إرسال عناصر إجراء الاجتماع إلى البريد الإلكتروني الفوري

المحضر عبارة عن وثيقة تنظم وتشارك "ما تم اتخاذ قرار بشأنه، وما يجب القيام به، وترحيله" بعد الاجتماع. مذكرة الاجتماع التي نتحدث عنها هنا هي التقاط لخط 1 الذي تتركه في يدك أثناء الاجتماع، والغرض الوحيد هو "عدم تسرب عملك". إذا حاولت القيام بذلك 2 باستخدام أدوات 1 في نفس الوقت، فستكون المدخلات أثناء الاجتماع ثقيلة، وفي النهاية، سيكون كلاهما نصف مخبوز.

كيفية كتابة المحاضر نفسها والأنواع التي يمكن استخدامها للنسخ واللصق ملخصة في مذكرة الاجتماع ونموذج مذكرة الاجتماع 5 Selection. تتعامل هذه الصفحة فقط مع 30 ثانية من فتح التطبيق إلى الإرسال أثناء الاجتماع.

خط 3 هذا يكفي للكتابة أثناء الاجتماع. لن يستمر التنسيق الذي يستغرق أكثر من 10 ثانية للكتابة خلال الاجتماع.

وصلت المذكرة المرسلة خلال الاجتماع إلى صندوق الوارد، لذا فإن الشيء الوحيد الذي يجب القيام به بعد الاجتماع هو "اجعل إجراءك الخاص مهمة" و"إرسال إجراءات الآخرين" 2. إذا كنت تستخدم Obsidian، فيمكنك البحث عن طريق اسم الاجتماع لاحقا لأنه سيتم إضافته إلى المستودع فقط عن طريق إرساله عبر البريد الإلكتروني. النقطة الأساسية لهذا الاستخدام هي أنه ليس عليك التفكير في ما يجب تنظيمه وأين تنظمه خلال الاجتماع.

1. إعداد التطبيق قبل الاجتماع — افتح SimpleMemo قبل بدء الاجتماع. إذا كتبت "[اسم الاجتماع]" على السطر 1، فسيصبح الموضوع، مما يسهل البحث عن رسائل البريد الإلكتروني لاحقا.
2. أدخل عنصر الإجراء بمجرد اتخاذ قراره - أدخله في التطبيق بمجرد تحديد الشخص المسؤول والموعد النهائي والمحتوى أثناء الاجتماع. " أدخل بتنسيق موجز مثل "السيد تاناكا → إعداد المستندات → حتى يوم الجمعة".
3. إرسال رسالة بريد إلكتروني بنقرة واحدة — أرسل بنقرة واحدة بعد الدخول. كرر ذلك في كل مرة يظهر فيها عنصر إجراء أثناء متابعة الاجتماع. يكتمل الإرسال بنقرة واحدة.
4. المتابعة عبر البريد الإلكتروني بعد الاجتماع — تحقق من صندوق الوارد الخاص بك بعد الاجتماع. انظر مرة أخرى إلى عناصر الإجراء المرسلة في القائمة، واطلب الشخص المسؤول عن طريق البريد الإلكتروني، وحدد موعدا نهائيا على التقويم.
5. المشاركة مع الفريق وإعادة التوجيه — بمجرد إعادة توجيه الرسالة التي وصلتك، يمكنك مشاركة بنود العمل مع أعضاء فريقك. ومن السهل أيضًا نقلها إلى أداة محاضر الاجتماعات.