تقنية مذكرة كفاءة العمل 7 اختيار
دليل عملي لرجال الأعمال
هذه الصفحة مترجمة آليًا من الأصل الياباني. اقرأ الأصل الياباني
"أنا أقوم بتدوين الملاحظات، ولكن لا يمكنني الحصول على عمل." ذلك لأن الطريقة التي تقوم بها بتدوين الملاحظات ليست مدمجة في سير عمل عملك. من التحضير للاجتماع إلى سجلات القرار والمتابعة، سنشرح تقنيات مذكرة 7 التي ترتبط مباشرة بنتائج العمل.
شرح شامل لاختيار 7 لتقنيات المذكرة التي ترتبط مباشرة بكفاءة العمل. المذكرات العملية التي يمكن استخدامها في مجال الأعمال، مثل ملاحظات التحضير للاجتماعات وسجلات القرارات وعناصر إجراءات المتابعة وملاحظات تقدم المشروع.
حول 1 بعد سنوات من بدء ممارسة تقنية المذكرة بوعي، كان الشيء الأكثر فعالية هو تعتيد "مذكرة 30 الثانية بعد الاجتماع". من خلال إرسال القرارات والإجراءات التالية فقط إليك على الفور باستخدام SimpleMemo، تم تحسين دقة مراجعتك الأسبوعية بشكل واضح.
Memo 1: "3 Questions" مذكرة قبل الاجتماع
يشارك العديد من رجال الأعمال في الاجتماعات "بشكل سلبي". ما عليك سوى إعداد أسئلة 3 مقدما، وستتغير كثافة الاجتماع بشكل كبير.
أسئلة 3 للكتابة قبل الاجتماع:
- ما الذي يجب اتخاذ قراره في هذا الاجتماع؟ (توضيح الغرض)
- ما هي المعلومات التي يمكنني تقديمها؟ (التحضير للمساهمة)
- ما الإجراء الذي يجب أن أتخذه بعد الاجتماع؟ (افتراض الخروج)
سأكتب هذا 3 في مذكرة قبل 5 للاجتماع وأرسلها لي عبر البريد الإلكتروني. خلال الاجتماع، سنركز على ملء الإجابات على أسئلة 3 هذه.
Memo 2: 30 المذكرة الثانية بعد الاجتماع
30 ثانية مباشرة بعد نهاية الاجتماع هي اللحظة التي تكون فيها المعلومات أحدث. اكتب فقط نقاط 3 التالية في هذه الثانية 30:
- القرار(ما تم تحديده)
- عنصر الإجراء(من، ماذا، متى)
- الجدول التالي(متى يكون الاجتماع التالي)
لا داعي لكتابة محضر مثالي. إذا التزمت بهذه النقاط الـ 3، فستحتفظ بالمعلومات التي تحتاجها للتحرك بعد الاجتماع.
Memo 3: سجل القرار
أكثر ما أندم عليه في العمل هو المشهد الذي لا أتذكر فيه لماذا اتخذت هذا القرار في ذلك الوقت. سجل القرار هو طريقة لا تسجل "نتائج" القرارات المهمة فحسب، بل أيضا "الأسباب" و"البدائل".
عنصر سجل القرار:
- التاريخ والوقت: متى تقرر
- القرار: ما تقرر
- السبب: لماذا قمت بهذا الاختيار
- البديل المرفوض: ما هي الخيارات الأخرى الموجودة
- الأطراف ذات الصلة: من شارك
- تاريخ المراجعة: متى ننظر إلى النتائج
تقنية المذكرة 4: مذكرة عمل المتابعة
الثقة في العمل مبنية من خلال "الوفاء بالوعود". مذكرة إجراء المتابعة هي طريقة لإدارة جميع الالتزامات في 1.
كيفية كتابة مذكرة متابعة:
- ابدأ بالفعل ("إرسال"، "تأكيد"، "إنشاء"، "اتصال")
- حدد الشخص المسؤول (@ notation)
- تأكد من إدخال الموعد النهائي
- عند الانتهاء، قم بإزالة النجمة (العلامة إذا كانت Outlook)
إذا أرسلته إلى البريد الإلكتروني، يمكنك إدراج الإجراءات غير المكتملة في "نجمة" Gmail أو "العلم" ل Outlook. يرجى أيضا الرجوع إلى أمثلة على استخدام إدارة مهام العمل.
