Técnica de gestión de notas de trabajo remoto
5 Formas de aumentar la productividad del trabajo desde casa
Esta página es una traducción automática del original en japonés. Leer el original en japonés
Con el trabajo remoto, no habrá "pequeña conversación" en la oficina. Por lo tanto, la gestión de la información a través de notas se vuelve más importante que el trabajo de oficina. Comunicación asíncrona, reuniones en línea, autogestión y límites de trabajo. Introduciremos los métodos 5 para resolver problemas específicos para trabajar desde casa con notas.
Explicación de las técnicas de gestión de notas para el trabajo remoto y el trabajo desde casa. Técnicas prácticas de 5 como notas de comunicación asíncronas, notas de reuniones de Zoom, registros de autoresponsabilidad y notas de límites de trabajo y privados.
En el trabajo remoto, ya que no puedes revisar de nuevo en el asiento a tu lado, es más valioso dejar lo que has decidido en el acto. Si te envías los puntos principales inmediatamente después de la reunión, será un material para confirmar "dicho y no decir" más tarde.
Por qué las notas son importantes en el trabajo remoto
Slack, Zoom, Teams, Mail, Google Docs - Si hay muchos canales de entrada de información, la información importante tiende a ser enterrada.
En la oficina, le pregunté a la persona a mi lado: "¿Qué pasó con eso?" Puedes escuchar eso, pero si no hay registro de forma remota, puede llevar horas comprobarlo. La nota es el "cerebro externo" del trabajador remoto.
problemas específicos del trabajo remoto:
- Es probable que el aumento en la comunicación asíncrona cause "dijo y no decir"
- La fatiga de Zoom hace que la grabación después de la reunión sea insignificante
- Si no visualizas tu progreso, es difícil ser evaluado
- La frontera entre el trabajo y la vida privada se difumina fácilmente
- Es fácil pensar desde la soledad
Técnica 1: Memo de comunicación asíncrona
El trabajo remoto se centra en la comunicación asíncrona a través de Slack y correo electrónico. Sin embargo, si escribes en Slack como se te ocurra, la información se fragmentará y no se transmitirá a la otra parte.
Reglas de nota asíncrona:
- Antes de publicar en Slack, primero organiza los puntos principales en la aplicación de notas
- Escriba con el conjunto 3 de "fondo", "requisitos" y "acción esperada"
- Consciente de la zona horaria de la otra parte, Las preguntas se resumen en el mensaje 1
- Especifique al principio si es "FYI (información de referencia)" o "acción requerida"
Técnica 2: Reunión de Zoom 30 Segundo Resumen
En el trabajo remoto, no es raro que las reuniones de Zoom de 5 a 8 se incluyan en 1 días. Si la reunión es continua, el contenido de la reunión anterior será sobrescrito por la siguiente reunión.
Cómo escribir un resumen de una reunión de Zoom:
- Escribe una nota en 30 segundos inmediatamente después de cerrar Zoom (antes de la próxima reunión)
- El contenido a escribir es solo 3 puntos: Decisiones, elementos de acción, próximo calendario
- Envíalo a ti mismo por correo electrónico y enuméralo más tarde con la etiqueta Gmail
- Si hay una grabación de Zoom, la grabación URL también está adjunta a la nota
Con SimpleMemo, se puede activar en 0.4 segundos (iPhone 16e, medición real de la activación caliente) y enviarlo a un correo electrónico con un solo toque. Tan pronto como cierres Zoom, puedes enviar un resumen.
Technic 3: Registro de autoresponsabilidad
En el trabajo remoto, tu jefe y colegas no pueden ver tu trabajo. " Necesitas un mecanismo para grabarte a ti mismo y compartir regularmente lo que estabas haciendo.
