Teknik Manajemen Memo Kerja Jarak Jauh
5 Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja Dari Rumah
Halaman ini diterjemahkan secara otomatis dari bahasa Jepang. Baca versi asli berbahasa Jepang
Dalam pekerjaan jarak jauh, tidak akan ada "percakapan kecil" di kantor. Oleh karena itu, manajemen informasi melalui memo menjadi lebih penting daripada pekerjaan kantor. Komunikasi asinkron, pertemuan online, manajemen diri, dan batasan kerja. Kami akan memperkenalkan metode 5 untuk memecahkan masalah khusus untuk bekerja dari rumah dengan catatan.
Penjelasan tentang teknik manajemen memo untuk pekerjaan jarak jauh dan bekerja dari rumah. Teknik praktis 5 seperti memo komunikasi asinkron, catatan rapat Zoom, catatan akuntabilitas diri, dan catatan batas kerja dan pribadi.
Dengan pekerjaan jarak jauh, karena Anda tidak dapat memeriksa lagi di kursi di sebelah Anda, lebih berharga untuk meninggalkan apa yang telah Anda putuskan di tempat. Jika Anda mengirim poin-poin utama kepada diri sendiri segera setelah pertemuan, itu akan menjadi materi untuk mengkonfirmasi "dikatakan dan tidak dikatakan" nanti.
Mengapa memo penting dalam pekerjaan jarak jauh
Slack, Zoom, Teams, Mail, Dokumen Google - Jika ada banyak saluran masuk informasi, informasi penting cenderung terkubur.
Di kantor, orang di sebelahku bertanya, "Apa yang terjadi dengan itu?" Anda dapat mendengarnya, tetapi jika tidak ada rekaman dari jarak jauh, mungkin perlu waktu berjam-jam untuk memeriksanya. Memo tersebut adalah "otak eksternal" dari pekerja jarak jauh.
Masalah khusus pekerjaan jarak jauh:
- Peningkatan komunikasi asinkron kemungkinan menyebabkan "mengatakan dan tidak mengatakan"
- Saya lelah dengan Zoom dan saya tidak mau merekam setelah rapat
- Jika Anda tidak memvisualisasikan kemajuan Anda, sulit untuk dievaluasi
- Batas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi mudah kabur
- Sangat mudah untuk berpikir karena kesepian
Teknik 1: Komunikasi dan memo asinkron
Pekerjaan jarak jauh berfokus pada komunikasi asinkron melalui Slack dan email. Namun, jika Anda menulis di Slack seperti yang dapat Anda pikirkan, informasinya akan terfragmentasi dan tidak akan disampaikan kepada pihak lain.
Aturan memo asinkron:
- Sebelum memposting di Slack, pertama-tama atur poin utama di aplikasi memo
- Menulis dengan set 3 dari "latar belakang", "persyaratan" dan "tindakan yang diharapkan"
- Menyadari zona waktu pihak lain, Pertanyaan dirangkum dalam pesan 1
- Tentukan di awal apakah itu "FYI (informasi referensi)" atau "tindakan yang diperlukan"
Teknik 2: Zoom Meeting 30 Ringkasan Kedua
Dalam pekerjaan jarak jauh, tidak jarang ada pertemuan Zoom dari 5 hingga 8 pada hari-hari 1. Jika rapat berlangsung terus menerus, isi rapat sebelumnya akan ditimpa oleh rapat berikutnya.
Cara menulis ringkasan rapat Zoom:
- Tulis catatan dalam 30 detik segera setelah menutup Zoom (sebelum pertemuan berikutnya)
- Konten yang akan ditulis hanya 3 poin: Keputusan, item tindakan, jadwal berikutnya
- Kirim ke diri Anda sendiri melalui email dan daftarkan nanti dengan label Gmail
- Jika ada rekaman Zoom, harap lampirkan rekaman URL ke memo
SimpleMemo terbuka dalam 0.4 detik, diukur pada iPhone 16e saat aplikasi sudah dimuat, lalu mengirim email dengan satu ketukan. Setelah menutup Zoom, Anda dapat langsung mengirim ringkasannya.
Teknik 3: Log Akuntabilitas Diri
Dalam pekerjaan jarak jauh, atasan dan kolega Anda tidak dapat melihat pekerjaan Anda. " Anda memerlukan mekanisme untuk merekam diri Anda dan membagikan secara teratur apa yang Anda lakukan.
