Envie os itens de ação da reunião para o e-mail no local
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Você já esqueceu os itens de ação decididos durante a reunião enquanto pensava "vamos organizá-los mais tarde"? Com o SimpleMemo, você pode gravar itens de ação em um e-mail sem interromper o fluxo da reunião iniciando 0.4 segundos (iPhone 16e・medição real de ativação quente) e transmissão de um toque.
3 grande problema de memorandos de reunião
Notas de reunião e ata são coisas diferentes — esta página trata dos “30 segundos durante a reunião”
A ata é um documento que estrutura e compartilha "coisas decididas, coisas a serem feitas e transferidas" após a reunião. O memorando da reunião sobre o qual estamos falando aqui é uma captura da linha 1 que você deixa em sua mão durante a reunião, e o único objetivo é "não derramar sua ação". Se você tentar fazer isso 2 com as ferramentas 1 ao mesmo tempo, a entrada durante a reunião será pesada e, no final, ambas estarão pela metade.
Como escrever as próprias atas e os tipos que podem ser usados copiando e colando estão resumidos em Memorando de reunião e modelo de memorando de reunião seleção 5. Esta página lida apenas com 30 segundos desde a abertura do aplicativo até o envio durante a reunião.
Formato de linha 3 "Quem, o quê, por quando"
Esta linha 3 é suficiente para escrever durante a reunião. O formato que leva mais de 10 segundos para escrever não continuará durante a reunião.
- como nome da reunião, você pode pesquisar por unidade de conferência em sua caixa de entrada.
- Escreva sua ação como "eu mesmo". Na premissa de que as ações de outras pessoas serão encaminhadas mais tarde, coloque o nome da pessoa responsável no início.
- O prazo é até o dia da semanaEu vou escrever. " Na "próxima semana", não posso me mover quando retornar à caixa de entrada.
- Se você estiver perdido, 1 caso 1. Não há problema em combinar várias linhas, mas se você quiser encaminhá-las, é mais fácil separá-las.
Como usar por tipo de reunião
Após a reunião - Onde deixar a caixa de entrada
O memorando enviado durante a reunião chegou na caixa de entrada, então a única coisa a fazer após a reunião é "tornar sua própria ação uma tarefa" e "encaminhar a ação de outras pessoas" 2. Se você estiver usando o Obsidian, poderá pesquisar pelo nome da reunião mais tarde, porque ele será adicionado ao repositório apenas enviando-o por e-mail. O ponto-chave desse uso é que você não precisa pensar no que e onde organizar durante a reunião.
Como usar etapas (5 etapas)
- Prepare o aplicativo antes da reunião — Abra o SimpleMemo antes do início da reunião. Se você escrever "[nome da reunião]" na linha 1, ele se tornará o assunto, facilitando a pesquisa de e-mails mais tarde.
- Insira o item de ação assim que for decidido - Insira-o no aplicativo assim que a pessoa responsável, o prazo e o conteúdo forem decididos durante a reunião. " Entre em um formato conciso, como "Sr. Tanaka → Preparação do documento → Até sexta-feira".
- Envie um e-mail com um toque — Envie com um toque depois de entrar. Repita sempre que um item de ação aparecer durante a continuação da reunião. O envio é concluído com um toque.
- Acompanhe por e-mail após a reunião — Verifique sua caixa de entrada após a reunião. Olhe para os itens de ação enviados na lista, solicite a pessoa responsável por e-mail e defina um prazo no calendário.
- Compartilhe e encaminhe para a equipe — Basta encaminhar o e-mail recebido para compartilhar os itens de ação com os membros da equipe. Também é fácil passar o conteúdo para a sua ferramenta de atas.
Exemplo de cenário real
Perguntas Frequentes
Não seria rude usá-lo durante uma reunião?
A inicialização, a entrada e a transmissão levam apenas alguns segundos, para que o fluxo da reunião não pare. Você pode gravar itens de ação enquanto se concentra na reunião simplesmente operando seu smartphone por alguns segundos.
Posso enviar vários itens de ação juntos?
Sim. Você pode inserir vários itens de ação junto com quebras de linha e enviá-los todos de uma vez. Alternativamente, você pode enviá-los um por um e dividi-los em vários e-mails.
Quando usar este app e quando usar uma ferramenta de atas de reunião?
SimpleMemo é ideal para captura rápida de itens de ação. A combinação de organizar as atas de toda a reunião mais tarde no Notion ou uma ferramenta dedicada e deixar apenas itens de ação por e-mail instantâneo é eficaz.
Posso usá-lo para reuniões online (Zoom, etc.)?
Sim. Você pode operar o SimpleMemo no seu smartphone enquanto usa o Zoom no seu PC. Você pode fazer anotações e enviá-las no seu smartphone enquanto estiver em uma reunião na tela do PC.
Quais são as vantagens de gerenciar itens de ação por e-mail?
Ele será entregue na caixa de entrada que você usa todos os dias, então você naturalmente verá itens de ação sem estar ciente disso. " Não há necessidade de adquirir o hábito de "abrir uma ferramenta dedicada", e você pode incorporá-la ao seu fluxo de trabalho existente como está.
Qual é a diferença em relação à ata de reunião?
Atas são documentos que estruturam e compartilham decisões, tarefas e transferências após a reunião. O memorando da reunião sobre o qual estamos falando aqui é uma captura que deixa suas ações na linha 1 durante a reunião, e o compartilhamento e a estruturação são adiados. Como escrever as atas é explicado em "Memorando de Reunião e Modelo de Memorando de Reunião Seleção 5".
Qual é o formato mínimo para escrever durante uma reunião?
Esta é a linha 3 de "Quem → O quê → Por Quando". Se você usar o assunto como nome da reunião, poderá pesquisar por cada reunião na caixa de entrada e, se escrever o prazo até o dia da semana, poderá movê-lo como está quando retornar à caixa de entrada.
Como faço anotações para 1on1?
Deixe as palavras da outra pessoa como estão na linha 1 e só tome medidas que você confirmar na próxima vez. Não escreva avaliações ou impressões e use o e-mail 1on1 na caixa de entrada como o histórico de cada parte.
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Referências
- Japan Efficiency Association (JMA) — Uma organização que realiza treinamento e pesquisa sobre gestão e melhoria de negócios (site oficial)
- Sede de Produtividade do Japão - Atividades de Pesquisa e Recomendação - Lista de pesquisas, como comparações internacionais de produtividade do trabalho