Trabalho remoto Técnica de gerenciamento de memorandos
Como aumentar a produtividade em casa 5
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Com o trabalho remoto, não haverá "pequena conversa" no escritório. Portanto, o gerenciamento de informações por meio de memorandos se torna mais importante do que o trabalho de escritório. Comunicação assíncrona, reuniões on-line, autogestão e limites de trabalho. Apresentaremos métodos 5 para resolver problemas específicos para trabalhar em casa com notas.
Explicação das técnicas de gerenciamento de memorandos para trabalho remoto e trabalho em casa. Técnicas práticas 5, como memorandos de comunicação assíncronos, notas de reunião do Zoom, registros de auto-responsabilidade e notas de limite de trabalho e privado.
No trabalho remoto, já que você não pode verificar novamente no assento ao seu lado, é mais valioso deixar o que você decidiu no local. Se você enviar os pontos principais para si mesmo imediatamente após a reunião, será um material para confirmar "dito e não dito" mais tarde.
Por que as notas são importantes no trabalho remoto
Slack, Zoom, Teams, Mail, Google Docs - Se houver muitos canais de entrada de informações, informações importantes tendem a ser enterradas.
No escritório, pergunte à pessoa ao seu lado: "O que aconteceu com isso?" Você pode ouvir isso, mas se não houver registro remotamente, pode levar horas para verificar. O memorando é o "cérebro externo" do trabalhador remoto.
problemas específicos de trabalho remoto:
- O aumento da comunicação assíncrona facilita "dizer e não dizer"
- Fadiga do zoom faz com que a gravação após a reunião seja negorda
- Se você não visualizar seu progresso, é difícil ser avaliado
- A fronteira entre trabalho e vida privada é facilmente borrada
- É fácil pensar com orgulho da solidão
Técnica 1: Comunicação assíncrona e memorando
O trabalho remoto se concentra na comunicação assíncrona via Slack e e-mail. No entanto, se você escrever no Slack como você pode imaginar, as informações serão fragmentadas e não serão transmitidas à outra parte.
Regras de memorando assíncrono:
- Antes de postar no Slack, primeiro organize os pontos principais no aplicativo de memorandos
- Escreva com o conjunto 3 de "fundo", "requisitos" e "ação esperada"
- Ciente do fuso horário da outra parte, As perguntas são agregadas na mensagem 1
- Especifique no início se é "FYI (informações de referência)" ou "ação necessária"
Técnica 2: Reunião Zoom 30 Segundo Resumo
No trabalho remoto, não é incomum que as reuniões 5 para 8 Zoom sejam realizadas no 1. Se a reunião for contínua, o conteúdo da reunião anterior será substituído pela próxima reunião.
Como escrever um resumo da reunião do Zoom:
- Escreva uma nota em 30 segundos imediatamente após fechar o Zoom (antes da próxima reunião)
- Escreva apenas pontos 3: Decisões, itens de ação, próximo cronograma
- Envie para si mesmo por e-mail e liste-o mais tarde com o rótulo Gmail
- Se houver uma gravação do Zoom, a gravação URL também está anexada ao memorando
Com SimpleMemo, ele pode ser ativado em 0.4 segundos (iPhone 16e, medição real da ativação quente) e enviá-lo para um e-mail com um toque. Assim que você fechar o Zoom, você pode enviar um resumo.
Técnica 3: Registro de Autoresponsabilidade
Com o trabalho remoto, seu chefe e colegas não podem ver seu trabalho. Você precisa de um mecanismo para gravar a si mesmo e compartilhar regularmente o que estava fazendo.
Como escrever um registro de auto-responsabilidade:
- Morning 9 time: Envie o e-mail TODO3 de hoje para si mesmo
- Dia 12: 1 nota de linha do progresso da manhã
- Noite 17: Registre os resultados de hoje com Concluído/Fazendo/Bloqueado
- Resuma relatório semanal no fim de semana e compartilhe com seu chefe
Se você acumular este registro, poderá apresentar "o que fez nos últimos seis meses" como dados específicos na entrevista de avaliação.
