkapan → filter → pemanfaatan" tanpa mencoba mengatur semuanya. Prinsip dasarnya adalah menangkap secara luas, menyaring secara ketat, dan menggunakan secara mendalam.
Mengapa Anda menggunakan email sebagai pusat informasi?
Karena dapat digunakan di semua platform, memiliki pencarian yang kuat, secara otomatis berbaris dalam urutan kronologis, dan dapat dibiarkan untuk waktu yang lama (periode dan kapasitas yang dapat disimpan tergantung pada layanan email).
Contoh petunjuk yang efektif saat melempar catatan ke GPT
1 Ini adalah petunjuk untuk memilih beberapa item yang akan digunakan untuk melihat kembali dari memo seminggu. Cari email yang ditujukan kepada Anda, ekstrak hanya bagian yang bagus untuk dibagikan, dan sampaikan ke AI bersama dengan petunjuk berikut.
Contoh permintaan:
"Berikut ini adalah daftar catatan minggu ini. Harap atur dari perspektif 3 berikut: (1) pencapaian dan kemajuan utama minggu ini, (2) tema dan pola berulang, (3) tugas dan ide yang akan dibawa ke minggu depan. Tolong rangkum secara singkat dalam poin-poin.
Inti dari permintaan ini adalah untuk mengklarifikasi "sudut pandang 3". Jika Anda membiarkan GPT meringkas dengan bebas, itu cenderung menjadi berlebihan, tetapi dengan membatasi perspektif, Anda bisa mendapatkan hasil yang praktis.
Ini adalah petunjuk ketika Anda ingin memperluas ide dari catatan yang terfragmentasi. Ini sangat efektif ketika menggunakan rekaman brainstorming dan memo inspirasi.
Contoh permintaan:
"Catatan berikut adalah ide-ide terfragmentasi yang ditulis pada waktu yang berbeda. Apakah ada tema yang dimiliki atau kombinasi dari catatan-catatan ini yang cenderung menciptakan ide-ide baru dengan menggabungkannya? Tolong jelaskan kemungkinan masing-masing secara detail.
Manusia tidak pandai menemukan "relevansi antara memo", tetapi GPT pandai mengenali pola. 1 Anda mungkin menemukan koneksi tak terduga dari catatan lain-lain selama berbulan-bulan. Sebagai alat yang bagus dalam membangun tautan antara memo ini, perbandingan dengan Logseq dan perbandingan dengan Obsidian juga membantu.
Ini adalah permintaan untuk mengubah memo yang ditulis dalam gaya Captio menjadi risalah terstruktur selama rapat.
Contoh permintaan:
"Berikut ini adalah memo coretan yang saya ambil selama rapat. Harap buat risalah dalam format berikut: [Nama rapat] [Tanggal dan waktu] [Peserta (ditebak dari memo)] [Agenda dan keputusan] [Item tindakan (penanggung jawab dan tenggat waktu)] [Masalah yang belum terselesaikan]. Harap tulis [diperlukan konfirmasi] jika informasinya hilang.
Dengan memasukkan "[konfirmasi diperlukan]" dalam instruksi, akan lebih mudah untuk mencegah GPT mengisi tebakan. Dalam praktiknya, sangat penting untuk tidak membuat informasi yang tidak pasti dan untuk menunjukkan dengan jelas bahwa "di sinilah konfirmasi diperlukan".
Petunjuk yang efektif memiliki dua prinsip umum 3:
- Tentukan format keluaran: Tentukan format keluaran GPT, seperti "dalam poin-poin", "dalam format tabel" dan "dalam sudut pandang 3". Jika formatnya ambigu, itu cenderung menjadi kalimat yang berlebihan
- Instruksikan penanganan komponen yang tidak pasti: "Jangan berspekulasi" "Tulis [konfirmasi diperlukan] jika Anda memiliki pertanyaan", dll. Teknik penting untuk mengurangi halsinasi GPT
- Berikan konteks:Jika Anda menambahkan informasi latar belakang seperti "Ini adalah memo rapat mingguan tim penjualan", akan lebih mudah untuk mencocokkan output GPT
Memo → Email → Alur kerja khusus pemanfaatan AI
Bahkan jika Anda dapat memahami teorinya, penting untuk mempraktikkannya secara khusus setiap hari. Berikut ini adalah alur kerja khusus yang menggabungkan "memo → email → AI" ke dalam kehidupan sehari-hari.
Pagi (persiapan untuk penangkapan):
- Tempatkan SimpleMemo di posisi yang paling mudah diakses di layar utama
- Inspirasi dalam perjalanan, ide untuk iklan yang terlihat di kereta, dan catatan instan di podcast
- Memo itu benar-benar "1 Memo 1 Topik". Singkat dan oke. Cukup tambahkan konteks ke baris 1
Hari (eksekusi penangkapan):
- Memo langsung dari poin-poin yang saya khawatirkan dalam pernyataan selama pertemuan ("Tuan Tanaka: Pernyataan tentang perlunya meninjau anggaran Q3")
- Catat informasi berguna yang ditemukan di Slack dan obrolan (URL saja tidak masalah)
- Catat ide-ide yang muncul dalam obrolan saat makan siang
- Catatan yang Anda kirim akan menumpuk di kotak masuk email Anda
Malam (pemrosesan AI):
- Pilih hanya catatan yang perlu Anda lihat kembali dari email yang ditujukan kepada diri Anda sendiri
- Potong informasi yang tidak dapat dibagikan, periksa pengaturan penanganan data layanan AI, lalu masukkan
- Bandingkan keluaran AI dengan memo asli dan buat hanya item yang dikonfirmasi tugas besok
- Simpan catatan penting dengan bintang dengan Gmail
Akhir pekan (ulasan mingguan):
- Buat draf laporan mingguan dari memo yang dipilih dan potong konten yang tidak ada dalam teks asli
- Temukan "tema berulang" dan kembali ke memo yang sebenarnya untuk mengonfirmasi
- Gunakan keluaran GPT sebagai bahan referensi saat membuat rencana untuk minggu depan
Memo → Email → Alur kerja GPT dapat diterapkan secara luas selain refleksi dasar.
- Integrasi catatan bacaan: Catat bagian yang Anda minati saat membaca buku dengan rumus Captio. Setelah membaca, buat "ringkasan buku ini dan ringkasan poin-poin yang Anda perhatikan secara khusus" di GPT
- Tinjauan sidang:Buat draf masalah berulang hanya untuk catatan yang diizinkan untuk dibagikan secara eksternal dan tidak dapat mengidentifikasi individu atau pelanggan
- Konsolidasi pembelajaran: Singkarkan catatan yang sedang Anda pelajari ke GPT, tanyakan "di mana pemahamannya ambigu", dan identifikasi titik peninjauan
- Melihat kembali pada buku harian:Jika Anda tidak ingin meneruskan catatan pribadi Anda ke layanan eksternal, jangan gunakan AI dan lihat kembali pada diri Anda di akhir bulan
Artikel terkait
