Teknik Memo Efisiensi Kerja 7 Seleksi
Panduan Praktis untuk Pebisnis
Halaman ini diterjemahkan secara otomatis dari bahasa Jepang. Baca versi asli berbahasa Jepang
"Saya sedang membuat catatan, tetapi saya tidak bisa bekerja". Itu karena cara Anda membuat catatan tidak tertanam dalam alur kerja Anda. Dari persiapan rapat hingga catatan keputusan dan tindak lanjut, kami akan menjelaskan teknik memo 7 yang secara langsung terkait dengan hasil kerja.
Penjelasan menyeluruh tentang pemilihan teknik memo 7 yang secara langsung terkait dengan efisiensi kerja. Memo praktis yang dapat digunakan di bidang bisnis, seperti catatan persiapan rapat, catatan keputusan, item tindakan tindak lanjut, dan catatan kemajuan proyek.
Sekitar 1 bertahun-tahun setelah saya mulai berlatih memo secara sadar, hal yang paling efektif adalah membiasakan "memo kedua 30 setelah pertemuan". Dengan mengirimkan hanya keputusan dan tindakan selanjutnya kepada Anda segera dengan SimpleMemo, akurasi ulasan mingguan Anda telah meningkat secara nyata.
Memo 1: Memo "Pertanyaan 3" Pra-pertemuan
Banyak pebisnis berpartisipasi dalam rapat "secara pasif". Cukup siapkan pertanyaan 3 terlebih dahulu, dan kepadatan rapat akan berubah secara dramatis.
3 pertanyaan untuk ditulis sebelum rapat:
- Apa yang perlu Anda putuskan pada pertemuan ini? (Klarifikasi tujuan)
- Informasi apa yang dapat saya berikan? (Persiapan untuk kontribusi)
- Tindakan apa yang harus saya ambil setelah rapat? (asumsi keluar)
Saya akan menulis 3 ini dalam memo sebelum menit pertemuan 5 dan mengirimkannya kepada saya sendiri melalui email. Selama pertemuan, kami akan fokus untuk mengisi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan 3 ini.
Memo 2: 30 memo kedua setelah rapat
30 detik segera setelah akhir rapat adalah momen ketika informasi paling segar. Tuliskan hanya poin 3 berikut di detik 30 ini:
- Keputusan(Apa yang telah diputuskan)
- Item tindakan(siapa, apa, kapan)
- Jadwal berikutnya(Kapan pertemuan berikutnya)
Anda tidak perlu menulis risalah rapat yang sempurna. Dengan mencatat 3 poin ini, informasi yang dibutuhkan untuk bertindak setelah rapat sudah bisa tersimpan.
Memo 3: Log Keputusan
Hal yang paling disesalkan di tempat kerja adalah adegan di mana "Saya tidak ingat mengapa saya membuat keputusan itu pada saat itu". Log keputusan adalah metode yang mencatat tidak hanya "hasil" dari keputusan penting, tetapi juga "alasan" dan "alternatif".
Item catatan log keputusan:
- Tanggal dan waktu: Kapan Anda memutuskan
- Detail keputusan: Apa yang telah diputuskan
- Alasan: Mengapa kamu membuat pilihan itu
- Alternatif yang ditolak: Pilihan lain apa yang ada
- Orang terkait: Siapa yang terlibat
- Tanggal peninjauan: Kapan harus melihat kembali hasil
Memo 4: Memo Tindakan Tindak Lanjut
Kepercayaan dalam pekerjaan dibangun dengan "menepati janji". Memo tindakan tindak lanjut adalah metode untuk mengelola semua komitmen di 1.
Cara menulis memo tindak lanjut:
- Mulai dengan kata kerja ("kirim", "konfirmasi", "buat", "kontak")
- Tentukan orang yang bertanggung jawab (@ notasi)
- Pastikan untuk memasukkan tenggat waktu
- Setelah selesai, hapus bintang (tandai jika Outlook)
Jika Anda mengirimkannya ke email, Anda dapat mencantumkan tindakan yang belum selesai di "Bintang" Gmail atau "Bendera" Outlook. Silakan lihat juga Contoh penggunaan manajemen tugas kerja.
