Toplantı eylem öğelerini e-postaya yerinde gönderin
Bu sayfa Japonca aslından makine çevirisiyle hazırlanmıştır. Japonca aslını okuyun
Toplantıda kararlaştırılan bir işi daha sonra düzenlerim deyip unuttuğunuz oldu mu? SimpleMemo, 0.4 saniyelik başlatma ve tek dokunuşla gönderimle toplantının akışını kesmeden yapılacakları e-postaya kaydetmenizi sağlar. Süre, iPhone 16e üzerinde sıcak başlatmada ölçülmüştür.
3 büyük toplantı notu sorunu
Toplantı notları ve tutanakları farklıdır - Bu sayfa "Toplantı sırasında 30 saniye" ile ilgilidir
Tutanaklar, toplantıdan sonra "neye karar verildiğini, ne yapılması gerektiğini ve aktarılması gerektiğini" yapılandıran ve paylaşan bir belgedir. Burada bahsettiğimiz toplantı notu, toplantı sırasında elinizde bıraktığınız 1 satırının bir görüntüsüdür ve tek amaç "eyleminizi dökmemek"tir. Bu 2'i aynı anda 1 araçlarıyla yapmaya çalışırsanız, toplantı sırasında girdi ağır olacak ve sonunda her ikisi de yarı pişmiş olacaktır.
Tutanakları yazma yöntemi ve kopyalama ve yapıştırma için kullanılabilecek türler Toplantı Notu ve Toplantı Notu Şablonu 5 Seçimi'nde özetlenmiştir. Bu sayfa, uygulamanın açılmasından toplantı sırasında göndermeye kadar yalnızca 30 saniye ile ilgilidir.
3 satır formatı "Kim, ne, ne zaman"
Bu 3 satırı toplantı sırasında yazmak için yeterlidir. Yazması 10 saniyeden fazla süren format toplantı sırasında devam etmeyecektir.
- konusunu toplantı adı olarak bırakırsanız, gelen kutunuzda konferans birimine göre arama yapabilirsiniz.
- Eyleminizi "kendiniz" olarak yazın. Diğer kişilerin eylemlerinin daha sonra iletileceği öncülünde, başlangıçta sorumlu kişinin adını koyun.
- Son tarihi haftanın gününü belirterek yazın. Yalnızca gelecek hafta demek, gelen kutusuna döndüğünüzde harekete geçmeniz için yeterli değildir.
- Kayıp durumundaysanız, 1 vakası 1. Birden fazla satırı birleştirmek sorun değil, ancak bunları iletmek istiyorsanız, onları ayırmak daha kolaydır.
Toplantı türüne göre nasıl kullanılır
Toplantıdan sonra - Gelen kutusundan nereye ayrılmalı
Toplantı sırasında gönderilen not gelen kutusuna ulaştı, bu nedenle toplantıdan sonra yapılacak tek şey "kendi eyleminizi bir görev haline getirmek" ve "başkalarının eylemlerini iletmek" 2. Obsidian kullanıyorsanız, daha sonra toplantı adına göre arama yapabilirsiniz çünkü sadece e-posta ile gönderilerek depoya eklenecektir. Bu kullanımın kilit noktası, toplantı sırasında neyi ve nerede organize edeceğinizi düşünmek zorunda kalmamanızdır.
Adım nasıl kullanılır (5 adımı)
- Toplantıdan önce uygulamayı hazırlayın — Toplantı başlamadan önce SimpleMemo'i açın. 1 satırına "[toplantı adı]" yazarsanız, konu haline gelir ve daha sonra e-postaları aramayı kolaylaştırır.
- Karar verilir verilmez eylem öğesini girin - Toplantı sırasında sorumlu kişiye, son teslim tarihine ve içeriğe karar verilir verilmez uygulamaya girin. " "Bay Tanaka → Belge hazırlama → Cuma gününe kadar" gibi özlü bir biçimde girin.
- Tek dokunuşla e-posta gönderin — Girdikten sonra tek dokunuşla gönderin. Toplantıya devam ederken bir eylem öğesi her göründüğünde tekrarlayın. Gönderme tek dokunuşla tamamlanır.
