Teknik memo negosiasi bisnis
untuk staf penjualan

BANT adalah kerangka kerja dasar untuk memo negosiasi bisnis:

• B (Anggaran/Anggaran):"Anggaran untuk periode ini hingga 3000000 yen" "Anggaran belum diputuskan, tetapi akan diamankan pada periode berikutnya"
• A (Otoritas/Hak Persetujuan):"Persetujuan akhir adalah manajer" "Orang yang bertanggung jawab memiliki hak yang sebenarnya untuk memutuskan"
• N (Kebutuhan/Kebutuhan): "Respon sistem saat ini lambat" "Pengurangan biaya sangat dibutuhkan"
• T (Garis Waktu/Waktu):"Keputusan dalam bulan depan""Saya ingin memperkenalkannya dalam istilah ini"

Jika ada sesuatu yang tidak jelas di antara item 4, itu akan menjadi item yang akan dikonfirmasi dalam negosiasi bisnis berikutnya.

Perbedaan terbesar antara penjualan teratas dan penjualan umum adalah "apakah pernyataan pelanggan dicatat sebagaimana adanya atau tidak".

Alasan untuk merekam dalam teks asli, bukan ringkasan:

• Tercermin dalam proposal: Jika Anda menulis "menerima kata-kata perusahaan Anda 〇〇", itu akan menjadi proposal yang akan menyengat Anda
• Suhu emosional:"Baiklah, saya akan mempertimbangkannya" vs. "Saya benar-benar ingin bergerak maju secara positif" benar-benar berbeda
• Laporan internal:Persuasif "teks asli pelanggan" dalam laporan kepada bos berbeda

Menit 3 segera setelah rapat bisnis adalah momen ketika jumlah informasi paling banyak. Segera catat hal berikut:

• Perasaan suhu keseluruhan:3 tingkat panas/hangat/dingin
• Reaksi orang kunci:Siapa yang positif dan siapa yang skeptis
• Tindakan selanjutnya: "Kirim perkiraan Selasa depan" "Penyesuaian MTG tambahan dengan departemen teknis"
• Kekhawatiran:"Perusahaan pesaing B memimpin" "Persetujuan tidak jelas"

Jika baru memasukkan informasi ke CRM setelah kembali ke kantor, detail ucapan dan tingkat ketertarikan mudah terlupakan. Dengan SimpleMemo, Anda dapat mulai mengetik 0.4 detik setelah ketukan, diukur pada iPhone 16e saat aplikasi sudah dimuat, lalu mengirim inti percakapan bahkan dari dalam lift.

Catatan yang dikirimkan kepada Anda menggunakan rumus Captio dapat ditautkan secara otomatis ke CRM dengan cara berikut. Ada juga tim penjualan yang membangun basis data negosiasi bisnis dengan Notion, tetapi jenis pengiriman email dengan prosedur yang lebih sedikit cocok untuk pencatatan langsung saat bergerak:

• Salesforce:Secara otomatis menautkan email tertentu ke prospek dengan fungsi mail-to-case
• HubSpot:Jika Anda mengatur tujuan BCC ke email HubSpot, itu akan secara otomatis ditambahkan ke catatan kontak
• Kolaborasi Zapier: Membuat catatan CRM dengan memicu email dengan subjek tertentu

Jika Anda menyatukan aturan "[negosiasi bisnis] nama klien" dalam subjek, penyortiran otomatis juga dimungkinkan.

Setiap hari Jumat 15 menit, lihat kembali memo pertemuan bisnis minggu ini dan atur hal-hal berikut:

• Pembaruan status proyek:Proyek yang sedang berlangsung, proyek terhenti
• Tindakan minggu depan: Daftar pelanggan yang perlu ditindaklanjuti
• Analisis pola kemenangan:Apa yang berhasil dalam proyek yang dikontrak
• Peningkatan: Tinjauan proyek yang gagal

Catatan harian akan menjadi bahan untuk ulasan mingguan ini.

Selain metode perekaman BANT, jika Anda memasukkan kerangka kerja 5W1H ke dalam memo rapat bisnis Anda, tidak akan ada kebocoran informasi, dan pelaporan ke supervisor Anda dan masukan CRM akan lebih lancar.

Siapa: Peserta dan peran

Catat secara akurat siapa yang hadir di pertemuan bisnis. Tidak cukup hanya bertukar kartu nama. Mari kita rekam dengan menghubungkan nama dan peran, seperti Direktur Sato (otoritas persetujuan akhir), "Kepala Tanaka (penanggung jawab evaluasi teknis)" dan "Tuan Suzuki (pengguna lapangan). Secara khusus, jika Anda mengetahui posisi setiap orang dalam alur persetujuan, akan lebih mudah untuk menghasilkan strategi pendekatan berikutnya. Dalam proyek skala besar, banyak pihak sering terlibat dalam pengambilan keputusan.