Teknik Memo 5: 1 Hari 5 Menit "Ringkasan Kemajuan"
Saat beberapa proyek sedang berjalan, "Apa yang terjadi pada proyek itu sekarang?" Sering terjadi. "Ringkasan kemajuan" yang ditulis dalam 5 menit sebelum penutupan setiap hari memecahkan masalah ini.
Template ringkasan kemajuan:
- Selesai (selesai): Selesai hari ini
- Melakukan (sedang berlangsung): Apa yang sedang berlangsung
- Diblokir (blok): Berhenti dan hambatan
- Berikutnya (berikutnya): Hal-hal yang harus dilakukan besok
Jika Anda mengirim ini ke diri sendiri melalui email, Anda dapat memeriksa "seberapa jauh yang Anda lakukan kemarin" segera keesokan paginya, dan dasbor awal akan terputus.
Memo 6: 1on1 Meeting Memo
1on1 Banyak orang tidak mencatat isi rapat, tetapi ini sangat sia-sia. Jika Anda tidak mencatat umpan balik dari atasan Anda, kekhawatiran bawahan Anda, dan arah karier Anda, Anda akan melupakannya secara detail.
1on1 Poin memo:
- Tulis pernyataan penting yang diucapkan oleh pihak lain sebagaimana adanya ("〇〇-san berkata ~")
- Tuliskan ketidaknyamanan dan kesadaran yang Anda rasakan
- Tentukan apa yang Anda janjikan (dua arah)
- Tulis hal-hal untuk diperiksa di 1on1 berikutnya
Contoh penggunaan memo bertemu, template memo 1on1 diperkenalkan.
Memo 7: Memo Ulasan Mingguan
"Ulasan mingguan" GTD akan dilakukan dalam format memo. Sangat ideal untuk melakukan 15 setiap hari Jumat sebelum akhir kerja, atau pada hari Minggu malam.
Templat memo ulasan mingguan:
- Pencapaian minggu ini 3: Apa sebenarnya yang telah kamu capai
- Pembelajaran minggu ini 1: Kesadaran yang paling penting
- Tugas yang belum selesai: Hal-hal yang harus dibawa (tulis juga alasannya)
- Tugas terpenting minggu depan 3: dengan prioritas
- Apa yang ingin Anda tingkatkan 1: Poin peningkatan proses
Jika Anda mengumpulkan memo mingguan ini, akan jauh lebih mudah untuk melihat kembali pada bulan dan kuartal. Itu juga dapat digunakan secara langsung untuk mempersiapkan wawancara evaluasi.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa teknik memo kerja yang paling efektif?
Yang paling efektif adalah "Memo kedua 30 setelah rapat". Segera setelah pertemuan, tuliskan keputusan dan tindakan selanjutnya dalam detik 30 dan kirimkan ke diri Anda sendiri melalui email. Ini saja secara dramatis meningkatkan produktivitas rapat.
Apakah Anda punya tips untuk catatan rapat?
Siapkan "Pertanyaan 3" sebelum rapat, dan buat catatan selama rapat dengan hanya berfokus pada keputusan dan item tindakan. Triknya bukan untuk mencoba menulis semuanya, tetapi hanya untuk mencatat informasi yang akan mengarah pada tindakan nanti.
Berapa banyak efisiensi kerja akan meningkat dengan memo?
Berapa banyak yang naik tergantung pada isi pekerjaan, dan kami tidak dapat menunjukkan nomor yang seragam. Sangat mudah untuk merasakan efeknya ketika Anda menuliskan keputusan dan tindak lanjut dari pertemuan dan bahkan membuat mekanisme untuk melihat ke belakang.
Artikel terkait
Halaman terkait
Referensi
- Allen, D. (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin Books. (Terjemahan Jepang: “Memulai GTD: menata tanpa stres”, Futami Shobo). Karya asli yang memperkenalkan metode GTD. Informasi buku dari penulis, termasuk edisi berikutnya
- Mark, G. dkk. (2008) Proseding Konferensi SIGCHI tentang Faktor Manusia dalam Sistem Komputasi, 107-110. DOI
- Drucker, P.F. (1999) "Produktivitas Pekerja Pengetahuan: Tantangan Terbesar" Ulasan Manajemen California, 41(2), 79-94. DOI
- Baddeley, A. (2003) "Memori Kerja: Refleksi dan Prospek" Nature Reviews Neuroscience, 4(10), 829-839. DOI