Memo art 5: "ملخص التقدم" ليوم 1 5 دقيقة
عندما يتم تشغيل مشاريع متعددة، "ماذا حدث لهذا المشروع الآن؟" يحدث بشكل متكرر. "ملخص التقدم" المكتوب في 5 دقيقة قبل الإغلاق كل يوم يحل هذه المشكلة.
نموذج ملخص التقدم:
- تم (مكتمل): اكتمل اليوم
- القيام (قيد التقدم): ما هو قيد التقدم حاليا
- محظور (حظر): توقف وتعطيل
- التالي (التالي): أشياء للقيام بها غدا
إذا أرسلت هذا إلى نفسك عبر البريد الإلكتروني، يمكنك التحقق من "إلى أي مدى فعلت بالأمس" في صباح اليوم التالي وبدء اندفاعة.
Memo 6: 1on1 مذكرة الاجتماع
1on1 كثير من الناس لا يسجلون محتويات الاجتماع، ولكن هذا مضيعة للغاية. إذا لم تسجل التعليقات من رئيسك في العمل، ومخاوف مرؤوسيك، واتجاه حياتك المهنية، فسوف تنساها بالتفصيل.
1on1 نقاط مذكرة:
- اكتب البيان المهم الذي قاله الطرف الآخر كما هو ("قال السيد 〇〇 ~")
- اكتب الانزعاج والوعي الذي شعرت به
- حدد ما وعدت به (في اتجاهين)
- اكتب ما يجب تأكيده في 1on1 التالي
مثال استخدام مذكرة الاجتماع قالب مذكرة 1on1.
Memo 7: مذكرة مراجعة أسبوعية
سنقوم بإجراء "المراجعة الأسبوعية" ل GTD بتنسيق مذكرة. من المثالي القيام ب 15 كل يوم جمعة قبل نهاية العمل، أو ليلة الأحد.
قالب مذكرة المراجعة الأسبوعية:
- نتائج هذا الأسبوع 3: ما الذي حققته بالضبط
- تعلم هذا الأسبوع 1: أهم وعي
- مهمة غير مكتملة: الأشياء التي يجب ترحيلها (اكتب السبب أيضا)
- أهم مهمة الأسبوع المقبل 3: مع الأولوية
- ما تريد تحسينه 1: نقاط تحسين العملية
إذا جمعت هذه المذكرة الأسبوعية، فسيكون من الأسهل بكثير النظر إلى الوراء شهريا وربع سنوي. يمكن أيضا استخدامه مباشرة للتحضير لمقابلة التقييم.
الأسئلة الشائعة
ما هي تقنية مذكرة العمل الأكثر فعالية؟
الأكثر فعالية هو "30 المذكرة الثانية بعد الاجتماع". بعد الاجتماع مباشرة، اكتب القرار والإجراء التالي في ثوان 30 وأرسله إلى نفسك عبر البريد الإلكتروني. هذا وحده يحسن بشكل كبير من إنتاجية الاجتماع.
هل لديك أي نصائح لمقابلة المذكرات؟
قم بإعداد "أسئلة 3" قبل الاجتماع، وقم بتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع من خلال التركيز فقط على القرارات وعناصر العمل. الحيلة ليست محاولة كتابة كل شيء، ولكن تسجيل المعلومات التي ستؤدي إلى اتخاذ إجراء لاحقا فقط.
إلى أي مدى ستزداد كفاءة العمل بمذكرة؟
يعتمد مقدار ارتفاعه على محتوى العمل، ولا يمكنه إظهار رقم موحد. من السهل أن تشعر بالتأثير عند كتابة القرارات ومتابعة الاجتماع وحتى إنشاء آلية للنظر إلى الوراء.
مقالات ذات صلة
الصفحات ذات الصلة
المراجع
- Allen, D. (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin Books. (الترجمة اليابانية: «البداية مع GTD: التنظيم دون توتر»، Futami Shobo). المرجع الأصلي لمنهج GTD. معلومات المؤلف عن الكتاب، بما فيها الطبعات اللاحقة
- مارك، جي. وآخرون. (2008). وقائع مؤتمر SIGCHI حول العوامل البشرية في أنظمة الحوسبة، 107-110. DOI
- دراكر، P.F. (1999). "إنتاجية عمال المعرفة: التحدي الأكبر" مراجعة إدارة كاليفورنيا، 41(2)، 79-94. DOI
- بادلي، أ. (2003). "الذاكرة العاملة: النظر إلى الوراء والتوقعات" الطبيعة تستعرض علم الأعصاب، 4(10)، 829-839. DOI