Como escrever notas de negócios
5 Trabalhe mais rápido com uma estrutura

Um memorando de negócios é um documento para registrar e compartilhar informações de trabalho de forma concisa. Atas de reuniões, pontos de reunião de negócios, lembretes de tarefas, fragmentos de ideias - todos estão incluídos em notas de negócios.

No entanto, muitos empresários não estão cientes da diferença entre "tomar notas" e "escrever notas úteis". Memorandos que apenas copiam o que você ouviu não levarão à ação, mesmo que você olhe para trás mais tarde.

Recursos do 3 comuns a excelentes memorandos de negócios:

• Acionável (Acionável) — "O que fazer a seguir" está claro após a leitura
• estruturado — As informações são organizadas de acordo com a estrutura
• Pesquisável — Você pode encontrar imediatamente "essa nota" em uma data posterior

Por outro lado, um exemplo típico de um memorando que não pode ser usado é uma "lista de rabiscos". Memorandos sem data, hora ou contexto, e apenas palavras-chave alinhadas, não serão o mesmo que um texto cifrado após 1 semanas.

Todas as estruturas 5 apresentadas neste artigo visam ser "memorandos que podem ser usados a partir do momento em que você os escreve". Não existem técnicas difíceis. Apenas escrevendo ao longo do modelo, a qualidade de suas anotações mudará drasticamente.

Além disso, se você está considerando qual aplicativo para gerenciar suas notas comerciais, leia também o artigo 7 seleção de aplicativos de memorando de negócios. Neste artigo, explicaremos especificamente "como escrever".

Imediatamente após a reunião, "O que foi decidido no final?" Você já pensou assim? A falha mais comum em encontrar memorandos é se tornar um "memorando de fala". Mesmo que você grave quem disse o quê, não faz sentido se você não souber a próxima ação.

5W1H Memo é uma estrutura para registrar as decisões e itens de ação da reunião sem omissão.

5W1H Dicas de Memorando:

• Registre apenas decisões em tempo real durante a reunião
• Certifique-se de escrever pessoa responsável e prazo no item de ação
• Passe as notas a limpo em até 5 minutos após a reunião, enquanto a memória ainda está fresca.
• Especifique os itens pendentes e certifique-se de se conectar à próxima agenda

Modelos de memorando de reunião mais detalhados são apresentados em Como escrever modelos de memorando de reunião seleção 5.

O princípio mais importante em notas comerciais é "conclusão primeiro". Assim como em relatórios e e-mails, ao escrever notas a partir da conclusão, os leitores (incluindo o seu futuro eu) podem entender os pontos principais em um instante.

A primeira estrutura de ação consiste apenas em elementos 3:

A força desta estrutura é alta versatilidade. Ele pode ser usado não apenas para memorandos de reunião, mas também para todas as situações, como relatórios ao chefe, memorandos de entrega e memorandos de tarefas para você mesmo.

3 regras para tornar a ação primeiro um hábito:

• Certipete-se de escrever "o que fazer" na linha 1 do memorando
• O plano de fundo se encaixa dentro de bulle 3
• O próximo passo é numerado na série temporal

Técnica de Memorando de Eficiência de Trabalho 7 Seleção também explica em detalhes a ideia de conclusão primeiro.

Os memorandos de negociação comercial são uma categoria particularmente importante de notas comerciais, especialmente "como escrever". Porque a qualidade do memorando de negociação comercial afeta a taxa de pedidos como está.

Como esperado, há vendedores que não fazem anotações durante as negociações comerciais, mas há muitas pessoas que não sistematizam "o que deve ser anotado". É um padrão que você tenta inseri-lo no CRM depois de retornar ao trabalho e perceber que "esqueci de perguntar a coisa mais importante".

O modelo dourado do memorando da reunião de negócios é baseado na estrutura BANT e adiciona informações específicas para a reunião de negócios:

Memorando de negociação de negócios de pontos:

• Registre a sensação de temperatura no estágio 5 (útil ao olhar para trás nas negociações comerciais mais tarde)
• Cite a declaração da outra parte como está ("Quero mostrar a demonstração na empresa, etc.")
• As informações da competição devem ser registradas (necessário para personalização da proposta)
• A próxima ação deve incluir data

Para um artigo que se aprofunda em como escrever um memorando de negociação comercial, consulte Guia sobre como fazer um memorando de reunião de negócios.

Ideias e percepções no trabalho não surgem apenas quando estamos sentados à mesa. No caminho, no elevador ou depois do almoço: ideias que aparecem inesperadamente muitas vezes têm grande valor.

No entanto, quando tentei escrever uma "nota adequada" naquele momento, demorou muito e eu não escrevi no final. Este é o maior problema.

