Contoh penggunaan / Memo rapat


Kirim item tindakan rapat ke email di tempat

Halaman ini diterjemahkan secara otomatis dari bahasa Jepang. Baca versi asli berbahasa Jepang

Pernahkah Anda melupakan item tindakan yang diputuskan selama rapat sambil berpikir "mari kita atur nanti"? Dengan SimpleMemo, Anda dapat merekam item tindakan dalam email tanpa menghentikan alur rapat dengan memulai 0.4 detik (iPhone 16e・pengukuran aktual aktivasi hangat) dan transmisi satu ketukan.

Penulis: AI ATAKA

Alur kerja yang ideal untuk memo rapat
Dalam rapat: Masukkan keputusan → Kirim dengan satu ketukan → Menerima melalui email → Tindak lanjuti setelah rapat → Arsipkan setelah selesai

3 masalah besar dalam memo rapat

Masalah 1: Membuka kembali risalah rapat terasa merepotkan
Meskipun sudah dirangkum dengan rapi di alat risalah rapat, membukanya kembali untuk memeriksa terasa merepotkan. Akibatnya, rapat berikutnya tiba sementara item tindakan belum dijalankan.
Masalah 2: Sulit mengoperasikan alat memo selama rapat
Dokumen Notion dan Google cocok untuk pengoperasian PC, tetapi perlu waktu untuk memulai untuk membuat catatan dengan cepat di ponsel cerdas Anda. Itu akan menghalangi percakapan dalam rapat.
Masalah 3: Tugas dan email dipisahkan
Bahkan jika item tindakan masuk ke alat tugas, itu tidak dapat dilihat dalam pemeriksaan email harian. Jika Anda mengirimkannya melalui email, Anda akan melihatnya secara alami.

Memo dan risalah rapat berbeda - Halaman ini membahas "30 detik selama rapat"

Risalah adalah dokumen yang menyusun dan membagikan "apa yang telah diputuskan, apa yang harus dilakukan, dan apa yang harus dibawa" setelah pertemuan. Memo rapat yang kita bicarakan di sini adalah tangkapan garis 1 yang Anda tinggalkan di tangan Anda selama rapat, dan satu-satunya tujuan adalah untuk "tidak membocorkan tindakan Anda". Jika Anda mencoba melakukan 2 ini dengan alat 1 pada saat yang sama, masukan selama rapat akan menjadi berat, dan pada akhirnya, keduanya akan setengah matang.

Cara menulis risalah itu sendiri dan jenis yang dapat digunakan dengan menyalin dan menempel dirangkum dalam Memo Rapat dan Templat Memo Rapat 5 Selection. Halaman ini hanya berurusan dengan 30 detik dari membuka aplikasi hingga mengirim selama rapat.

Format baris 3 "Siapa, apa, kapan"

Baris 3 ini cukup untuk ditulis selama rapat. Format yang membutuhkan waktu lebih dari 10 detik untuk ditulis tidak akan berlanjut selama rapat.

tipe
[Nama pertemuan] Siapa → Apa → Oleh kapan
Contoh
[Reguler 9/2] Tanaka → Penciptaan ulang kutipan → 9/5 (Jumat) Saya sendiri → Kirim kandidat jadwal ke pihak lain → Hari ini
  • subjek sebagai nama rapat, Anda dapat mencari berdasarkan unit konferensi di kotak masuk Anda.
  • Tulis tindakan Anda sebagai "sendiri". Pada premis bahwa tindakan orang lain akan diteruskan nanti, letakkan nama orang yang bertanggung jawab di awal.
  • Batas waktu adalah sampai hari dalam semingguTulis. " Di "minggu depan", saya tidak bisa bergerak ketika saya kembali ke kotak masuk.
  • Jika Anda bingung, kasus 1 1. Tidak apa-apa untuk menggabungkan beberapa baris, tetapi jika Anda ingin meneruskannya, lebih mudah untuk memisahkannya.