Cómo escribir un registro de responsabilidad personal:
- Buenos días 9: Envíate un correo electrónico al TODO3 de hoy
- Día 12: 1 nota de línea del progreso de la mañana
- Noche 17 tiempo: Registra los logros de hoy con Done/Doing/Blocked
- Resuma informe semanal los fines de semana y compártelo con tu jefe
Si acumula este registro, puede presentar "lo que ha hecho en los últimos seis meses" como datos específicos en la entrevista de evaluación.
Técnica 4: Work "Start Memo" y "End Memo"
1, el mayor desafío de trabajar desde casa, es la sensación de "no terminar el trabajo". Debido a que no hay separación física de desplazamientos, reviso Slack incluso en 10 por la noche.
La "Nota inicial" y la "Nota final" resuelven este problema:
- Nota de inicio (mañana): "Empezaré el trabajo de hoy. El TOP de hoy es 〇〇" → Envíate un correo electrónico a ti mismo
- Nota final (noche): "Voy a terminar el trabajo de hoy. Completado: 〇〇 / Traslado: 〇〇 / Prioridad máxima de mañana: 〇〇" → Envíate un correo electrónico a ti mismo
Este correo electrónico 2 reemplazará a "ir al trabajo" y "dejar el trabajo". Después de enviar la nota final, desactiva las notificaciones de Slack y desactiva conscientemente el modo de trabajo.
Técnica 5: Método de gestión de notas sin bandeja de entrada
La información sobre el trabajo remoto está dispersa en múltiples herramientas como Slack, Zoom, Mail, Google Docs, Notion. La solución a este problema es la estrategia de "hacer del correo electrónico un punto de agregación de notas".
Inbox ZeroPasos de gestión de memo:
- Envía todas las notas a tu propio correo con SimpleMemo
- El filtro Gmail distribuye automáticamente "de: simplememo" a la etiqueta "memo"
- Procesar correos electrónicos no procesados de etiquetas de notas en 15 minutos cada mañana: Acción, migración, archivo
- Aquellos que requieren acción están adjuntos a la estrella, y la información de referencia está en el archivo
- Si la etiqueta "Memo" está vacía, consigue Inbox Zero
Con este método, toda la información obtenida en Slack, Zoom y 1on1 se agrega en un correo electrónico y se administra en lugares 1.
Además, también es efectivo promover una cultura de notas en todo el equipo porque es difícil compartir "conocimiento tácito" en el trabajo remoto. Algunos equipos introducen herramientas de base de conocimientos como Obsidian, pero lo primero que hay que hacer es establecer hábitos de notas personales. Si adoptas el hábito de publicar "Today's Learning" en el canal compartido, incluso en la línea 1 al final de cada día, la base de conocimientos de todo el equipo se construirá naturalmente. El mecanismo de conversión de notas personales en activos de equipo es la clave para eliminar la brecha de información en las organizaciones remotas.
Preguntas frecuentes
¿Por qué es difícil administrar notas en el trabajo remoto?
En el trabajo remoto, hay muchos canales de entrada de información (Slack, Zoom, correo electrónico, Teams, etc.), por lo que es más fácil dispersar notas. Además, dado que no se puede registrar fácilmente en el asiento de al lado como en la oficina, la precisión y la integridad de la nota son más importantes.
¿Tienes algún consejo para tomar notas en las reuniones de Zoom de manera eficiente?
Antes de la reunión, prepara 3 preguntas y deja la aplicación de notas abierta a un lado de la pantalla. No intentes anotarlo todo: céntrate en 3 elementos, las decisiones, las acciones y la próxima cita. Enviarte el resumen por correo en 30 segundos justo después de la reunión es la forma más eficiente.
¿Existe una técnica de nota para mantener el límite entre el trabajo y la vida privada mientras se trabaja desde casa?
Es efectivo aclarar el comienzo y el final del trabajo en la "nota de inicio" de la mañana y la "nota de fin" de la tarde. Escriba el TODO de hoy en la nota de inicio, escriba el informe de finalización y las prioridades del día siguiente en la nota final, y envíelo a sí mismo por correo electrónico para hacer un descanso.
Artículos relacionados
