商務備忘錄的寫法
5透過一個框架加快工作速度

商務備忘錄是用來簡明扼要地記錄、共享工作資訊的檔案。 會議記錄、商談要點、任務提醒、想法片段——全部包含在商務備忘錄中。

但是，很多商務人士沒有意識到“記筆記”和“寫有用的筆記”的區別。 只是抄寫所聽到的筆記，即使事後回頭看也無法行動。

優秀的商務備忘錄共有的3個特徵：

• 可行動（Actionable） — 閱讀後明確“接下來應該做什麼”
• 結構化 — 資訊按照框架整理
• 可搜尋 — 日後馬上就能找到“那個備忘錄”

相反，無法使用的備忘錄的典型例子是“塗鴉的羅列”。 沒有日期和時間和語境，只排列著關鍵詞的備忘錄，1周後和密碼文沒有區別。

本報道中介紹的5個框架，全部以“從寫的那一刻起就能使用的備忘錄”為目標。 沒有困難的技巧。 只要按照模板書寫，你的筆記質量就會發生巨大的變化。

另外，正在考慮用哪個軟體管理商務備忘錄的人，請同時閱讀面向商務的備忘錄軟體推薦7選的報道。 本報道將專門解說“寫法”。

會議結束後，“到底決定了什麼？” 有沒有這麼想過。 會議備忘錄中最常見的失敗是變成“發言備忘錄”。 即使記錄了誰說了什麼，如果不知道接下來的行動就沒有意義了。

5W1H備忘錄是將會議的決定事項和行動專案完整記錄的框架。

5W1H備忘錄的訣竅：

• 會議中只實時記錄決定事項
• 動作專案一定要寫負責人和期限
• 會議後5分鐘內清書（在記憶清晰的時候）
• 明確說明保留事項，確定下次的議題

更詳細的會議備忘錄模板，在會議備忘錄的寫法模板5選中介紹。

商務備忘錄中最重要的原則是“結論第一”。 和報告書和郵件一樣，備忘錄也從結論開始寫，讀者（包括未來的自己）可以瞬間掌握要點。

行動優先的框架，僅由3個要素組成：

這個框架的優勢是通用性高。 不僅是會議備忘錄，還有給上司的報告、交接備忘錄、自己用的任務備忘錄等，在各種場合都可以使用。

養成動作優先習慣的3條規則：

• 備忘錄的1行一定要寫“做什麼”
• 背景專案符號3以內
• 下一步是時序按編號

工作效率化筆記術7選的報道中，也詳細解說了結論第一的想法。

商談備忘錄，在商務備忘錄中，“寫法”是特別重要的類別。 因為，商談備忘錄的質量會直接影響訂單率。

在商談中確實沒有不記筆記的營業員，但是沒有系統化“應該記什麼”的人不少。 回到公司後想輸入CRM，卻發現“忘記問關鍵的事情了”的模式。

商談備忘錄的黃金模板，以BANT框架為基礎，增加了商談特有的資訊：

商談備忘錄的要點：

• 溫度感在5階段記錄（以後回顧商談時有幫助）
• 直接引用對方的發言（“想在公司內部展示演示”等）
• 競爭資訊必須記錄（提案的定製必須）
• Next Action中一定要輸入日期

進一步深入挖掘商談備忘錄的寫法的報道，請看營業商談備忘錄的寫法指南。

工作中的想法和感悟並不只在坐在辦公桌前時產生。在路上、電梯裡、午餐後——不經意間想到的點子往往更有價值。

但是，在那一刻想寫“整齊的備忘錄”，因為太費時間，最終還是沒有寫。 這是最大的問題。

解決這個問題的是“1行備忘錄→清書工作流程”。 原本是從Captio應用程式的“給自己的郵件”的思想中獲得靈感的方法，將備忘錄分為捕獲（捕獲）和處理（整理）的2階段。

步驟1：捕獲（所需時間：幾秒）

重點是，不用寫文章。 只有關鍵詞，停止體言即可。 重要的是“寫了”的事實。

步驟2：清書（所需時間：1日1次，15分鐘）

1一天結束，或者第二天早上，回顧積攢的1行備忘錄並清書：

1行備忘錄→清書的優點：

• 備忘錄的心理障礙急劇降低（1只要寫就行）
• 想法的減少溢位
• 在清書的過程中思考被整理
• 透過分離捕捉和思考，無論哪個質量都會提高

這個工作流程與SimpleMemo的“0.4秒啟動（iPhone 16e・熱啟動的實際測量）→即時備忘錄→郵件傳送”的設計思想完全一致。 捕捉的速度越快，越少溢位。

日報對很多商務人士來說是“繁瑣的義務”。 為了提交給上司而進行的形式性工作——大部分人不是有這種感覺嗎？

但是，如果把日報作為“為自己準備的筆記”使用的話，對工作回顧有幫助。 問題是，以往的日報“太長”了。

3行日報是僅用3個專案完成日報的框架：

只有這個嗎？ 可能會這樣想。 但是，透過濃縮到這個3行，會產生一些重要的效果：

• 書寫的門檻極低 — 3行的話2分鐘就能書寫。 所以每天都能繼續
• 積累“覺察” — 1回顧一個月的“覺察”，就能看到模式
• 第二天的準備可以自動完成 — 寫下“明天要做的事情”，可以加快早晨的開始
• 每週、每月的回顧變得輕鬆 — 只要回顧日報，就可以一覽期間的成果

繼續3行日報的訣竅：

• 每天同一時間寫（例：下班的5分鐘前）
• 不追求完美——3行就行
• “覺察”感情和違和感也可以（“今天的會議太長了”等）
• 週末把5天分回看花時間

介紹到這裡的5個框架，任何工具都可以實踐。 但是，備忘錄的捕獲速度越快，框架的效果就越高。

Captio的“給自己的郵件”的工作流程中獲得靈感的SimpleMemo，與商務備忘錄非常相配。 介紹具體的活用方法。

活用法1：會議中的1行截圖

會議中沒有必要把所有東西都記下來。 在SimpleMemo中只逐行捕獲決定事項和動作專案1，傳送到自己的郵件中。 會議結束後在郵箱裡按照5W1H模板進行清書。

活用法2:商談後的溫度感備忘錄

商談結束的瞬間，等待電梯的30秒“溫度感★4，田中部長希望演示，需要確認安全”1行備忘錄。 在移動中的電車中向CRM清書。 因為從點選0.4秒就可以開始書寫（iPhone 16e・warm啟動的實測），所以離開對方的辦公室就可以馬上留下備忘錄。

活用法3：3行日報的自動化

每天的3行日報用SimpleMemo寫好併傳送給自己的話，郵件中會自動積累日報檔案。 只需在週末或月末搜尋郵件，就能完成回顧資料。 結合Gmail的過濾功能的話，也可以用日報專用的標籤自動分類。

活用法4：防止想法溢位

框架4的“1行備忘錄→清書工作流程”就是SimpleMemo的設計思想本身。 上下班中、午餐中、睡覺前——在想到點子的瞬間開啟APP（0.4秒、iPhone 16e・warm啟動的實測），寫1行傳送（一鍵）。 加上寫字的時間也只有幾秒鐘。