تقنية مذكرة التفاوض التجاري
لموظفي المبيعات

BANT هو الإطار الأساسي لمذكرات اجتماعات العمل:

• B (الميزانية/الميزانية):"تصل ميزانية هذا المصطلح إلى 3000000 ين" "الميزانية غير محددة، ولكن سيتم تأمينها في الفترة التالية"
• A (حق السلطة/الموافقة):"الموافقة النهائية هي المدير العام" "للشخص المسؤول الحق الكبير في اتخاذ القرار"
• N (الحاجة/الحاجة): "استجابة النظام الحالي بطيئة" "هناك حاجة ماسة لخفض التكاليف"
• T (الجدول الزمني/الوقت):"القرار خلال الشهر المقبل""أريد تقديمه في هذا الفصل"

إذا كان هناك أي شيء غير واضح بين عناصر 4، فسيكون عنصرا سيتم تأكيده في التفاوض التجاري التالي.

الفرق الأكبر بين أعلى المبيعات والمبيعات العامة هو "ما إذا تم تسجيل بيانات العملاء كما هي أم لا".

أسباب التسجيل في النص الأصلي بدلا من الملخص:

• ينعكس في الاقتراح: إذا كتبت "تلقي كلمة شركتك 〇〇"، فستكون عالقة في الاقتراح
• درجة الحرارة العاطفية:"حسنا، سأفكر في الأمر" مقابل "أريد حقا المضي قدما بشكل إيجابي" مختلف تماما
• التقرير الداخلي: إذا كان هناك "نص أصلي للعميل" في التقرير إلى الرئيس، فهو مقنع للغاية

3 دقائق مباشرة بعد اجتماع العمل هي اللحظة التي تكون فيها كمية المعلومات هي الأكثر. سيتم تسجيل ما يلي على الفور:

• الشعور بدرجة الحرارة الكلية:3 مستوى الساخن/الدافئ/البارد
• رد فعل الشخص الرئيسي:من كان إيجابيا ومن كان متشككا
• الإجراء التالي:"أرسل تقديرا يوم الثلاثاء المقبل""تعديل MTG إضافي مع القسم الفني"
• المخاوف: "الشركة المتنافسة B تأخذ زمام المبادرة" "الموافقة ليست شفافة"

إذا حاولت إدخاله في CRM بعد العودة إلى العمل، فسيكون من السهل تفويت البيانات التفصيلية ودرجة الحرارة. مع SimpleMemo، الذي يمكن البدء في الكتابة في 0.4 ثانية (iPhone 16e، القياس الفعلي للتنشيط الدافئ) من الصنبور، يمكنك إرسال النقاط الرئيسية حتى من المصعد.

يمكن ربط المذكرات المرسلة إليك باستخدام صيغة Captio تلقائيا ب CRM بالطريقة التالية. هناك أيضا فرق مبيعات تبني قاعدة بيانات للتفاوض التجاري باستخدام Notion، ولكن نوع إرسال البريد الإلكتروني بإجراءات أقل مناسب للتسجيل الفوري أثناء الانتقال:

• Salesforce:ربط رسائل بريد إلكتروني محددة تلقائيا بالعملاء المتوقعين باستخدام وظيفة البريد إلى الحالة
• HubSpot:إذا قمت بتعيين وجهة BCC على البريد الإلكتروني HubSpot، فستتم إضافتها تلقائيا إلى سجل جهة الاتصال
• تعاون Zapier: إنشاء سجل CRM عن طريق تشغيل بريد إلكتروني بموضوع معين

إذا قمت بتوحيد قاعدة "اسم العميل [التفاوض التجاري]" في الموضوع، فإن الفرز التلقائي ممكن أيضا.

كل يوم جمعة 15 دقيقة، انظر إلى مذكرة اجتماع العمل في ذلك الأسبوع وقم بتنظيم ما يلي:

• تحديث حالة المشروع: المشاريع المتقدمة، المشاريع المتوقفة
• إجراء الأسبوع المقبل:قائمة العملاء الذين يحتاجون إلى المتابعة
• تحليل النمط الفائز: ما الذي نجح في المشروع الناجح
• تحسينات: مراجعة الطلبات المفقودة

ستكون المذكرات اليومية هي المادة لهذه المراجعة الأسبوعية.

بالإضافة إلى طريقة تسجيل BANT، إذا قمت بدمج إطار عمل 5W1H في مذكرة اجتماع العمل، فلن يكون هناك تسرب للمعلومات، وسيكون الإبلاغ إلى المشرف ومدخلات إدارة علاقات العملاء أكثر سلاسة.

من (من): الحضور والدور

سجل بدقة من كان حاضرا في اجتماع العمل. لا يكفي تبادل بطاقات العمل. دعنا نسجل من خلال ربط الاسم والدور، مثل المدير ساتو (سلطة الموافقة النهائية)، و"الرئيس تاناكا (المسؤول عن التقييم الفني)" و"السيد سوزوكي (المستخدم الميداني). على وجه الخصوص، إذا كنت تعرف موقف كل شخص في تدفق الموافقة، فسيكون من الأسهل التوصل إلى استراتيجية النهج التالية. في المشاريع واسعة النطاق، غالبا ما تشارك أطراف متعددة في صنع القرار.

