Cara menulis catatan bisnis
5 Bekerja lebih cepat dengan satu kerangka kerja
Halaman ini diterjemahkan secara otomatis dari bahasa Jepang. Baca versi asli berbahasa Jepang
"Seharusnya saya membuat catatan, tetapi ketika saya melihat ke belakang nanti, saya tidak tahu apa yang tertulis" - Pernahkah Anda memiliki pengalaman seperti itu? Dalam bidang bisnis, kualitas memo berhubungan langsung dengan kecepatan dan akurasi pekerjaan. Dalam artikel ini, kami akan memperkenalkan kerangka kerja 5 yang dapat digunakan dalam situasi pertemuan 3, negosiasi bisnis, dan laporan harian.
Mensistematisasikan cara menulis memo bisnis dengan kerangka kerja 5. ( 1) 5W1H Atur poin utama setelah pertemuan tanpa kelalaian dalam memo, (2) Biasakan menulis dari kesimpulan dengan tindakan terlebih dahulu, (3) Catat informasi BANT dengan andal dengan templat emas memo negosiasi bisnis, (4) 1 line memo → Jangan membocorkan ide dalam alur kerja buku yang jelas, (5) Buat melihat kembali ke kebiasaan dengan laporan harian baris 3. Selain itu, penggunaan digital dan tulisan tangan, dan teknik efisiensi menggunakan SimpleMemo juga dijelaskan.
Apa itu memo bisnis - mengapa "cara menulis" itu penting
Memo bisnis adalah dokumen untuk merekam dan berbagi informasi pekerjaan secara ringkas. Risalah rapat, poin rapat bisnis, pengingat tugas, fragmen ide - semuanya disertakan dalam catatan bisnis.
Namun, banyak pebisnis yang tidak menyadari perbedaan antara "membuat catatan" dan "menulis catatan yang berguna". Memo yang hanya menyalin apa yang telah Anda dengar tidak akan mengarah pada tindakan bahkan jika Anda melihat ke belakang nanti.
Fitur 3 yang umum untuk memo bisnis yang luar biasa:
- Dapat Ditindaklanjuti — "Apa yang harus dilakukan selanjutnya" jelas setelah membaca
- terstruktur — Informasi diatur di sepanjang kerangka kerja
- Dapat dicari — Anda dapat menemukan "memo itu" segera di kemudian hari
Di sisi lain, contoh khas dari memo yang tidak dapat digunakan adalah "daftar coretan". Memo tanpa tanggal dan waktu atau konteks, dan hanya kata kunci yang berbaris, tidak akan sama dengan teks sandi setelah minggu 1.
Kerangka kerja 5 yang diperkenalkan dalam artikel ini semuanya bertujuan untuk menjadi "memo yang dapat digunakan sejak Anda menulisnya". Tidak ada teknik yang sulit. Hanya dengan menulis di sepanjang templat, kualitas catatan Anda akan berubah secara dramatis.
Selain itu, jika Anda mempertimbangkan aplikasi mana yang akan digunakan untuk mengelola catatan bisnis, silakan baca juga artikel Rekomendasi Aplikasi Memo Bisnis 7 Pilihan. Dalam artikel ini, kami akan secara khusus menjelaskan "cara menulis".
Kerangka 1: 5W1H Memo — Ringkasan poin-poin penting setelah rapat
Segera setelah pertemuan, "Apa yang diputuskan pada akhirnya?" Apakah kamu pernah berpikir begitu? Kegagalan paling umum dalam memo rapat adalah menjadi "memo pidato". Bahkan jika Anda merekam siapa yang mengatakan apa, tidak masuk akal jika Anda tidak tahu tindakan selanjutnya.
5W1H Memo adalah kerangka kerja untuk mencatat keputusan dan item tindakan rapat tanpa kelalaian.
5W1H Tips Memo:
- Hanya mencatat keputusan secara real time selama rapat
- Pastikan untuk menulis orang yang bertanggung jawab dan batas waktu pada item tindakan
- Rapikan catatan dalam 5 menit setelah rapat, saat ingatan masih segar
- Tentukan item yang tertunda dan pastikan untuk terhubung ke agenda berikutnya
Templat memo rapat yang lebih mendetail diperkenalkan di Cara menulis templat memo rapat 5 pilihan.
Kerangka Kerja 2: Tindakan Pertama — Kesimpulan → Latar Belakang → Langkah Selanjutnya
Prinsip terpenting dalam memo bisnis adalah "kesimpulan pertama". Seperti halnya laporan dan email, dengan menulis catatan dari kesimpulan, pembaca (termasuk diri Anda di masa depan) dapat memahami poin-poin utama dalam sekejap.
