Técnica de organización de la información en la era de la IA
Memo → Correo → Flujo de trabajo GPT
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Es una forma de dejar una nota corta en un correo electrónico dirigido a ti mismo, seleccionar solo lo que necesitas y organizarlo con IA. El solo envío de un memorando no es compartido por AI. Después de excluir la información confidencial, entregarla manualmente y comparar la salida con la nota original como una sola tarea.
Procedimiento de paso 3 para devolver la nota por correo electrónico dirigida a ti mismo y pasar solo la parte seleccionada a AI. Incluye el proceso de confirmación de la información antes de la transmisión y la devolución de la salida de IA al texto original.
Paso 1: Captura con notas
El primer paso para organizar la información es "capturar". No importa lo buena que sea la herramienta de IA, si hay pocas notas de entrada, será difícil usarlas. Declaraciones durante las reuniones, inspiraciones mientras se mueven y realizaciones después de leer artículos. El punto de partida de todo es grabarlos sin perderlos.
3 principio de captura:
- La velocidad es la máxima prioridad - Utilice una herramienta que pueda comenzar a escribir en 0.4 segundos (iPhone 16e, medición real de la activación caliente)
- Cantidad sobre calidad - Después de organizar, escriba primero
- Añade el contexto a la línea 1 - escribe "por qué tomaste notas"
Paso 2: Acumular por correo electrónico
La razón por la que el correo electrónico es un centro de información es clara:
- Universalidad:Accesible en todas las plataformas y todos los dispositivos
- Buscabilidad: Puedes encontrarlo buscando Gmail o Outlook
- Guardar: El período de almacenamiento y la capacidad dependen de la configuración del servicio de correo, por lo que las notas necesarias se pueden hacer una copia de seguridad por separado
- Estructuración: Arreglo con temas en el orden de la fecha y hora de recepción, y dividido por etiquetas y carpetas
- Exportabilidad:Se puede transcribir en cualquier lugar como texto
Las notas enviadas con SimpleMemo se acumularán en su bandeja de entrada de correo electrónico. Puedes mirar hacia atrás desde un terminal que puede leer correos electrónicos sin estar atado a la base de datos de la aplicación dedicada.
Paso 3: Usar con GPT
Si seleccionas las notas necesarias del correo electrónico y las pasas manualmente a AI, puedes usarlo para las siguientes tareas. El correo electrónico y la IA no funcionan juntos automáticamente.
Si dejas que AI haga una tabla para la revisión semanal, también será una oportunidad para recoger las notas que te perdiste.
- Resumen: 1 Haz un borrador del informe semanal a partir de las notas de la semana
- Clasificación: Organiza automáticamente las notas individuales por categoría
- Análisis:Analizar las tendencias de comportamiento a partir del patrón de la nota
- Acción: Generar automáticamente una lista de tareas pendientes a partir de una nota
- Enviar mensajes de texto: Generar publicaciones de blog e informes a partir de fragmentos de notas
3 Pruébalo con una nota: de la entrada a la confirmación
El siguiente es un ejemplo ficticio del procedimiento. No es un registro real de la reunión o un resultado de uso. Primero, seleccione solo las notas relevantes del correo electrónico dirigido a usted y organicelas con una fecha.
- Lunes "El nuevo plan se decidirá en la reunión de la próxima semana. El costo no ha sido confirmado"
- Martes "Solicité un presupuesto. La fecha de respuesta esperada no se ha decidido"
- Jueves "La reunión está programada para el próximo miércoles. Todavía no he recibido una respuesta sobre el costo"
Elimine las partes que no se puedan compartir, como los nombres personales, la información del cliente y las cantidades, y compruebe la configuración de manejo de datos del servicio de IA que utiliza antes de pegarlas. " Por favor, separe las decisiones, los asuntos pendientes y lo que se debe comprobar a continuación, y agregue la fecha de la nota que será la base de cada línea. Por favor, no especule sobre la persona a cargo o la fecha límite que no esté escrita, sino que "se requiere confirmación".
En este ejemplo, "la reunión es el próximo miércoles" es una decisión (memorando del jueves), y "costo" es un asunto indeciso (memorando del lunes y jueves). " La "fecha de respuesta de la estimación" debe ser confirmada. Si la IA compensa a la persona a cargo o la cantidad, no se adoptará y se revisará el texto original. Solo lo que se ha confirmado como tarea se transferirá al horario y a la gestión de tareas que utiliza habitualmente.
Preguntas frecuentes
Memo → Correo electrónico → ¿Qué es el flujo de trabajo de GPT?
Es un marco que procesa la información al nivel 3. Es un flujo de captura instantánea con notas, acumular en el correo electrónico y convertirlo en una base de datos, y enviarlo a GPT para analizar y estructurar.
¿Cuál es el mejor método de organización en la era de la sobrecarga de información?
Divídalo en la etapa 3 de "capturar → filtro → utilización" sin intentar organizarlo todo. El principio básico es capturar ampliamente, filtrar estrictamente y usar profundamente.
¿Por qué usas el correo electrónico como centro de información?
Porque se puede usar en todas las plataformas, tiene una búsqueda fuerte, se ordena automáticamente en orden cronológico y se puede dejar durante mucho tiempo (el período y la capacidad que se pueden guardar dependen del servicio de correo).
Un ejemplo de un aviso efectivo al lanzar una nota a GPT
1 Este es un aviso al elegir algunas cosas para usar para mirar hacia atrás de la nota de una semana. Busque correos electrónicos dirigidos a usted, extraiga solo las partes buenas para compartir y páselos a AI junto con las siguientes indicaciones.