Cara menulis log akuntabilitas diri:
- Pagi 9 waktu: Kirim email ke diri sendiri TODO3 hari ini
- Waktu 12 siang hari: memo baris 1 dari kemajuan pagi
- Waktu 17 malam: Catat pencapaian hari ini dengan Selesai/Melakukan/Diblokir
- Rangkum laporan mingguan di akhir pekan dan bagikan dengan atasan Anda
Jika Anda mengumpulkan log ini, Anda dapat menyajikan "apa yang telah Anda lakukan dalam enam bulan terakhir" sebagai data spesifik dalam wawancara evaluasi.
Teknik 4: "Mulai Memo" dan "Akhiri Memo" pekerjaan
1, tantangan terbesar bekerja dari rumah, adalah perasaan "tidak menyelesaikan pekerjaan". Karena tidak ada pemisahan fisik dari perjalanan, saya memeriksa Slack bahkan di 10 di malam hari.
"Catatan Awal" dan "Catatan Akhir" menyelesaikan masalah ini:
- Mulai memo (pagi): "Mari kita mulai pekerjaan hari ini. TOP hari ini adalah 〇〇" → Kirim email ke dirimu sendiri
- Memo akhir (malam): "Saya akan menyelesaikan pekerjaan hari ini. Selesai: 〇〇 / Carryover: 〇〇 / Prioritas utama besok: 〇〇" → Kirim email ke diri sendiri
Email 2 ini akan menggantikan "pergi bekerja" dan "pergi bekerja". Setelah mengirim catatan akhir, matikan notifikasi Slack dan matikan mode kerja secara sadar.
Teknik 5: Metode Manajemen Memo Nol Kotak Masuk
Informasi kerja jarak jauh tersebar di beberapa alat seperti Slack, Zoom, Mail, Google Docs, dan Notion. Solusi untuk masalah ini adalah strategi "membuat email sebagai titik agregasi catatan".
Inbox ZeroLangkah-langkah manajemen memo:
- Kirim semua catatan ke email Anda dengan SimpleMemo
- Filter Gmail secara otomatis mendistribusikan "dari: simplememo" ke label "memo"
- Memproses email label memo yang belum diproses dalam 15 menit setiap pagi: Tindakan, migrasi, arsip
- Hal-hal yang memerlukan tindakan melekat pada bintang, dan informasi referensi ada di arsip
- Jika label "Memo" kosong, capai Inbox Zero
Dengan metode ini, semua informasi yang diperoleh di Slack, Zoom, dan 1on1 dikumpulkan ke dalam email dan dapat dikelola di tempat 1.
Selain itu, juga efektif untuk mempromosikan budaya memo di seluruh tim karena sulit untuk berbagi "pengetahuan diam-diam" dalam pekerjaan jarak jauh. Beberapa tim memperkenalkan alat basis pengetahuan seperti Obsidian, tetapi hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat kebiasaan memo pribadi. Jika Anda mengadopsi kebiasaan memposting "Pembelajaran Hari Ini" di saluran bersama bahkan di baris 1 di akhir setiap hari, basis pengetahuan seluruh tim akan dibangun secara alami. Mekanisme mengubah catatan pribadi menjadi aset tim adalah kunci untuk menghilangkan kesenjangan informasi di organisasi jarak jauh.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Mengapa sulit mengelola catatan dalam pekerjaan jarak jauh?
Dalam pekerjaan jarak jauh, ada banyak saluran masuk informasi (Slack, Zoom, email, Teams, dll.), sehingga lebih mudah untuk menyebarkan catatan. Selain itu, karena Anda tidak dapat dengan mudah memeriksa kursi di sebelah Anda seperti di kantor, akurasi dan kelengkapan memo lebih penting.
Apakah Anda punya tips untuk membuat catatan pada rapat Zoom secara efisien?
Siapkan pertanyaan 3 sebelum rapat dan arahkan aplikasi memo di sisi layar. Alih-alih mencoba menulis semuanya, saya berfokus pada keputusan, item tindakan, dan poin 3 yang dijadwalkan untuk waktu berikutnya. Paling efisien untuk mengirim email kepada diri sendiri ringkasan dalam 30 detik segera setelah rapat.
Apakah ada teknik memo untuk menjaga batas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi saat bekerja dari rumah?
Efektif untuk mengklarifikasi awal dan akhir pekerjaan dengan "memo awal" di pagi hari dan "memo akhir" di malam hari. Tulis TODO hari ini di memo awal, tulis laporan penyelesaian dan prioritas hari berikutnya di memo akhir, dan kirimkan ke diri Anda sendiri melalui email untuk beristirahat.
Artikel terkait