Kerangka kerja tindakan-pertama hanya terdiri dari elemen 3:
Kekuatan kerangka kerja ini adalah fleksibilitas tinggi. Ini dapat digunakan tidak hanya untuk memo rapat, tetapi juga untuk semua situasi, seperti melapor ke bos, memo serah terima, dan memo tugas untuk diri sendiri.
Aturan 3 untuk membuat tindakan terlebih dahulu menjadi kebiasaan:
- Pastikan untuk menulis "apa yang harus dilakukan" pada baris 1 dari memo
- Latar belakang adalah dalam poin 3
- Langkah selanjutnya diberi nomor dalam deret waktu
Teknik Memo Efisiensi Kerja 7 Selection juga menjelaskan secara rinci ide kesimpulan terlebih dahulu.
Framework 3: Templat Emas untuk Memo Rapat Bisnis
Di antara berbagai catatan bisnis, cara menulis catatan pertemuan penjualan sangat penting. Kualitasnya langsung memengaruhi tingkat keberhasilan mendapatkan pesanan.
Seperti yang diharapkan, ada staf penjualan yang tidak mencatat selama negosiasi bisnis, tetapi ada banyak orang yang tidak mensistematisasikan "apa yang harus dicatat". Ini adalah pola bahwa Anda mencoba memasukkannya ke dalam CRM setelah kembali bekerja dan menyadari bahwa "Saya lupa menanyakan hal yang paling penting".
Templat emas untuk memo rapat bisnis didasarkan pada kerangka BANT dan menambahkan informasi khusus untuk rapat bisnis:
Poin dari memo negosiasi bisnis:
- Catat perasaan suhu pada level 5 (membantu saat meninjau negosiasi bisnis nanti)
- kutip pernyataan pihak lain apa adanya ("Saya ingin menunjukkan demonstrasi di perusahaan", dll.)
- Informasi kompetisi harus dicatat (diperlukan untuk penyesuaian proposal)
- Tindakan Berikutnya harus menyertakan tanggal
Untuk artikel tentang cara menulis memo pertemuan bisnis, silakan lihat Panduan tentang cara mengambil memo pertemuan bisnis.
Framework 4: 1 Line Memo → Clear Book Workflow (Aplikasi Formula Captio)
Ide dan wawasan dalam pekerjaan tidak hanya muncul saat duduk di depan meja. Saat bepergian, di dalam lift, atau setelah makan siang—ide yang muncul tiba-tiba sering kali sangat berharga.
Namun, jika Anda mencoba menulis "catatan yang tepat" pada saat itu, itu akan memakan waktu terlalu lama dan Anda tidak akan menulisnya pada akhirnya. Ini adalah masalah terbesar.
Solusi untuk masalah ini adalah "1 Line Memo → Clearing Workflow". Awalnya, itu adalah metode yang terinspirasi oleh ide "surat yang ditujukan kepada diri sendiri" dari aplikasi Captio, dan memisahkan catatan ke dalam tahap 2 dari penangkapan (tangkapan) dan pemrosesan (organisasi).
Langkah 1: Tangkap (waktu yang dibutuhkan: detik)
Intinya adalah Anda tidak perlu menulis kalimat. Hanya kata kunci, menghentikan bahasa tubuh tidak apa-apa. Yang penting adalah fakta bahwa saya "menulis".
Langkah 2: Waktu kliring yang dibutuhkan: 1 hari 1 kali, 15 menit)
1 Di penghujung hari, atau keesokan paginya, lihat kembali akumulasi memo baris 1 dan bersihkan:
Memo baris 1 → manfaat buku yang jelas:
- Rintangan psikologis dari memo diturunkan secara dramatis(1 hanya menulis satu baris)
- lebih sedikit tumpahan ide
- Dalam proses pembersihan, pikiran diatur
- Dengan memisahkan pengambilan dan pemikiran, kualitas keduanya meningkat
Alur kerja ini sepenuhnya konsisten dengan filosofi desain SimpleMemo "0.4 second start (iPhone 16e, pengukuran aktual awal hangat) → memo instan → pengiriman email". Semakin cepat kecepatan pengambilan, semakin sedikit tumpahan yang akan terjadi.
Kerangka Kerja 5: Memo Laporan Harian (Laporan Harian 3)
Bagi banyak pekerja, laporan harian menjadi kewajiban yang merepotkan. Banyak orang merasakannya sebagai pekerjaan formal semata untuk diserahkan kepada atasan.
Namun, jika Anda menggunakan laporan harian sebagai "memo untuk diri sendiri", akan berguna untuk melihat kembali pekerjaan Anda. Masalahnya adalah laporan harian tradisional "terlalu panjang".
