商务备忘录的写法
5通过一个框架加快工作速度

商务备忘录是用来简明扼要地记录、共享工作信息的文件。 会议记录、商谈要点、任务提醒、想法片段——全部包含在商务备忘录中。

但是，很多商务人士没有意识到“记笔记”和“写有用的笔记”的区别。 只是抄写所听到的笔记，即使事后回头看也无法行动。

优秀的商务备忘录共有的3个特征：

• 可行动（Actionable） — 阅读后明确“接下来应该做什么”
• 结构化 — 信息按照框架整理
• 可搜索 — 日后马上就能找到“那个备忘录”

相反，无法使用的备忘录的典型例子是“涂鸦的罗列”。 没有日期和时间和语境，只排列着关键词的备忘录，1周后和密码文没有区别。

本报道中介绍的5个框架，全部以“从写的那一刻起就能使用的备忘录”为目标。 没有困难的技巧。 只要按照模板书写，你的笔记质量就会发生巨大的变化。

另外，正在考虑用哪个软件管理商务备忘录的人，请同时阅读面向商务的备忘录软件推荐7选的报道。 本报道将专门解说“写法”。

会议结束后，“到底决定了什么？” 有没有这么想过。 会议备忘录中最常见的失败是变成“发言备忘录”。 即使记录了谁说了什么，如果不知道接下来的行动就没有意义了。

5W1H备忘录是将会议的决定事项和行动项目完整记录的框架。

5W1H备忘录的诀窍：

• 会议中只实时记录决定事项
• 动作项目一定要写负责人和期限
• 会议后5分钟内清书（在记忆清晰的时候）
• 明确说明保留事项，确定下次的议题

更详细的会议备忘录模板，在会议备忘录的写法模板5选中介绍。

商务备忘录中最重要的原则是“结论第一”。 和报告书和邮件一样，备忘录也从结论开始写，读者（包括未来的自己）可以瞬间掌握要点。

行动优先的框架，仅由3个要素组成：

这个框架的优势是通用性高。 不仅是会议备忘录，还有给上司的报告、交接备忘录、自己用的任务备忘录等，在各种场合都可以使用。

养成动作优先习惯的3条规则：

• 备忘录的1行一定要写“做什么”
• 背景项目符号3以内
• 下一步是时序按编号

工作效率化笔记术7选的报道中，也详细解说了结论第一的想法。

商谈备忘录，在商务备忘录中，“写法”是特别重要的类别。 因为，商谈备忘录的质量会直接影响订单率。

在商谈中确实没有不记笔记的营业员，但是没有系统化“应该记什么”的人不少。 回到公司后想输入CRM，却发现“忘记问关键的事情了”的模式。

商谈备忘录的黄金模板，以BANT框架为基础，增加了商谈特有的信息：

商谈备忘录的要点：

• 温度感在5阶段记录（以后回顾商谈时有帮助）
• 直接引用对方的发言（“想在公司内部展示演示”等）
• 竞争信息必须记录（提案的定制必须）
• Next Action中一定要输入日期

进一步深入挖掘商谈备忘录的写法的报道，请看营业商谈备忘录的写法指南。

工作中的想法和感悟并不只在坐在办公桌前时产生。在路上、电梯里、午餐后——不经意间想到的点子往往更有价值。

但是，在那一刻想写“整齐的备忘录”，因为太费时间，最终还是没有写。 这是最大的问题。

解决这个问题的是“1行备忘录→清书工作流程”。 原本是从Captio应用程序的“给自己的邮件”的思想中获得灵感的方法，将备忘录分为捕获（捕获）和处理（整理）的2阶段。

步骤1：捕获（所需时间：几秒）

重点是，不用写文章。 只有关键词，停止体言即可。 重要的是“写了”的事实。

步骤2：清书（所需时间：1日1次，15分钟）

1一天结束，或者第二天早上，回顾积攒的1行备忘录并清书：

1行备忘录→清书的优点：

• 备忘录的心理障碍急剧降低（1只要写就行）
• 想法的减少溢出
• 在清书的过程中思考被整理
• 通过分离捕捉和思考，无论哪个质量都会提高

这个工作流程与SimpleMemo的“0.4秒启动（iPhone 16e・热启动的实际测量）→即时备忘录→邮件发送”的设计思想完全一致。 捕捉的速度越快，越少溢出。

日报对很多商务人士来说是“繁琐的义务”。 为了提交给上司而进行的形式性工作——大部分人不是有这种感觉吗？

但是，如果把日报作为“为自己准备的笔记”使用的话，对工作回顾有帮助。 问题是，以往的日报“太长”了。

3行日报是仅用3个项目完成日报的框架：

只有这个吗？ 可能会这样想。 但是，通过浓缩到这个3行，会产生一些重要的效果：

• 书写的门槛极低 — 3行的话2分钟就能书写。 所以每天都能继续
• 积累“觉察” — 1回顾一个月的“觉察”，就能看到模式
• 第二天的准备可以自动完成 — 写下“明天要做的事情”，可以加快早晨的开始
• 每周、每月的回顾变得轻松 — 只要回顾日报，就可以一览期间的成果

继续3行日报的诀窍：

• 每天同一时间写（例：下班的5分钟前）
• 不追求完美——3行就行
• “觉察”感情和违和感也可以（“今天的会议太长了”等）
• 周末把5天分回看花时间

介绍到这里的5个框架，任何工具都可以实践。 但是，备忘录的捕获速度越快，框架的效果就越高。

Captio的“给自己的邮件”的工作流程中获得灵感的SimpleMemo，与商务备忘录非常相配。 介绍具体的活用方法。

活用法1：会议中的1行截图

会议中没有必要把所有东西都记下来。 在SimpleMemo中只逐行捕获决定事项和动作项目1，发送到自己的邮件中。 会议结束后在邮箱里按照5W1H模板进行清书。

活用法2:商谈后的温度感备忘录

商谈结束的瞬间，等待电梯的30秒“温度感★4，田中部长希望演示，需要确认安全”1行备忘录。 在移动中的电车中向CRM清书。 因为从点击0.4秒就可以开始书写（iPhone 16e・warm启动的实测），所以离开对方的办公室就可以马上留下备忘录。

活用法3：3行日报的自动化

每天的3行日报用SimpleMemo写好并发送给自己的话，邮件中会自动积累日报档案。 只需在周末或月末搜索邮件，就能完成回顾资料。 结合Gmail的过滤功能的话，也可以用日报专用的标签自动分类。

活用法4：防止想法溢出

框架4的“1行备忘录→清书工作流程”就是SimpleMemo的设计思想本身。 上下班中、午餐中、睡觉前——在想到点子的瞬间打开APP（0.4秒、iPhone 16e・warm启动的实测），写1行发送（一键）。 加上写字的时间也只有几秒钟。