Técnica 4: "Memorando de Início" e "Memorando de Fim" do trabalho
1, o maior problema de trabalhar em casa, é a sensação de "não terminar o trabalho". Como não há separação física de deslocamento, eu verifico o Slack mesmo no 10 à noite.
A "Nota Inicial" e a "Nota Final" resolvem este problema:
- Iniciar memorando (manhã): "Começarei o trabalho de hoje. O TOP de hoje é 〇〇" → Envie um e-mail para si mesmo
- Memorando final (noite): "Estou terminando o trabalho de hoje. Concluído: 〇〇 / Transporte: 〇〇 / Prioridade máxima de amanhã: 〇〇" → Envie um e-mail para si mesmo
Este e-mail 2 substitui "ir trabalhar" e "sair do trabalho". Depois de enviar a nota final, desative as notificações do Slack e desative conscientemente o modo de trabalho.
Técnica 5: Método de Gerenciamento de Memo Zero da Caixa de Entrada
As informações de trabalho remoto estão espalhadas por várias ferramentas, como Slack, Zoom, Mail, Google Docs e Notion. A solução para esse problema é a estratégia de "tornar o e-mail um ponto de agregação de notas".
Caixa de Entrada ZeroProcedimentos de Gerenciamento de Memorandos:
- Envie todas as notas para o seu e-mail com SimpleMemo
- O filtro Gmail distribui automaticamente "de: simplememo" para o rótulo "memo"
- Processar e-mails não processados de etiquetas de memorando em 15 minutos todas as manhãs: Ação, migração, arquivo
- Aqueles que exigem ação serão iniciados e as informações de referência serão arquivadas
- Se a etiqueta "Memo" estiver vazia, a Caixa de Entrada Zero será alcançada
Com este método, todas as informações obtidas no Slack, Zoom e 1on1 são agregadas no e-mail e podem ser gerenciadas em 1 lugares.
Além disso, também é eficaz promover a cultura de memorandos em toda a equipe, pois é difícil compartilhar "conhecimento tácito" no trabalho remoto. Algumas equipes apresentam ferramentas de base de conhecimento, como Obsidian, mas a primeira coisa a fazer é estabelecer hábitos de memorando pessoal. Se você adotar o hábito de postar "Aprendizado de Hoje" no canal compartilhado, mesmo na linha 1 no final de cada dia, a base de conhecimento de toda a equipe será naturalmente construída. O mecanismo de conversão de notas pessoais em ativos da equipe é a chave para eliminar a lacuna de informações em organizações remotas.
Perguntas Frequentes
Por que é difícil gerenciar notas no trabalho remoto?
No trabalho remoto, há muitos canais de entrada de informações (Slack, Zoom, mail, Teams, etc.), por isso é mais fácil espalhar notas. Além disso, como você não pode fazer o check-in facilmente no assento ao seu lado como no escritório, a precisão e a integridade do memorando são mais importantes.
Você tem alguma dica para fazer anotações em reuniões do Zoom de forma eficiente?
Prepare 3 perguntas antes da reunião e mantenha o aplicativo de notas aberto ao lado da tela. Em vez de tentar escrever tudo, concentre-se em 3 pontos: decisões, ações a realizar e próximos compromissos. Logo após a reunião, a forma mais eficiente é enviar um resumo para seu próprio e-mail em 30 segundos.
Existe uma técnica de memorando para manter os limites entre trabalho e vida privada enquanto trabalha em casa?
É eficaz esclarecer o início e o fim do trabalho com o "memorando de início" pela manhã e o "memorando de fim" à noite. Escreva o TODO de hoje no memorando inicial, escreva o relatório de conclusão e as prioridades do dia seguinte no memorando final e envie-o para si mesmo por e-mail para fazer uma pausa.
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