Laporan Harian 3 adalah kerangka kerja yang melengkapi laporan harian hanya dengan satu item 3:
Mungkin Anda berpikir, hanya ini? Namun, memadatkan catatan ke dalam 3 baris memberi beberapa manfaat penting:
- Rintangan untuk menulis sangat rendah - Jika itu adalah garis 3, itu dapat ditulis dalam 2. Itulah mengapa saya dapat melanjutkan setiap hari
- "Kesadaran" terakumulasi - 1 Jika Anda melihat kembali "kesadaran" selama sebulan, Anda dapat melihat polanya
- Anda dapat secara otomatis mempersiapkan hari berikutnya — Mulailah pagi Anda lebih cepat dengan menulis "Yang harus dilakukan besok"
- Ulasan mingguan dan bulanan akan lebih mudah — Anda dapat mencantumkan hasil selama periode tersebut hanya dengan melihat kembali laporan harian
3 Tips untuk melanjutkan laporan harian:
- Tulis pada waktu yang sama setiap hari (misalnya 5 menit sebelum akhir pekerjaan)
- Jangan bertujuan untuk kesempurnaan——hanya baris 3
- "Kesadaran" baik-baik saja bahkan dengan emosi dan ketidaknyamanan(seperti "pertemuan hari ini terlalu lama")
- Luangkan waktu untuk melihat kembali hari-hari 5 di akhir pekan
Digital vs Tulisan Tangan - Membedakan Memo Bisnis
"Mana yang lebih baik, memo bisnis digital atau tulisan tangan?" - Ini adalah perdebatan abadi, tetapi jawaban yang benar adalah " gunakan sesuai dengan situasi".
| Barang | Memo Digital | Memo tulisan tangan |
|---|---|---|
| Kecepatan | Orang-orang yang mengetik dengan cepat sangat banyak | Gambar dan sketsa kasar cepat dengan tulisan tangan |
| Kemampuan Pencarian | Sesaat dalam pencarian teks lengkap | Perlu mencari secara visual |
| Konsolidasi memori | Sedikit lemah | Sangat mudah untuk mengingat dengan menggerakkan tangan Anda |
| Bagikan | Salin dan tempel untuk segera dibagikan | Masalah mengambil gambar terjadi |
| Mengatur dan mengedit | Mudah untuk diurutkan dan ditambahkan | Buku yang jelas sering dibutuhkan |
| Kesesuaian adegan | Pertemuan, negosiasi bisnis, laporan harian | Curah gagasan, peta pikiran, belajar |
Penggunaan yang disarankan:
- Memo Konferensi → Digital: Item tindakan dapat ditransfer ke manajemen tugas sebagaimana adanya
- Memo rapat bisnis → Digital: Transfer lancar ke CRM. Anda dapat memeriksanya di ponsel cerdas Anda saat bepergian
- Curah gagasan → Tulisan tangan: untuk berpikir bebas, kertas dan pena paling cocok
- Memo baris 1 → digital (ponsel pintar): Pengambilan instan kapan saja, di mana saja
- Laporan harian → Digital: Akumulasi dan gunakan untuk pencarian dan ulasan
Yang penting, catatan tulisan tangan pun akhirnya dihimpun secara digital. Foto catatan curah gagasan tulisan tangan, simpan secara digital, lalu buat versi rapinya secara digital. Cara hibrida “catat dengan tangan → rapikan secara digital” ini adalah metode mencatat paling efisien bagi profesional masa kini.
Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara memilih aplikasi memo, Anda dapat memeriksa rekomendasi untuk setiap tujuan di Panduan Perbandingan Aplikasi Memo.
Cara membuat catatan bisnis lebih efisien dengan SimpleMemo
Kerangka kerja 5 yang diperkenalkan sejauh ini dapat dipraktekkan dengan alat apa pun. Namun, semakin cepat kecepatan pengambilan memo, semakin tinggi efektivitas kerangka kerja.
Terinspirasi oleh alur kerja "mail to yourself" Captio, SimpleMemo sangat kompatibel dengan memo bisnis. Saya akan memperkenalkan metode penggunaan yang spesifik.
Metode pemanfaatan 1: Pengambilan baris 1 selama rapat
Anda tidak perlu menuliskan semuanya selama rapat. Tangkap hanya keputusan dan baris item tindakan dengan 1 dengan SimpleMemo dan kirimkan ke email Anda. Setelah rapat, tulis di kotak surat sesuai dengan template 5W1H.
Metode pemanfaatan 2: Memo sensor suhu segera setelah negosiasi bisnis
Sesaat setelah pertemuan bisnis, gunakan 30 detik sambil menunggu lift untuk menulis catatan 1 baris: “Minat ★4, Direktur Tanaka ingin demo, perlu konfirmasi keamanan.” Rapikan catatan ke CRM selama perjalanan kereta. Anda dapat mulai menulis 0.4 detik setelah mengetuk ikon aplikasi (hasil pengukuran pembukaan ulang aplikasi yang sudah aktif pada iPhone 16e), sehingga catatan bisa dibuat segera setelah meninggalkan kantor klien.