Cara menggunakan berdasarkan jenis rapat

1on1
Jangan meringkas kata-kata pihak lain, biarkan seperti di baris 1. " Jadikan hanya "apa yang harus diperiksa lain kali" sebagai tindakan yang ditujukan kepada diri Anda sendiri, dan jangan menulis evaluasi atau kesan. Setelah pertemuan, email 1on1 di kotak masuk akan menjadi riwayat masing-masing pihak.
Regul dan ulasan mingguan
Ini adalah pertemuan di mana aksinya tersebar ke beberapa orang yang bertanggung jawab. Jika Anda mengirim 1 untuk setiap orang yang bertanggung jawab, Anda dapat meneruskannya ke setiap orang yang bertanggung jawab setelah rapat, dan tidak perlu mengatakan "Silakan lihat risalahnya".
Negosiasi pelanggan dan bisnis
Tulis hanya untuk permintaan dan tenggat waktu dari pihak lain. Lebih akurat untuk meringkas konten dan suhu percakapan secara terpisah segera setelah pertemuan. Cara menulis negosiasi bisnisTeknik memo negosiasi bisnisItu dijelaskan di.
Pertemuan Daring (Zoom・Tim)
Tinggalkan PC di layar konferensi dan kirimkan dengan ponsel cerdas Anda. Bahkan selama berbagi layar, pihak lain tidak dapat melihat operasi memo, dan tidak perlu beralih dari aplikasi rapat ke aplikasi memo.

Setelah rapat - Tempat untuk meninggalkan kotak masuk

Memo yang dikirim selama rapat telah tiba di kotak masuk, jadi satu-satunya hal yang harus dilakukan setelah rapat adalah "membuat tindakan Anda sendiri menjadi tugas" dan "meneruskan tindakan orang lain" 2. Jika Anda menggunakan Obsidian, Anda dapat mencari dengan nama pertemuan nanti karena itu akan ditambahkan ke repositori hanya dengan mengirimkannya melalui email. Poin utama dari penggunaan ini adalah Anda tidak perlu memikirkan apa dan di mana harus mengatur selama rapat.

Cara menggunakan langkah-langkah (langkah 5)

  1. Siapkan aplikasi sebelum rapat — Buka SimpleMemo sebelum rapat dimulai. Jika Anda menulis "[nama pertemuan]" pada baris 1, itu akan menjadi subjek, membuatnya lebih mudah untuk mencari email nanti.
  2. Masukkan item tindakan segera setelah diputuskan - Masukkan ke dalam aplikasi segera setelah orang yang bertanggung jawab, tenggat waktu, dan konten diputuskan selama rapat. " Masukkan dalam format yang ringkas seperti "Tuan Tanaka → Persiapan dokumen → Sampai hari Jumat".
  3. Kirim email dengan satu ketukan - Masukkan dan kirim dengan satu ketukan. Ulangi setiap kali item tindakan muncul saat melanjutkan rapat. Pengiriman selesai dengan satu ketukan.
  4. Tindak lanjuti melalui email setelah rapat — Periksa kotak masuk Anda setelah rapat. Lihat kembali item tindakan yang dikirim dalam daftar, minta orang yang bertanggung jawab melalui email, dan tetapkan tenggat waktu di kalender.
  5. Bagikan dan teruskan ke tim — Cukup teruskan email yang diterima untuk membagikan item tindakan kepada anggota tim. Menyalinnya ke alat risalah rapat juga mudah.

Contoh skenario aktual

Skenario 1
Pertemuan proposal dengan klien
Pada pertemuan proposal dengan klien, saya diminta untuk "mengirimkan jadwal terperinci pada Senin depan". Saat Anda mencoba menulisnya di buku catatan, segera masukkan dengan SimpleMemo → kirimkan. Saya memeriksa email saya setelah pertemuan dan dapat langsung mulai membuat jadwal.
Proposal klien tindakan MTG → Jadwal detail dikirim Senin depan → Penanggung jawab: saya
Skenario 2
Pertemuan tinjauan mingguan internal
Beberapa item tindakan muncul dalam tinjauan mingguan. Kirim ke setiap anggota dan teruskan ke setiap anggota setelah rapat. " Tidak perlu mengatakan, "Silakan lihat risalahnya," dan tingkat eksekusi telah meningkat pesat karena item tindakan dikirimkan langsung ke setiap email.
Ulasan mingguan 2026/3/5 [Tanaka] Perbaikan bug → Hingga Kamis [Sato] Ulasan desain → Hingga Rabu [Self] Email laporan kemajuan → Besok
Skenario 3
Pemanfaatan rapat online Zoom
Saat berpartisipasi dalam Zoom di PC Anda, gunakan SimpleMemo di ponsel cerdas Anda untuk merekam item tindakan. Layar PC masih Zoom, buat catatan di ponsel cerdas Anda dan kirimkan. Para peserta bahkan tidak menyadari bahwa mereka sedang membuat catatan.
Zoom MTG Action →API Konfirmasi dokumen besok →Minta umpan balik dari pengguna beta minggu ini

