تقنية إدارة مذكرات العمل عن بعد
5 طرق لزيادة الإنتاجية من المنزل
هذه الصفحة مترجمة آليًا من الأصل الياباني. اقرأ الأصل الياباني
في العمل عن بعد، لن تكون هناك "محادثة صغيرة" في المكتب. لذلك، تصبح إدارة المعلومات من خلال المذكرات أكثر أهمية من العمل المكتبي. التواصل غير المتزامن والاجتماعات عبر الإنترنت والإدارة الذاتية وحدود العمل. سنقدم طرق 5 لحل المشكلات الخاصة بالعمل من المنزل مع الملاحظات.
شرح تقنيات إدارة المذكرات للعمل عن بعد والعمل من المنزل. 5 التقنيات العملية مثل مذكرات الاتصال غير المتزامنة وملاحظات اجتماع Zoom وسجلات المساءلة الذاتية وملاحظات العمل والحدود الخاصة.
في العمل عن بعد، نظرا لأنه لا يمكنك التحقق مرة أخرى في المقعد المجاور لك، فمن الأكثر قيمة ترك ما قررته على الفور. إذا أرسلت النقاط الرئيسية إلى نفسك مباشرة بعد الاجتماع، فستكون مادة لتأكيد "قلت ولا تقول" لاحقا.
لماذا تعتبر الملاحظات مهمة في العمل عن بعد
Slack، Zoom، Teams، Mail، Google Docs - إذا كان هناك العديد من قنوات تدفق المعلومات، فإن المعلومات المهمة تميل إلى الدفن.
في المكتب، سأل الشخص المجاور لك، "ماذا حدث لذلك؟" يمكنك سماع ذلك، ولكن إذا لم يكن هناك سجل عن بعد، فقد يستغرق التحقق ساعات. المذكرة هي "الدماغ الخارجي" للعامل عن بعد.
القضايا الخاصة بالعمل عن بعد:
- الزيادة في التواصل غير المتزامن تجعل من السهل حدوث "القول وعدم القول"
- تعب التكبير يقوم بتسجيل السجلات بعد إهمال الاجتماع
- إذا لم تصور تقدمك، فمن الصعب تقييمك
- تميل الحدود بين العمل والحياة الخاصة إلى أن تكون غير واضحة
- من السهل التفكير بفخر من الوحدة
تقنية 1: الاتصالات غير المتزامنة والمذكرة
يركز العمل عن بعد على الاتصال غير المتزامن عبر سلاك والبريد الإلكتروني. ومع ذلك، إذا كتبت على سلاك كما يمكنك التفكير في ذلك، فسيتم تجزئة المعلومات ولن يتم نقلها إلى الطرف الآخر.
قواعد المذكرة غير المتزامنة:
- قبل النشر على سلاك، أولا قم بتنظيم النقاط الرئيسية في تطبيق المذكرة
- اكتب باستخدام مجموعة 3 من "الخلفية" و"المتطلبات" و"الإجراء المتوقع"
- على دراية بالمنطقة الزمنية للطرف الآخر، يتم تجميع الأسئلة في رسالة 1
- حدد في البداية ما إذا كان "FYI (المعلومات المرجعية)" أو "الإجراء المطلوب"
التقنية 2: ملخص مؤتمر التكبير 30 الثاني
في العمل عن بعد، ليس من غير المألوف عقد اجتماعات 5 إلى 8 Zoom على 1. إذا كان الاجتماع مستمرا، فسيتم الكتابة فوق محتوى الاجتماع السابق بحلول الاجتماع التالي.
كيفية كتابة ملخص اجتماع Zoom:
- اكتب ملاحظة في 30 ثانية مباشرة بعد إغلاق Zoom (قبل الاجتماع التالي)
- محتوى الكتابة هو فقط نقاط 3: القرارات، بنود العمل، الجدول التالي
- أرسلها إلى نفسك عبر البريد الإلكتروني وقم بإدراجها لاحقا باستخدام ملصق Gmail
- إذا كان هناك تسجيل Zoom، فإن التسجيل URL مرفق أيضا بالمذكرة
مع SimpleMemo، يمكن تنشيطه في 0.4 ثانية (iPhone 16e، القياس الفعلي للتنشيط الدافئ) وإرساله إلى بريد إلكتروني بنقرة واحدة. بمجرد إغلاق Zoom، يمكنك إرسال ملخص.
تقنية 3: سجل المساءلة الذاتية
مع العمل عن بعد، لا يستطيع رئيسك وزملاؤك رؤية عملك. " تحتاج إلى آلية لتسجيل نفسك ومشاركة ما كنت تفعله بانتظام.