A solução para este problema é "1 line memo → clear book workflow". Originalmente, era um método inspirado na ideia de "correio endereçado a você mesmo" do aplicativo Captio, e separa notas no estágio 2 de processamento captura (captura) e (organização).

Etapa 1: Captura (tempo necessário: segundos)

A questão é que você não precisa escrever uma frase. Apenas palavras-chave, pare a linguagem corporal está OK. O importante é o fato de que eu "escrevi".

Etapa 2: Limpeza (Tempo necessário: 1 dia 1 vezes, 15 minutos)

1 No final do dia, ou na manhã seguinte, olhe para o memorando de linha 1 acumulado e limpe-o:

1 Line Memo → Vantagens de Qingsho:

• O obstáculo psicológico do memorando é drasticamente reduzido(1 basta escrever uma linha)
• menos derramamento de ideias
• No processo de limpar o livro, pensamentos são organizados
• Ao separar captura e pensamento, a qualidade de ambos aumenta

Este fluxo de trabalho é totalmente consistente com a filosofia de design do SimpleMemo "0.4 segundo início (iPhone 16e, medição real do início quente) → memorando imediato → transmissão de e-mail". Quanto mais rápida a velocidade de captura, menos derramamentos haverá.

Relatórios diários se tornaram um "dever" para muitos empresários. Trabalho formal para enviar ao chefe - não é assim que a maioria das pessoas se sente?

No entanto, se você usar o relatório diário como um "memorando para si mesmo", será útil olhar para trás em seu trabalho. O problema é que o relatório diário tradicional é "muito longo".

O Relatório Diário 3 é uma estrutura que completa o relatório diário com apenas um item 3:

Talvez você pense: “Só isso?”. Mas resumir tudo em 3 linha traz alguns efeitos importantes:

• O obstáculo para escrever é extremamente baixo - Se for uma linha 3, ela pode ser escrita em 2. É por isso que posso continuar todos os dias
• "Consciência" é acumulada - 1 Quando você olha para trás, para a "consciência" por um mês, você pode ver o padrão
• Você pode se preparar automaticamente para o dia seguinte — Comece sua manhã mais rápido escrevendo "To Do Tomorrow"
• A revisão semanal e mensal será mais fácil - Apenas olhando para o relatório diário, você pode listar os resultados durante o período

3 Dicas para continuar o relatório diário:

• Escreva em no mesmo horário todos os dias (por exemplo, 5 minutos antes do final do trabalho)
• Não aponte para a perfeição——Apenas linha 3
• "Aviso" está OK, mesmo que emoções e desconforto (como "a reunião de hoje foi muito longa")
• Resove um tempo para olhar para trás em 5 dias no fim de semana

As estruturas 5 introduzidas até agora podem ser colocadas em prática com qualquer ferramenta. No entanto, quanto mais rápida a velocidade de captura do memorando, maior a eficácia da estrutura.

Captio, o SimpleMemo é excelentemente compatível com memorandos de negócios. Vou apresentar um método de uso específico.

Método de utilização 1: captura de linha 1 durante a reunião

Você não precisa anotar tudo durante a reunião. Capture apenas decisões e itens de ação alinhados por 1 com SimpleMemo e envie-os para o seu e-mail. Após a reunião, escreva na caixa de correio de acordo com o modelo 5W1H.

Método de utilização 2: Memorando de sensor de temperatura imediatamente após a reunião de negócios

No momento em que a reunião de negócios acabou, em 30 segundos esperando o elevador, "Sensação de temperatura ★ 4, o diretor Tanaka quer uma demonstração, a segurança precisa ser confirmada" e o memorando de linha 1. Limpe o livro para o CRM no trem em movimento. Você pode começar a escrever em 0.4 segundos a partir da torneira (iPhone 16e, medição real da ativação do worm), para que possa deixar uma nota assim que sair do escritório da outra pessoa.

Método de utilização 3: Automação do relatório diário da linha 3

Se você escrever o relatório diário 3 com SimpleMemo e enviá-lo para si mesmo, o arquivo do relatório diário será automaticamente acumulado em sua caixa de correio. Basta procurar e-mails nos fins de semana e no final do mês para completar os materiais de revisão. Se combinado com a função de filtro do Gmail, a classificação automática também é possível com um rótulo dedicado a relatórios diários.

Método de utilização 4: Evitando que ideias se espalhem

O "1 Line Memo → Clear Book Workflow" da estrutura 4 é a filosofia de design do próprio SimpleMemo. Durante o deslocamento, almoço, antes de ir para a cama - abra o aplicativo no momento em que uma ideia vem à mente (0.4 segundos, iPhone 16e, medição real da ativação quente), escreva linhas 1 e envie (um toque). Mesmo que você adicione tempo para escrever, são apenas alguns segundos.