AI çağında bilgi organizasyon tekniği
Not → E-posta → GPT iş akışı
Bu sayfa Japonca aslından makine çevirisiyle hazırlanmıştır. Japonca aslını okuyun
Kendinize gönderilen bir e-postada kısa bir not bırakmanın, ihtiyacınız olduğu kadar seçmenin ve bunu yapay zeka ile düzenlemenin bir yoludur. Sadece bir not göndermek AI tarafından paylaşılmaz. Gizli bilgileri hariç tuttuktan sonra manuel olarak teslim edin ve çıktıyı tek bir görev olarak orijinal notla karşılaştırın.
Kendinize gönderilen e-posta ile nota geri bakmak ve yalnızca seçilen kısmı AI'ya iletmek için 3 adım prosedürü. İletimden önce bilgileri doğrulama ve yapay zeka çıktısını orijinal metne geri döndürme sürecini içerir.
Adım 1: Notlarla fotoğraf çekin
Bilgiyi düzenlemenin ilk adımı "yakalama"dır. Yapay zeka aracı ne kadar iyi olursa olsun, birkaç giriş notu varsa, bunları kullanmak zor olacaktır. Toplantılar sırasındaki ifadeler, hareket ederken ilhamlar ve makaleleri okuduktan sonra farkındalıklar. Her şeyin başlangıç noktası, bunları kaçırmadan kaydetmektir.
3 yakalama prensibi:
- Önce hız: 0.4 saniyede yazmaya başlayabildiğiniz bir araç kullanın (iPhone 16e üzerinde ölçülen sıcak başlatma)
- Kaliteden ziyade miktar - Daha sonra düzenleyin, önce yazın
- 1 satırına bağlam ekleyin - "Neden not aldınız" yazın
Adım 2: E-posta ile birikim
E-postayı bir bilgi merkezi haline getirmenin nedeni açıktır:
- Evrensellik:Tüm platformlarda ve tüm cihazlarda erişilebilir
- Aranabilirlik:Gmail veya Outlook
- Kaydet: Depolama süresi ve kapasite, posta hizmetinin ayarlarına bağlıdır, bu nedenle gerekli notlar ayrı olarak yedeklenebilir
- Yapılandırma: Konularla alım tarihi ve saati sırasına göre düzenlenmiş ve ayrıca etiketlere ve klasörlere göre bölünmüştür
- Dışa aktarılabilirlik: Her yerde metin olarak kopyalanabilir
SimpleMemo tarafından gönderilen notlar e-posta gelen kutusunda biriktirilecektir. Özel uygulamanın veritabanına bağlı kalmadan e-postaları okuyabilen bir terminalden geriye bakabilirsiniz.
Adım 3: GPT ile kullanın
E-postadan gerekli notu seçip AI'ya manuel olarak iletirseniz, aşağıdaki görevleri hazırlamak için kullanabilirsiniz. E-posta ve yapay zeka otomatik olarak birlikte çalışmaz.
AI'nın haftalık inceleme için bir tablo yapmasına izin verirseniz, bu aynı zamanda gözden kaçan notları almak için bir fırsat olacaktır.
- Özet:1 Bir haftalık nottan haftalık raporun taslağını yapın
- Sınıflandırma: Parçalanmış notları kategoriye göre otomatik olarak düzenleyin
- Analiz:Davranışsal eğilimleri not kalıbından analiz edin
- Eylem: Bir nottan otomatik olarak bir Yapılacaklar listesi oluşturun
- Mesajlaşma:Not parçalarından blog gönderileri ve raporlar oluşturun
3 ile deneyin notlar: girişten onaya
Aşağıdakiler bir prosedürün kurgusal bir örneğidir. Gerçek bir toplantı kaydı veya kullanım sonucu değildir. İlk olarak, size gönderilen e-postadan yalnızca ilgili notları seçin ve bunları bir tarihle düzenleyin.
- Pazartesi: “Yeni öneriyi gelecek haftaki toplantıda değerlendireceğiz. Maliyet henüz doğrulanmadı.”