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bukankah tidak sopan menggunakannya selama rapat?

Hanya perlu beberapa detik untuk memulai, memasukkan, dan mengirim, sehingga alur rapat tidak berhenti. Anda dapat merekam item tindakan sambil fokus pada rapat hanya dengan mengoperasikan ponsel cerdas Anda selama beberapa detik.

Dapatkah saya mengirim beberapa item tindakan secara bersamaan?

Ya. Anda dapat memasukkan beberapa item tindakan bersama dengan jeda baris dan mengirim semuanya sekaligus. Sebagai alternatif, Anda dapat mengirimkannya satu per satu dan membaginya menjadi beberapa email.

Bagaimana pembagian perannya dengan alat risalah rapat?

SimpleMemo sangat ideal untuk menangkap item tindakan dengan cepat. Kombinasi mengatur risalah seluruh rapat nanti di Notion atau alat khusus, dan hanya menyisakan item tindakan melalui email instan efektif.

Dapatkah saya menggunakannya untuk rapat online (Zoom, dll.)?

Ya. Anda dapat mengoperasikan SimpleMemo di ponsel cerdas Anda saat menggunakan Zoom di PC Anda. Anda dapat membuat catatan dan mengirimkannya di ponsel cerdas Anda saat Anda sedang rapat di layar PC.

Apa keuntungan mengelola item tindakan melalui email?

Ini akan dikirimkan ke kotak masuk yang Anda gunakan setiap hari, jadi Anda secara alami akan melihat item tindakan tanpa menyadarinya. " Tidak perlu terbiasa "membuka alat khusus", dan Anda dapat memasukkannya ke dalam alur kerja Anda yang ada apa adanya.

Apa bedanya dengan risalah rapat?

Risalah adalah dokumen yang menyusun dan berbagi keputusan, tugas, dan carryover setelah rapat. Memo rapat yang kita bicarakan di sini adalah tangkapan yang meninggalkan tindakan Anda di baris 1 selama rapat, dan berbagi dan penataan ditunda. Cara menulis risalah dijelaskan dalam "Memo Rapat dan Templat Memo Rapat 5 Seleksi".

Apa format minimum untuk menulis selama rapat?

Ini adalah baris 3 dari "Siapa → Apa → Kapan". Jika Anda menggunakan subjek sebagai nama rapat, Anda dapat mencari setiap rapat di kotak masuk, dan jika Anda menulis tenggat waktu hingga hari dalam seminggu, Anda dapat bergerak seperti saat Anda kembali ke kotak masuk.

Bagaimana cara membuat catatan untuk 1on1?

Tinggalkan kata-kata pihak lain seperti yang ada di baris 1, dan hanya mengambil tindakan untuk mengonfirmasi di lain waktu. Jangan menulis evaluasi atau kesan, dan gunakan email 1on1 di kotak masuk sebagai riwayat masing-masing pihak.

Dari pertemuan berikutnya, mari kita tuliskan item tindakan di tempat
Unduhan gratis. Pengaturan akan segera selesai.
Unduh dari App Store

Halaman terkait

Daftar contoh penggunaan Manajemen tugas kerja Memo dan Templat Memo Risalah Rapat Pilihan 5 Teknik memo negosiasi bisnis Kotak Masuk yang harus dilakukan (operasi bintang) Apa itu memo untuk mengirim email kepada diri sendiri Aplikasi pengganti Captio Pertanyaan umum

Referensi

Konten terkait