ماذا (ماذا): جدول الأعمال والاتفاق

سنسجل محتويات اجتماع العمل والمسائل المتفق عليها بشكل منفصل. " دعونا نميز بوضوح بين "ما تحدثنا عنه" و"ما قررناه". على وجه الخصوص، سيكون الاتفاق هو الأساس للمتابعة التالية. سنسجل على وجه التحديد مثل "تم الاتفاق على توفير بيئة تجريبية الأسبوع المقبل" و"تقرر إنشاء نمط 3 للتقدير".

متى: السلسلة الزمنية والموعد النهائي

سجل ليس فقط تاريخ ووقت اجتماع العمل، ولكن أيضا المواعيد النهائية المختلفة التي ذكرها العميل. " الموعد النهائي لتقديم طلبات الميزانية هو نهاية هذا الشهر، "آمل أن أقدمه في بداية الربع المقبل"، و"سيقام عرض المسابقة يوم الثلاثاء المقبل". هذه المعلومات الزمنية هي أهم المعلومات لتحديد مدى إلحاح إجراءك.

أين (أين): مكان اجتماع العمل والمكان التالي

ما الأداة التي يكون مكتب العميل أو الشركة وجها لوجه، أو عبر الإنترنت؟ سأؤكد أيضا موقع اجتماع العمل التالي. في المرة القادمة في مكتب أوساكا مع القسم الفني" و"في المرة القادمة في Teams بدلا من Zoom"، ترتبط معلومات الموقع ارتباطا مباشرا بالترتيب.

لماذا (لماذا): تحديات العميل وتحفيزه

سنسجل الدافع الأساسي لماذا يقضي العملاء الوقت في اجتماع العمل هذا. التحدي السطحي ("النظام البطيء") والدافع الأساسي ("الخسارة للمنافسة بهذا المعدل") هما أمران مختلفان. كلما تعمقت في السبب، كلما كان اقتراحك أكثر إقناعا.

كيف: خطة العمل التالية

سجل "الخطوة التالية" المؤكدة في نهاية اجتماع العمل مع اسم الشخص المسؤول والموعد النهائي. "[ نفسي] أرسل نمط 3 المقدر بحلول يوم الجمعة" "[العميل] سيتم تقديم الموافقة الداخلية يوم الاثنين المقبل" "[التكنولوجيا] بناء بيئة توضيحية بحلول يوم الأربعاء". ما هو الأكثر أهمية في 5W1H. إذا كان هذا غامضا، فسيكون المشروع راكدا.

يتم تحديد محتوى المتابعة بعد التفاوض التجاري من خلال جودة مذكرة التفاوض التجاري.

قاعدة الوقت الذهبي 24

إنها قاعدة حديدية لإرسال بريد إلكتروني للمتابعة في غضون 24 ساعة بعد التفاوض التجاري. ومع ذلك، لا يمكن التفريق مع مجرد "شكرا لك على اليوم". دعونا نستخرج العناصر التالية من مذكرة اجتماع العمل وندرجها: (1) نستشهد بالمشكلة المحددة التي ذكرها العميل، (2) حدد الحل للمشكلة، (3) حدد الإجراء التالي والموعد النهائي المتفق عليه. يشعر العملاء أن "موظف المبيعات هذا كان يستمع إلي"، وأن مستوى الثقة قد تحسن بشكل كبير.

سير عمل التحويل من مذكرة إلى اقتراح

مذكرة اجتماع العمل هي الهيكل العظمي للاقتراح. "لماذا (قضايا العملاء)" من مذكرة 5W1H تصبح قسم تحديد المشكلة في الاقتراح، "ما (الاتفاقية)" تصبح أساس محتوى الاقتراح، و"كيف (خطة العمل)" تصبح المسودة الأصلية لجدول المقدمة. إذا كان لديك كل الملاحظات، فلا يتعين عليك إعادة التفكير في الهيكل العظمي للاقتراح من الصفر.

إدارة المذكرة للمتابعة طويلة الأجل

كلما لم يتم التعاقد على المزيد من المشاريع على الفور، زاد تراكم المذكرات إلى تقسيم النصر أو الهزيمة. " بالنسبة للمشروع الذي سمعت أن الميزانية سيتم تأمينها بعد أشهر 3، قمت بتعيين تذكير بعد 2 أشهر مع وظيفة الغفوة Gmail. إذا نظرت إلى الملاحظات السابقة في وقت إعادة الاقتراب، يمكنك الاقتراب من فهم تام لمحتويات اجتماع العمل السابق. القدرة على التحدث بناء على القصة السابقة تؤدي إلى الثقة.

أفضل الممارسات لمشاركة الملاحظات داخل الفريق

التجسيد هو أكبر عدو لمبيعات الفريق. هناك أيضا طريقة لإدارة ملاحظات اجتماع عمل الفريق مركزيا باستخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة المشتركة مثل OneNote، ولكن أولا وقبل كل شيء، الفرضية هي أن الأفراد لديهم عادة التسجيل بشكل موثوق. من خلال تسجيل ومشاركة مذكرات التفاوض التجاري بتنسيق موحد، يمكنك المتابعة عندما يكون الشخص المسؤول غائبا دون فقدان الجودة. يمكن تصنيف المذكرات المرسلة بصيغة Captio حسب الحالة مع ملصق Gmail. ملصق Gmail مخصص لكل فرد ولا يمكن مشاركته مع الفريق كما هو، لذلك عند المشاركة، سيتم توجيهه إلى عنوان الفريق (مثل مجموعة Google).