遠端工作 筆記管理術
提高在家辦公生產力的5的方法

Slack、Zoom、Teams、郵件、Google Docs——資訊流入渠道多的話，重要資訊容易被埋沒。

在辦公室裡對旁邊的人說“那個怎麼了？” 雖然可以問，但如果遠端沒有記錄的話，可能需要幾個小時才能確認。 備忘錄是遠端工作者的“外部大腦”。

遠端工作特有的課題：

• 隨著非同步交流的增加，容易發生“說、不說”
• Zoom太累了，會議後的記錄被忽略了
• 如果不把自己的進度視覺化的話，很難被評價
• 工作和私人的界限容易變得模糊
• 從孤獨感開始，容易堂堂正正地思考

遠端工作以Slack和郵件的非同步交流為主。 但是，如果隨心所欲地寫在Slack上的話，資訊就會變得零碎，無法傳達給對方。

非同步備忘錄的規則：

• 在Slack上投稿之前，先用備忘錄軟體整理要點
• 用“背景”“要求”“期待的動作”的3點套裝來寫
• 意識到對方的時區，問題集中到1資訊
• 在開頭註明是“FYI（參考資訊）”還是“需要行動”

在遠端工作中，在1日進行5~8的Zoom會議的情況並不罕見。 會議連續的話，上一個會議的內容會被下一個會議覆蓋。

Zoom會議總結的寫法：

• 關閉Zoom的之後的30秒寫筆記（下次會議之前）
• 寫的內容只有3點：決定事項・行動專案・下次預定
• 透過郵件傳送給自己，稍後用Gmail的標籤列表化
• 如果有Zoom錄影的話，錄影URL也附在備忘錄裡

SimpleMemo的話0.4秒（iPhone 16e・warm啟動的實測）啟動，一鍵傳送郵件即可。 關閉Zoom後，馬上就可以傳送摘要。

在遠端工作中，上司和同事看不到你的工作狀態。“ 需要自己記錄“在做什麼”並定期共享的機制。

自我問責制日誌的寫法：

• 早上9時：今天的TODO3給自己發郵件
• 白天12時：上午的進度1行備忘錄
• 傍晚17時：用Done/Doing/Blocked記錄今天的成果
• 週末作為每週報告總結，分享給上司

積累這個日誌後，可以在評價面談中將“這半年做了什麼”作為具體資料提出來。

在家辦公的最大課題1是“工作沒有結束”的感覺。 因為沒有通勤的物理界限，所以晚上10時也會確認Slack。

解決這個問題的是“開始備忘錄”和“結束備忘錄”：

• 開始備忘錄（早上）：“開始今天的工作。 今天的TOP是〇〇”→給自己發郵件
• 結束備忘錄（傍晚）：“今天的工作結束。 完成: 〇〇 / 結轉: 〇〇 / 明天的首要任務: 〇〇”→ 給自己發郵件

這個2郵件可以代替“上班”和“下班”。 傳送結束備忘錄後，關閉Slack的通知，有意識地關閉工作模式。

遠端工作的資訊散佈在Slack、Zoom、郵件、Google Docs、Notion等多個工具中。 解決這個問題的是“將郵件作為備忘錄的集中點”的戰略。

Inbox Zero備忘錄管理步驟：

1. 所有備忘錄用SimpleMemo傳送到自己的郵件
2. 透過Gmail的過濾器自動將“from: simplememo”分配到“備忘錄”標籤
3. 每天早上的15分鐘，處理備忘錄標籤的未處理郵件：動作化、轉移、存檔
4. 需要行動的帶有星號，參考資訊在存檔中
5. “備忘錄”標籤空了就達成Inbox Zero

這個方法的話，透過Slack、Zoom、1on1獲得的資訊全部彙總到郵件中，可以在1處進行管理。

此外，在遠端工作中很難共享“隱性知識”，因此在整個團隊中推進備忘錄文化也很有效。 雖然也有引進Obsidian這樣的知識庫工具的團隊，但首先要鞏固個人的筆記習慣。 每天下班時，在1行也引入共享頻道上釋出“今天的學習”的習慣，整個團隊的知識庫自然會建立起來。 將個人備忘錄轉化為團隊資產的機制是消除遠端組織資訊差距的關鍵。