Metode pemanfaatan 3: Otomatisasi laporan harian 3
Jika Anda menulis laporan harian 3 harian dengan SimpleMemo dan mengirimkannya kepada diri Anda sendiri, arsip laporan harian akan secara otomatis terakumulasi di kotak surat Anda. Cukup cari email di akhir pekan dan di akhir bulan untuk menyelesaikan materi ulasan. Jika dikombinasikan dengan fungsi filter Gmail, klasifikasi otomatis juga dimungkinkan dengan label yang didedikasikan untuk laporan harian.
Metode pemanfaatan 4: Pencegahan ide dari tumpahan
"1 Line Memo → Clearing Workflow" dari kerangka kerja 4 adalah filosofi desain SimpleMemo itu sendiri. Selama perjalanan, makan siang, sebelum tidur - buka aplikasi saat sebuah ide muncul di benak (0.4 detik, iPhone 16e, pengukuran aktual aktivasi hangat), tulis 1 baris dan kirim (satu ketukan). Bahkan jika Anda menambahkan waktu untuk menulis, itu hanya beberapa detik.
5 Frameworks - Ringkasan penggunaan berdasarkan adegan
| Kerangka | Adegan optimal | Waktu yang dibutuhkan | Kesulitan |
|---|---|---|---|
| Memo 5W1H | Mengatur poin-poin utama setelah rapat | 5~10 menit | rendah |
| Tindakan Pertama | Laporan, penyerahan, memo tugas | 2~5 menit | rendah |
| Memo negosiasi bisnis (BANT) | Negosiasi penjualan dan bisnis | 10~15 menit | tengah |
| Memo baris 1 → buku yang jelas | Menangkap ide dan kesadaran | Detik + 15 menit/hari | rendah |
| Laporan Harian 3 | Ulasan harian | 2~3 menit | rendah |
Pertama, mari kita mulai dengan 1. 5 Anda tidak harus memulai semuanya pada saat yang bersamaan. Urutan pengenalan yang disarankan adalah:
- Koran harian 3 (2 menit setiap hari, rintangan terendah)
- Tindakan Pertama ke memo laporan
- 5W1H MemoSaya akan mencoba menggunakannya dari pertemuan berikutnya
- Memo baris 1 → buku yang jelas membuat ide menangkap kebiasaan
- Memo rapat bisnis Perkenalkan template BANT
Pertanyaan umum
Haruskah saya menulis catatan bisnis dalam poin-poin atau kalimat?
Pada dasarnya, poin direkomendasikan. Tujuan dari catatan bisnis adalah untuk "menyampaikan informasi dengan cepat dan mengarah pada tindakan". Jika Anda menulis secara tertulis, akan membutuhkan waktu lama untuk membaca, dan poin-poin utamanya akan terkubur. Namun, mari kita catat pernyataan pihak lain dan informasi penting nuansa dalam kalimat singkat.
Saya tidak punya waktu untuk membuat catatan. Apa saja tips untuk membuat catatan selama rapat?
"Jangan mencoba menulis semuanya" adalah triknya. Selama rapat, harap catat hanya keputusan dan item tindakan (siapa, apa, oleh kapan). Tidak perlu mencatat pernyataan kata demi kata. Selain itu, juga efektif untuk menggunakan metode "Memo baris 1" dari kerangka kerja 4, untuk menulis hanya kata kunci dalam poin-poin dan menulisnya di 5 menit setelah pertemuan.
Mana yang harus saya gunakan dalam bisnis, notepad kertas atau aplikasi ponsel cerdas?
Pilihan terbaik adalah menyesuaikan metode dengan situasi. Catatan digital unggul untuk rapat, pertemuan penjualan, dan laporan harian yang akan dicari atau dibagikan kemudian. Tulisan tangan efektif untuk berpikir bebas, misalnya saat curah gagasan atau membuat peta pikiran. Yang penting, catatan tulisan tangan pun akhirnya dihimpun secara digital. Bangun alur tulisan tangan → foto → versi digital yang rapi.
5 Apakah saya perlu menghafal semua kerangka kerja?
Tidak, Cukup untuk memulai dengan 1. Pertama-tama, kami menyarankan Anda untuk memulai dengan "Laporan Harian 3". Karena Anda dapat menulis 2 menit setiap hari, mudah untuk melanjutkan, dan Anda akan memperoleh kebiasaan melihat ke belakang. Setelah Anda terbiasa, mari secara bertahap tingkatkan kerangka kerja yang akan digunakan, 5W1H untuk memo rapat dan templat BANT untuk negosiasi bisnis.
