Técnica de notas de eficiencia laboral 7 Selección
Guía práctica para personas de negocios
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"Estoy tomando notas, pero no puedo conseguir trabajo". Eso es porque la forma en que tomas notas no está integrada en tu flujo de trabajo. Desde la preparación de la reunión hasta los registros de decisiones y el seguimiento, explicaremos las técnicas de notas 7 que están directamente relacionadas con los resultados del trabajo.
Una explicación completa de la selección 7 de técnicas de notas que están directamente relacionadas con la eficiencia del trabajo. Notas prácticas que se pueden usar en el campo empresarial, como notas de preparación de reuniones, registros de decisiones, elementos de acción de seguimiento y notas de progreso del proyecto.
Aproximadamente 1 años después de que comenzara a practicar conscientemente la técnica de la nota, lo más efectivo fue la habitualización de "30 segundo memo después de la reunión". Al enviarle solo decisiones y siguientes acciones inmediatamente con SimpleMemo, la precisión de su revisión semanal ha mejorado visiblemente.
Nota 1: Nota "3 Preguntas" antes de la reunión
Muchos empresarios participan en las reuniones "pasivamente". Simplemente prepare las preguntas 3 con anticipación, y la densidad de la reunión cambiará drásticamente.
3 preguntas para escribir antes de la reunión:
- ¿Qué tenemos que decidir en esta reunión? (Aclaración del propósito)
- ¿Qué información puedo proporcionar? (Preparación para la contribución)
- ¿Qué debo hacer después de la reunión? (Suposición de salida)
Escribe este 3 en una nota antes de la reunión 5 y envíamelo por correo electrónico. Durante la reunión, nos centraremos en completar las respuestas a estas preguntas 3.
Nota 2: 30 segunda nota después de la reunión
30 segundos inmediatamente después del final de la reunión es el momento en que la información está más fresca. Anote solo los siguientes puntos 3 en este segundo 30:
- Decisión(Lo que se ha decidido)
- Artículo de acción(quién, qué, para cuándo)
- Siguiente horario(Cuándo es la próxima reunión)
No hace falta redactar un acta perfecta. Si cubres estos 3 puntos, conservarás la información necesaria para actuar después de la reunión.
Memo 3: Registro de decisiones
Lo más lamentable en el trabajo es la escena "No puedo recordar por qué tomé esa decisión en ese momento". El registro de decisiones es un método que registra no solo los "resultados" de decisiones importantes, sino también las "razones" y "alternativas".
Artículo del registro del registro de decisiones:
- Fecha y hora: Cuándo se decidió
- Decisión: Lo que se ha decidido
- Razón: ¿Por qué tomaste esa decisión?
- Alternativas rechazadas: ¿Qué otras opciones había?
- Partes relacionadas: Quién estuvo involucrado
- Fecha de revisión: Cuándo revisar los resultados
Técnica de notas 4: Nota de acción de seguimiento
La confianza en el trabajo se construye "manteniendo las promesas". La nota de acción de seguimiento es un método para gestionar todos los compromisos en 1.
Cómo escribir una nota de seguimiento:
- Comience con un verbo ("enviar", "confirmar", "crear", "contactar")
- Especifique la persona a cargo (@ notación)
- Asegúrate de introducir la fecha límite
- Cuando haya terminado, retire la estrella (marqueta si es Outlook)
Si lo envía al correo electrónico, puede enumerar las acciones inacabadas en la "Estrella" de Gmail o la "Bandera" de Outlook. Consulte también Ejemplos de uso de la gestión de tareas de trabajo.
Memo 5: "Resumen del progreso" para los días 1 5
Cuando se están ejecutando varios proyectos, "¿Qué pasó con ese proyecto ahora?" Ocurre con frecuencia. El "resumen de progreso" escrito en 5 minutos antes del cierre todos los días resuelve este problema.
Plantilla de resumen de progreso:
- Hecho (completado): Lo que se completó hoy
- Haciendo (en progreso): Lo que está en progreso actualmente
- Bloqueado (bloqueo): Detenido y desactivado
- Siguiente (siguiente): Cosas que hacer mañana
Si te envías esto a ti mismo por correo electrónico, puedes comprobar "qué tan lejos hiciste ayer" inmediatamente a la mañana siguiente, y el tablero de inicio se cortará.
Memo 6: 1on1 Memo de reunión
1on1 Hay muchas personas que no graban el contenido de la reunión, pero esto es un gran desperdicio. Si no registras los comentarios de tu jefe, las preocupaciones de tus subordinados y la dirección de tu carrera, los olvidarás en detalle.
1on1 Puntos de nota:
- Escribe la declaración importante que la otra parte dijo como está ("〇〇-san dijo ~")
- Escribe el sentimiento y la conciencia que sentiste
- Especifique lo que prometió (bidireccional)
- Escribe qué confirmar en el próximo 1on1
Ejemplo de uso de notas para reuniones presenta la plantilla de notas 1on1.
Nota 7: Nota de revisión semanal
La "Revisión semanal" de GTD se hará en formato de nota. Es ideal hacer 15 todos los viernes antes del final del trabajo, o el domingo por la noche.
Plantilla de nota de revisión semanal:
- Resultados de esta semana 3: ¿Qué se ha logrado exactamente?
- Aprendiendo esta semana 1: La conciencia más importante
- Tarea sin terminar: Transferir (escribe también el motivo)
- La tarea más importante de la próxima semana 3: con prioridad
- Lo que quieres mejorar 1: Puntos de mejora del proceso
Si acumulas esta nota semanal, será mucho más fácil revisar tu mensual y trimestral. También se puede usar directamente para prepararse para la entrevista de evaluación.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la técnica de notas de trabajo más efectiva?
El más efectivo es "30 segundo memo después de la reunión". Inmediatamente después de la reunión, escriba la decisión y la siguiente acción en 30 segundos y envíela a sí mismo por correo electrónico. Esto por sí solo mejora drásticamente la productividad de la reunión.
¿Tienes algún consejo para las notas de la reunión?
Prepara las "preguntas de 3" antes de la reunión y toma notas durante la reunión centrándote solo en las decisiones y los elementos de acción. El truco no es tratar de escribir todo, sino registrar solo la información que conducirá a la acción posterior.
¿Cuánto aumentará la eficiencia del trabajo con una nota?
Cuánto sube depende del contenido del trabajo, y no se puede mostrar un número uniforme. Es fácil sentir el efecto cuando escribes las decisiones y el seguimiento de la reunión e incluso creas un mecanismo para mirar hacia atrás.
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Referencias
- Allen, D. (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin Books. (Traducción japonesa: “Primeros pasos con GTD: organización sin estrés”, Futami Shobo). Obra original del método GTD. Información del autor sobre el libro (incluye ediciones posteriores)
- Mark, G. et al. (2008) Actas de la Conferencia SIGCHI sobre Factores Humanos en Sistemas Informáticos, 107-110. DOI
- Impresora, P.F. (1999) "Productividad de los trabajadores del conocimiento: el mayor desafío" Revisión de gestión de California, 41(2), 79-94. DOI
- Baddeley, A. (2003) "Memoria de trabajo: Mirando hacia atrás y perspectivas" Nature Reviews Neuroscience, 4(10), 829-839. DOI