- Salı "Bir tahmin talep ettim. Beklenen yanıt tarihi kararsız"
- Perşembe "Toplantı önümüzdeki Çarşamba için planlandı. Maliyet hakkında henüz bir yanıt almadım"
Kişisel ad, müşteri bilgileri ve miktar gibi paylaşılamayan kısmı kaldırın, kullandığınız AI hizmetinin veri işleme ayarlarını kontrol edin ve yapıştırın. " Lütfen kararları, bekleyen konuları ve bundan sonra nelerin kontrol edileceğini ayırın ve her satırın temeli olacak notun tarihini ekleyin. Lütfen sorumlu kişi veya yazılı olmayan son tarih hakkında spekülasyon yapmayın, ancak "onay gerekli".
Bu örnekte, "toplantı önümüzdeki Çarşamba" bir karardır (Perşembe günkü not) ve "masraf" bekleyen bir konudur (Pazartesi ve Perşembe notu). " "Tahminin yanıt tarihi" doğrulanmalıdır. Yapay zeka sorumlu kişiyi veya miktarı telafi ederse, kabul edilmeyecek ve orijinal metin gözden geçirilecektir. Yalnızca görev olarak onaylananlar, genellikle kullandığınız programa ve görev yönetimine aktarılacaktır.
Sıkça Sorulan Sorular
Not → E-posta → GPT iş akışı nedir?
3 aşamasında bilgiyi işleyen bir çerçevedir. Notlarla bir anlık yakalama akışıdır, e-postada biriktirin ve bir veritabanına dönüştürün ve analiz etmek ve yapılandırmak için GPT'ye gönderin.
Aşırı bilgi çağında en iyi organizasyon yöntemi nedir?
Her şeyi düzenlemeye ve "yakalama → filtre → kullanım" 3 aşamasına bölmeye çalışmayın. Temel prensip, geniş çapta yakalamak, sıkı bir şekilde filtrelemek ve derinlemesine kullanmaktır.
E-postayı neden bir bilgi merkezi olarak kullanıyorsunuz?
Çünkü tüm platformlarda kullanılabilir, güçlü bir aramaya sahiptir, otomatik olarak kronolojik sırayla sıralanır ve uzun süre bırakılabilir (kaydedilebilecek süre ve kapasite posta hizmetine bağlıdır).
GPT'ye not atarken etkili bir istem örneği
1 Bu, haftanın notlarından geriye bakmak için kullanılacak birkaç şey seçerken gelen istemdir. Size gönderilen e-postaları arayın, yalnızca paylaşılacak iyi kısımları çıkarın ve bunları aşağıdaki istemlerle birlikte AI'ya iletin.
İstem örneği:
"Aşağıda bu haftanın notlarının bir listesi bulunmaktadır. Lütfen aşağıdaki 3 perspektiflerinden düzenleyin: (1) bu haftanın ana başarıları ve ilerlemesi, (2) tekrar eden temalar ve kalıplar, (3) görevler ve fikirler gelecek haftaya taşınacak. Lütfen bunu madde işaretleriyle kısaca özetleyin.
Bu istemin amacı "3 bakış açılarını" açıklığa kavuşturmaktır. GPT'nin serbestçe özetlenmesine izin verirseniz, gereksiz olma eğilimindedir, ancak perspektifi sınırlayarak pratik bir çıktı elde edebilirsiniz.
Bu, parça parça bir nottan bir fikri şişirmek istediğinizde bir istemdir. Özellikle beyin fırtınası kayıtları ve ilham notları kullanıldığında etkilidir.
İstem örneği:
"Aşağıdaki notlar farklı zamanlarda yazılmış parçalı fikirlerdir. Bu notların ortak temaları veya bunları birleştirerek yeni fikirler yaratması muhtemel kombinasyonları var mı? Lütfen her birinin olanaklarını ayrıntılı olarak açıklayın.
İnsanlar "notalar arasındaki alaka" bulmada iyi değildir, ancak GPT örüntü tanıma konusunda iyidir. 1 Aylarca çeşitli notlardan beklenmedik bağlantılar bulabilirsiniz. Bu notlar arasında bağlantılar kurmada iyi bir araç olarak, Logseq ile karşılaştırma ve Obsidian ile karşılaştırma da yararlıdır.
Bu, toplantı sırasında Captio formülüyle yazılmış bir notu yapılandırılmış bir tutanaklara dönüştürmek için bir istemdir.