- Toplantıdan sonra e-posta ile takip — Toplantıdan sonra gelen kutunuzu kontrol edin. Listedeki gönderilen eylem öğelerine tekrar bakın, sorumlu kişiyi e-posta ile isteyin ve takvimde bir son tarih belirleyin.
- Ekibinizle paylaşın ve iletin — Gelen e-postayı iletmeniz, aksiyon maddelerini ekip üyelerinizle paylaşmak için yeterlidir. Toplantı tutanağı aracına aktarmak da kolaydır.
Gerçek senaryo örneği
Sıkça Sorulan Sorular
Bir toplantı sırasında kullanmak kabalık olmaz mı?
Başlatma, giriş ve iletim yalnızca birkaç saniye sürer, bu nedenle toplantının akışı durmaz. Akıllı telefonunuzu birkaç saniye çalıştırarak toplantıya odaklanırken eylem öğelerini kaydedebilirsiniz.
Birden fazla eylem öğesini birlikte gönderebilir miyim?
Evet. Satır sonları ile birlikte birden fazla eylem öğesi girebilir ve hepsini aynı anda gönderebilirsiniz. Alternatif olarak, bunları tek tek gönderebilir ve birden fazla e-postaya bölebilirsiniz.
Toplantı tutanağı araçlarıyla nasıl birlikte kullanılır?
SimpleMemo, eylem öğelerinin hızlı bir şekilde yakalanması için idealdir. Tüm toplantının tutanaklarını daha sonra Notion'de veya özel bir araçta düzenlemenin ve anlık e-posta ile yalnızca eylem öğelerini bırakmanın birleşimi etkilidir.
Çevrimiçi toplantılar için kullanabilir miyim (Zoom, vb.)?
Evet. Bilgisayarınızda Zoom kullanırken SimpleMemo'i akıllı telefonunuzda çalıştırabilirsiniz. PC ekranında bir toplantıdayken notlar alabilir ve bunları akıllı telefonunuzdan gönderebilirsiniz.
Eylem öğelerini e-posta ile yönetmenin avantajları nelerdir?
Her gün kullandığınız gelen kutusuna ulaşacak, böylece farkında olmadan doğal olarak eylem öğelerini göreceksiniz. " "Özel bir araç açma" alışkanlığına girmeye gerek yoktur ve bunu olduğu gibi mevcut iş akışınıza dahil edebilirsiniz.
Toplantı tutanağından farkı nedir?
Tutanaklar, toplantıdan sonra kararları, görevleri ve aktarımları yapılandıran ve paylaşan belgelerdir. Burada bahsettiğimiz toplantı notu, toplantı sırasında eylemlerinizi 1 satırında bırakan bir yakalamadır ve paylaşım ve yapılandırma ertelenir. Tutanakların nasıl yazılacağı "Toplantı Notu ve Toplantı Notu Şablonu 5 Seçimi"nde açıklanmıştır.
Bir toplantı sırasında yazılacak minimum format nedir?
Bu "kim → ne → ne zaman" 3 satırıdır. Konuyu toplantı adı olarak kullanırsanız, gelen kutusundaki her toplantıyı arayabilir ve son tarihi haftanın gününe kadar yazarsanız, gelen kutusuna döndüğünüzde olduğu gibi hareket edebilirsiniz.
1on1 için nasıl not alabilirim?
Diğer kişinin sözlerini 1 satırında olduğu gibi bırakın ve yalnızca bir dahaki sefere onayladığınız işlemi gerçekleştirin. Değerlendirmeler veya izlenimler yazmayın ve gelen kutusundaki 1on1 e-postasını her bir tarafın geçmişi olarak kullanın.
İlgili sayfalar
Kaynakça
- Japonya Verimlilik Derneği (JMA) — Yönetim ve iş geliştirme konusunda eğitim ve anketler yürüten bir kuruluş (resmi web sitesi)
- Japonya Verimlilik Genel Merkezi - Araştırma ve Öneri Faaliyetleri - İşgücü verimliliğinin uluslararası karşılaştırılması gibi anketlerin listesi