كيفية كتابة سجل المساءلة الذاتية:
- الساعة 9 صباحاً: أرسل إلى نفسك بريداً بمهام اليوم 3
- الساعة 12 ظهراً: دوّن تقدم الصباح في 1 سطر
- الساعة 17 مساءً: سجّل إنجازات اليوم تحت Done/Doing/Blocked
- لخص التقرير الأسبوعي في عطلة نهاية الأسبوع وشاركه مع رئيسك
إذا قمت بتجميع هذا السجل، فيمكنك تقديم "ما قمت به في الأشهر الستة الماضية" كبيانات محددة في مقابلة التقييم.
تقنية 4: "مذكرة البدء" و"مذكرة النهاية" للعمل
1، التحدي الأكبر للعمل من المنزل، هو الشعور "بعدم الانتهاء من العمل". نظرا لعدم وجود فصل مادي عن التنقل، أتحقق من سلاك حتى في 10 في الليل.
"ملاحظة البداية" و"ملاحظة النهاية" تحل هذه المشكلة:
- بدء المذكرة (صباحا): "سأبدأ عمل اليوم. قمة اليوم هي 〇〇" → أرسل بريدا إلكترونيا إلى نفسك
- مذكرة إنهاء (مساء): "سأنهي عمل اليوم. مكتمل: 〇〇 / الترحيل: 〇〇 / أولوية الغد القصوى: 〇〇" → أرسل بريدا إلكترونيا إلى نفسك
سيحل هذا البريد الإلكتروني 2 محل "اذهب إلى العمل" و"ترك العمل". بعد إرسال الملاحظة النهائية، قم بإيقاف تشغيل إشعارات سلاك وقم بإيقاف تشغيل وضع العمل بوعي.
Technique 5: طريقة إدارة Inbox Zero Memo
تنتشر معلومات العمل عن بعد على أدوات متعددة مثل Slack وZoom وMail وGoogle Docs وNotion. الحل لهذه المشكلة هو استراتيجية "جعل البريد الإلكتروني نقطة تجميع للملاحظات".
Inbox Zeroخطوات إدارة المذكرة:
- أرسل جميع ملاحظاتك إلى بريدك الإلكتروني باستخدام SimpleMemo
- يقوم مرشح Gmail بتوزيع "من: simplememo" تلقائيا إلى تسمية "memo"
- معالجة رسائل البريد الإلكتروني غير المعالجة لتسميات المذكرات في 15 دقائق كل صباح: الإجراء، الهجرة، الأرشيف
- تلك التي تتطلب إجراء هي نجوم، ويتم أرشفة المعلومات المرجعية
- إذا كانت علامة "Memo" فارغة، يتم تحقيق Inbox Zero
باستخدام هذه الطريقة، سيتم تجميع جميع المعلومات التي تم الحصول عليها على Slack وZoom و1on1 في بريد إلكتروني وإدارتها في أماكن 1.
بالإضافة إلى ذلك، من الفعال أيضا تعزيز ثقافة المذكرة في جميع أنحاء الفريق لأنه من الصعب مشاركة "المعرفة الضمنية" في العمل عن بعد. تقدم بعض الفرق أدوات قاعدة المعرفة مثل Obsidian، ولكن أول شيء يجب القيام به هو إنشاء عادات المذكرات الشخصية. إذا تبنت عادة نشر "تعلم اليوم" على القناة المشتركة حتى في خط 1 في نهاية كل يوم، فسيتم بناء قاعدة المعرفة للفريق بأكمله بشكل طبيعي. آلية تحويل الملاحظات الشخصية إلى أصول الفريق هي المفتاح للقضاء على فجوة المعلومات في المنظمات البعيدة.
الأسئلة الشائعة
لماذا يصعب إدارة الملاحظات باستخدام العمل عن بعد؟
يحتوي العمل عن بعد على العديد من قنوات تدفق المعلومات (Slack، Zoom، email، Teams، وما إلى ذلك)، لذلك من الأسهل تفريق الملاحظات. أيضا، نظرا لأنه لا يمكنك بسهولة تسجيل الوصول إلى المقعد المجاور لك كما هو الحال في المكتب، فإن دقة المذكرة واكتمالها أكثر أهمية.
هل لديك أي نصائح لتدوين الملاحظات على اجتماعات Zoom بكفاءة؟
قم بإعداد أسئلة 3 قبل الاجتماع وقم بتوضيع تطبيق المذكرة على جانب الشاشة. بدلا من محاولة كتابة كل شيء، ركزت على القرارات وعناصر العمل ونقاط 3 المقررة في المرة القادمة. من الأكثر كفاءة إرسال ملخص بالبريد الإلكتروني لنفسك في 30 بعد ثوان من الاجتماع مباشرة.
هل هناك تقنية مذكرة للحفاظ على الحدود بين العمل والحياة الخاصة من المنزل؟
من الفعال توضيح بداية ونهاية العمل في الصباح "مذكرة البدء" و"مذكرة النهاية" المسائية. اكتب TODO اليوم في مذكرة البدء، واكتب تقرير الإنجاز وأولويات اليوم التالي في مذكرة النهاية، وأرسله إلى نفسك عبر البريد الإلكتروني لأخذ استراحة.
مقالات ذات صلة