İstem örneği:
"Aşağıdakiler, toplantı sırasında aldığım bir karalama notudur. Lütfen şu biçimde tutanak oluşturun: [Toplantı adı] [Tarih ve saat] [Katılımcılar (nottan tahmin edildi)] [Gündem ve kararlar] [Eylem öğesi (sorumlu kişi ve son tarih)] [Çözülmemiş konular]. Bilgi eksikse lütfen [onay gerekli] yazın.
Talimatlara "[onay gerekli]" ekleyerek, GPT'nin tahmini doldurmasını önlemek daha kolay olacaktır. Uygulamada, belirsiz bilgiler uydurmamak ve "onayın gerekli olduğu yer burasıdır" diye açıkça belirtmek çok önemlidir.
Etkin komutların ortak bir 3 ilkesi vardır:
- Çıktı biçimini belirtin: GPT'nin "madde işaretlerinde", "tablo biçiminde" ve "3 cinsinden" gibi çıktı biçimini belirtin. Biçim belirsizse, gereksiz cümleler olma eğilimindedir
- Belirsiz parçaların ele alınmasını bildirin: "Spekülasyon yapmayın" "Herhangi bir sorunuz varsa [onay gerekli] yazın" vb. GPT halsinasyonunu azaltmak için önemli teknikler
- Bağlam verin: "Bu, satış ekibinin haftalık bir toplantı notudur" gibi arka plan bilgilerini eklerseniz, GPT çıktısının amaca uyması daha kolay olacaktır
Memo → E-posta → AI kullanımının belirli iş akışı
Teoriyi anlayabilseniz bile, özellikle her gün pratik yapmak önemlidir. Aşağıdakiler, "memo → e-posta → AI"yı günlük hayata dahil eden belirli bir iş akışıdır.
Sabah (yakalama için hazırlık):
- SimpleMemo'i ana ekranda en erişilebilir konuma getirin
- İşe gidip gelmeyle ilgili ilhamların anlık notları, trende görülen reklamlar için fikirler ve podcast içgörüleri
- Not kapsamlı bir "1 not 1 konusu"dur. Kısa ve iyi. Sadece 1 satırına bağlam ekleyin
Gün (yakalama yürütme):
- Toplantı sırasındaki açıklamalarda endişelendiğim noktaların acil notu ("Bay Tanaka: Q3 bütçesini gözden geçirme ihtiyacı")
- Slack ve sohbette yararlı bilgilere dikkat edin (URL tek başına tamamdır)
- Öğle yemeği sırasında sohbette ortaya çıkan fikirleri not edin
- Gönderdiğiniz notlar e-posta gelen kutunuzda birikecektir
Akşam (AI işleme):
- Kendinize gönderilen e-postadan yalnızca geriye bakmanız gereken notu seçin
- Paylaşılamayan bilgileri kesin, AI hizmetinin veri işleme ayarlarını kontrol edin ve ardından girin
- Yapay zeka çıktısını orijinal notla karşılaştırın ve yalnızca onaylanmış öğeleri yarının görevi haline getirin
- Gmail ile bir yıldızla önemli notlar tutun
Hafta sonu (haftalık inceleme):
- Seçilen nottan haftalık raporun taslağını alın ve orijinal metinde olmayan içeriği kesin
- "Tekrar tekrar görünen temayı" bulun ve kontrol etmek için gerçek nota geri dönün
- Gelecek hafta için plan yaparken GPT çıktısını referans materyali olarak kullanın
Not → E-posta → GPT iş akışı, temel incelemeye ek olarak yaygın olarak uygulanabilir.
- Okuma notlarının entegrasyonu: Captio formülünde bir kitap okurken ilgilendiğiniz kısımları not edin. Okuduktan sonra, GPT'de "bu kitabın özetini ve özel dikkat ettiğiniz noktaların bir özetini" oluşturun
- Duruşmanın gözden geçirilmesi:Yalnızca harici olarak paylaşılmasına izin verilen ve bireyleri veya müşterileri tanımlayamayan notlar için tekrar eden sorunların taslağını hazırlayın
- Öğrenmenin pekiştirilmesi: Çalıştığınız notları GPT'ye atın, "anlayış nerede belirsiz" diye sorun ve gözden geçirme noktalarını belirleyin
- Günlükte geriye bakmak: Özel kayıtlarınızı harici bir hizmete aktarmak istemiyorsanız, yapay zeka kullanmayın ve ay sonunda kendinize bakın
İlgili makaleler