Ejemplo de prueba:
"La siguiente es una lista de las notas de esta semana. Por favor, organice desde las siguientes perspectivas de 3: (1) los principales logros y progresos de esta semana, (2) temas y patrones recurrentes, (3) tareas e ideas que se trasladarán a la próxima semana. Por favor, resúmalo brevemente en viñetas.
El objetivo de este mensaje es especificar "3 puntos de vista". Si deja que el GPT resuma libremente, tiende a ser redundante, pero al limitar la perspectiva, puede obtener un resultado práctico.
Este es un aviso cuando quieres inflar una idea a partir de una nota fragmentaria. Es especialmente efectivo cuando se utilizan registros de lluvia de ideas y notas de inspiración.
Ejemplo de prueba:
"La siguiente nota es una idea fragmentaria escrita en diferentes momentos. ¿Hay algún tema que estas notas tengan en común o combinaciones que probablemente creen nuevas ideas al combinarlas? Por favor, explique las posibilidades de cada uno en detalle.
Los humanos no son buenos para encontrar "relevancia entre notas", pero GPT es bueno para el reconocimiento de patrones. 1 Puede encontrar conexiones inesperadas de las notas misceláneas durante meses. Como herramienta que es buena para construir enlaces entre estos memorandos, comparación con Logseq y comparación con Obsidian también son útiles.
Este es un aviso para convertir una nota escrita en la fórmula Captio durante la reunión en un acta estructurada.
Ejemplo de prueba:
"La siguiente es una nota de garabatos que tomé durante la reunión. Por favor, cree actas en el siguiente formato: [Nombre de la reunión] [Fecha y hora] [Participantes (adivinados a partir de la nota)] [Agenda y decisiones] [Pítema de acción (persona a cargo y fecha límite)] [Asuntos no resueltos]. Por favor, escriba [se requiere confirmación] si falta la información.
Al incluir "[confirmación requerida]" en las instrucciones, será más fácil evitar que el GPT complete la suposición. En la práctica, es muy importante no crear información incierta e indicar claramente que "ahí es donde se requiere la confirmación".
Las indicaciones efectivas tienen tres principios comunes de 3:
- Especifique el formato de salida: Especifique el formato de salida de GPT, como "en viñetas", "en formato de tabla" y "en términos de 3". Si el formato es ambiguo, tienden a ser oraciones redundantes
- Instruir el manejo de piezas inciertas: "No adivinar" "Escriba [se requiere confirmación] si tiene alguna pregunta", etc. Técnicas importantes para reducir la alucinación del GPT
- Dar contexto: Si agrega información de fondo como "Esta es una nota de reunión semanal del equipo de ventas", será más fácil que la salida de GPT se ajuste al propósito
Nota → Correo electrónico → Flujo de trabajo específico para la utilización de IA
Incluso si puedes entender la teoría, es importante practicarla específicamente todos los días. El siguiente es un flujo de trabajo específico que incorpora "memo → correo electrónico → IA" en la vida diaria.
Manuta (preparación para la captura):
- Coloque SimpleMemo en la posición más accesible en la pantalla de inicio
- Inspiraciones sobre los desplazamientos, ideas para anuncios vistos en el tren y notas inmediatas sobre la concienciación sobre los podcasts
- Memo es un "Tema 1 Memo 1" completo. Corto y bien. Solo añade el contexto a la línea 1
Día (ejecución de captura):
- Nota inmediata de los puntos que me preocupaban en los comentarios durante la reunión ("Sr. Tanaka: Declaración de que la revisión presupuestaria de Q3 es necesaria")
- Tenga en cuenta la información útil que se encuentra en Slack y el chat (URL solo está bien)
- Memo de las ideas que surgió en el chat durante el almuerzo
- Las notas que enviaste se acumularán en tu bandeja de entrada de correo electrónico
Noce (procesamiento de IA):
- Elija solo las notas que necesita para revisar del correo electrónico dirigido a usted mismo
- Corta la información que no se puede compartir, comprueba la configuración de manejo de datos del servicio de IA y luego introdúcela
- Compare la salida de IA con la nota original y haga que solo los elementos confirmados de la tarea de mañana
- Mantenga notas importantes con una estrella con Gmail
Fin de semana (revisión semanal):
- Haz un borrador del informe semanal a partir de la nota seleccionada y corta el contenido que no está en el texto original
- Encuentra el "tema repetido" y vuelve a la nota real para comprobarlo
- Utilice la salida de GPT como material de referencia al hacer planes para la próxima semana
Memo → Mail → El flujo de trabajo GPT se puede aplicar ampliamente además de la revisión básica.
- Integración de notas de lectura: Anote las partes que le interesan mientras lee el libro con la fórmula Captio. Después de leer, genere un "resumen de este libro y un resumen de los puntos a los que presta especial atención" en GPT
- Revisión de la audiencia: Haz un borrador de los problemas recurrentes solo para las notas que se pueden compartir externamente y que no pueden identificar a personas o clientes
- Consolidación del aprendizaje: Lance las notas que está estudiando al GPT y pregunte "dónde está la parte donde la comprensión es ambigua" e identifique el punto de revisión
- Mirando hacia atrás en el diario: Si no quieres pasar registros privados a servicios externos, no uses IA y vuelve a mirarte a ti mismo al final del mes
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