Apa (apa): Agenda dan kesepakatan

Kami akan mencatat konten yang dibahas pada pertemuan bisnis dan hal-hal yang disepakati secara terpisah. " Mari kita membuat perbedaan yang jelas antara "apa yang kita bicarakan" dan "apa yang kita putuskan". Secara khusus, perjanjian tersebut akan menjadi dasar untuk tindak lanjut berikutnya. Kami akan mencatat secara khusus seperti "Disepakati untuk menyediakan lingkungan demo minggu depan" dan "Diputuskan untuk membuat pola 3 untuk perkiraan".

Kapan: Rangkaian waktu dan tenggat waktu

Catat tidak hanya tanggal dan waktu pertemuan bisnis, tetapi juga berbagai tenggat waktu yang disebutkan oleh pelanggan. " Batas waktu untuk aplikasi anggaran adalah akhir bulan ini, "Saya berharap untuk memperkenalkannya pada awal kuartal berikutnya," dan "Demonstrasi kompetisi akan diadakan Selasa depan." Informasi waktu ini adalah informasi yang paling penting untuk menentukan urgensi tindakan Anda.

Di mana (di mana): tempat pertemuan bisnis dan tempat berikutnya

Alat mana yang merupakan kantor pelanggan atau perusahaan jika tatap muka, atau alat mana jika online? Saya juga akan mengkonfirmasi lokasi pertemuan bisnis berikutnya. Lain kali di kantor Osaka dengan departemen teknis" dan "Lain kali di Tim alih-alih Zoom", informasi lokasi terkait langsung dengan pengaturan.

Mengapa (Mengapa): Tantangan dan Motivasi Pelanggan

Catat motivasi mendasar mengapa pelanggan menghabiskan waktu untuk rapat bisnis ini. Tantangan dangkal ("sistem lambat") dan motivasi penting ("kalah dari kompetisi pada tingkat ini") adalah dua hal yang berbeda. Semakin dalam Anda menggali Mengapa, semakin persuasif proposal Anda.

Bagaimana (bagaimana): Rencana tindakan berikutnya

Catat "langkah selanjutnya" yang dikonfirmasi di akhir negosiasi bisnis dengan nama orang yang bertanggung jawab dan tenggat waktu. "[ Saya sendiri] Kirim perkiraan pola 3 pada hari Jumat" "[Pelanggan] Persetujuan internal akan diserahkan Senin depan" "[Teknologi] Bangun lingkungan demonstrasi pada hari Rabu". Bagaimana yang paling penting dari 5W1H. Jika ini ambigu, proyek akan terhenti.

Isi tindak lanjut setelah pertemuan bisnis ditentukan oleh kualitas memo pertemuan bisnis.

Aturan Waktu Emas 24

Ini adalah aturan besi untuk mengirim email tindak lanjut dalam waktu 24 jam setelah negosiasi bisnis. Namun, tidak mungkin untuk membedakan hanya dengan "Terima kasih untuk hari ini". Mari kita ekstrak dan sertakan elemen berikut dari memo rapat bisnis: (1) sebutkan masalah spesifik yang disebutkan oleh pelanggan, (2) garis besar solusi untuk masalah tersebut, (3) tentukan tindakan dan tenggat waktu berikutnya yang disepakati. Pelanggan merasa bahwa "penjual ini mendengarkan saya", dan tingkat kepercayaan sangat meningkat.

Alur kerja konversi dari memo ke proposal

Memo rapat bisnis adalah kerangka dari proposal. "Mengapa (masalah pelanggan)" dari memo 5W1H menjadi bagian pengaturan masalah dari proposal, "Apa (perjanjian)" menjadi dasar konten proposal, dan "Bagaimana (rencana tindakan)" menjadi draf asli dari jadwal pengenalan. Jika Anda memiliki semua catatan, Anda tidak perlu memikirkan kembali kerangka proposal dari awal.

Manajemen memo tindak lanjut jangka panjang

Semakin banyak proyek yang tidak dikontrak segera, semakin banyak akumulasi memo yang membagi kemenangan atau kekalahan. " Untuk proyek yang saya dengar bahwa anggaran akan diamankan setelah bulan 3, saya mengatur pengingat setelah bulan 2 dengan fungsi snooze Gmail. Jika Anda melihat kembali catatan masa lalu pada saat pendekatan ulang, Anda dapat mendekati dengan pemahaman yang sempurna tentang isi pertemuan bisnis sebelumnya. Mampu berbicara berdasarkan cerita sebelumnya mengarah pada kepercayaan.

Praktik terbaik untuk berbagi catatan dalam tim

Pernisasi adalah musuh terbesar dari penjualan tim. Ada juga cara untuk mengelola catatan rapat bisnis tim secara terpusat dengan buku catatan bersama seperti OneNote, tetapi pertama-tama, premisnya adalah bahwa individu memiliki kebiasaan merekam dengan andal. Dengan merekam dan membagikan memo negosiasi bisnis dalam format terpadu, Anda dapat menindaklanjuti ketika orang yang bertanggung jawab tidak ada tanpa kehilangan kualitas. Memo yang dikirim dengan rumus Captio dapat diklasifikasikan berdasarkan kasus dengan label Gmail. Label Gmail adalah untuk setiap individu dan tidak dapat dibagikan dengan tim sebagaimana adanya, jadi ketika berbagi, itu akan diteruskan ke alamat tim (seperti grup Google).