Cara membuat catatan Tips 10 dipilih
Teknik memo yang efektif yang dapat mengubah pekerjaan dan kehidupan sehari-hari

"Saya membuat catatan, tetapi ketika saya melihat ke belakang nanti, saya tidak mengerti artinya" "Saya lupa mencatat hal-hal penting" "Saya tidak dapat menemukan informasi karena catatannya tersebar". Ada banyak orang yang memiliki masalah ini.

Sebenarnya, bukan "jumlah tulisan" yang menentukan kualitas memo, tetapi "cara menulis".

Dalam artikel ini, kami akan memperkenalkan "Cara membuat catatan pemilihan 10" berdasarkan pengetahuan penelitian dan kecerdikan praktis. Ini semua adalah metode khusus yang bahkan pemula dapat berlatih mulai hari ini.

Jika Anda tidak mengulanginya di kepala Anda, akan sulit untuk mengingat informasi yang baru saja Anda pelajari dalam belasan detik (Peterson & Peterson, 1959). Menurut catatan Ebbing House (1885, ejaan yang tidak berarti), waktu yang dihemat dengan menghafal dikurangi menjadi 44% setelah 1 jam dan 34% setelah 1 hari.

Dengan kata lain, cara paling penting untuk membuat catatan adalah dengan "menulis pada saat Anda memikirkannya". Dalam sebuah aplikasi yang membutuhkan waktu 3 detik untuk memulai, pikiran Anda akan lepas sementara itu.

Cara berlatih:

• Selalu simpan alat memo di tangan (layar beranda ponsel pintar 1 ketuk)
• Pilih aplikasi yang dapat Anda mulai tulis segera setelah Anda membukanya
• Jangan khawatir tentang formatnya, cukup tuliskan
• Potong dengan "Saya akan mengaturnya nanti"

Tekanan "Saya harus menulis dengan benar" adalah alasan umum mengapa memo tidak dilanjutkan. Jika Anda bertujuan untuk catatan yang sempurna, membuat catatan itu sendiri menjadi merepotkan.

Penangkapan satu baris adalah metode yang memungkinkan Anda untuk "menulis hanya baris 1". Bahkan hanya satu baris 1 jauh lebih berharga daripada tidak menulis.

Cara berlatih:

• Tulis dengan struktur minimum "sub + kata kerja + objek"
• Kata kunci saja tidak masalah
• Masukkan kata pemicu 1 yang dapat Anda ingat nanti
• Saya tidak peduli jika itu bukan kalimat

Kapan, Dimana, Siapa, Apa, Mengapa, Bagaimana. Hanya dengan menyadari elemen 6 ini, kepadatan informasi memo akan meningkat secara dramatis.

Terutama dalam memo rapat dan memo wawancara, jika 5W1H hilang bahkan 1, situasinya tidak dapat direproduksi secara akurat nanti.

Cara berlatih:

• Pastikan untuk menulis "tanggal dan waktu, tempat, dan peserta" di awal memo
• Catat nama pembicara setiap kali
• Pastikan untuk menulis "mengapa" (alasan dan latar belakang) - kesimpulan saja tidak berguna nanti
• Tutup dengan "Bagaimana" (tindakan selanjutnya)

Paling efektif untuk menulis catatan sebagai "pemicu tindakan" daripada catatan. Bahkan jika Anda membaca ulang memo yang hanya untuk menuliskan informasinya nanti, "Jadi, apa yang harus saya lakukan?" Itu cenderung.

David Allen, pendiri metode GTD (Getting Things Done), juga mengatakan, "Catatan yang tidak mengklarifikasi tindakan selanjutnya hanya akan menjadi sampah."

Cara berlatih:

• Tulis tindakan berikutnya dengan "TODO:" di akhir memo
• Tentukan penanggung jawab dan tenggat waktu
• Mulai dengan kata kerja ("konfirmasi", "kontak", "membuat")
• Jika Anda mengirimkannya ke email, kotak masuk Anda akan menjadi daftar TODO

Ketika Anda mulai membuat catatan, banyak orang mulai fokus pada "klasifikasi". Namun, struktur folder yang terlalu detail membunuh kecepatan catatan. Saat memikirkan folder mana yang harus saya masukkan catatan ini, pikiran berikutnya menghilang.

Hal yang paling efisien adalah mempersempit kategori menjadi 3~5.

Komposisi kategori yang direkomendasikan:

• Kotak Masuk - Tempat untuk dimasukkan untuk saat ini (paling penting)
• Pekerjaan — Catatan tentang pekerjaan
• Pribadi — Ide dan jadwal pribadi
• Bahan referensi - Informasi yang dapat digunakan nanti
• Arsip — Tempat menyimpan catatan yang diproses

Tidak meninjau setelah menulis catatan sama dengan menabur benih dan tidak menyiram. Setiap metode, seperti "Ulasan Mingguan" untuk GTD, "Inventaris Proyek" untuk PARA, dan "Catatan Permanen" untuk Zettelkasten, memiliki langkah peninjauan.

Jadwal peninjauan yang disarankan:

• Setiap hari (2 menit) — Tinjau catatan yang Anda tulis hari ini dan periksa tindakan yang belum diproses
• 1 kali seminggu (15 menit) — 1 Lihat kembali catatan minggu ini, hapus hal-hal yang tidak perlu, dan tautkan hal-hal penting ke proyek
• Waktu 1 bulanan (menit 30) — Inventarisasi hasil bulan ini dan tentukan prioritas bulan berikutnya

Untuk lebih meningkatkan kecepatan not, efektif untuk membuat sistem singkatan Anda sendiri. Anda tidak perlu menulis kalimat yang lengkap.

Sistem simbol yang disarankan:

• * — Poin penting
• ! — Mendesak/Perhatian
• ? — Belum dikonfirmasi/membutuhkan penyelidikan
• -> — Tindakan selanjutnya
• @Tanaka — Penanggung jawab
• # — Tag kategori
• dengan — dengan ~ (dengan)
• b/c — karena (karena)

3 Setelah sebulan, saya adalah orang yang berbeda dari diri saya sekarang. Jika Anda tidak hanya meninggalkan isi memo, tetapi juga konteks "mengapa Anda menulis catatan" dan "dalam keadaan apa Anda menulisnya", tingkat pemahaman akan meningkat secara signifikan ketika Anda melihat kembali nanti.

Cara berlatih:

• Tambahkan kata di awal "pertemuan/percakapan apa yang Anda tulis setelah"
• Juga tulis emosi dan ketegangan ("kegembiraan", "ketidaknyamanan", "pertanyaan", dll.)
• Tempel tautan ke catatan sebelumnya terkait
• Tuliskan "Dengan siapa informasi ini harus dibagikan"

Memo membutuhkan mekanisme tidak hanya untuk "menulis" tetapi juga untuk "menggunakan". Mari kita rancang alur kerja terlebih dahulu untuk melihat ke mana catatan yang Anda tulis akan pergi.

Pola keluar memo:

• Mail → Alat manajemen TODO — Ubah item tindakan menjadi tugas dengan segera
• Email → Basis Pengetahuan — Informasi referensi disusun menjadi Notion dan Obsidian
• Mail → Kalender — Memo yang terkait dengan tanggal dan waktu diubah menjadi jadwal
• Email → Risalah — Memo rapat diperluas ke dokumen bersama
• Mail → Arsipkan — Simpan catatan yang diproses dengan label

Kriteria terpenting untuk memilih aplikasi memo adalah "kecepatan startup". Tidak peduli seberapa tinggi kinerja aplikasinya, jika butuh waktu lama untuk membukanya, pikiran Anda mungkin lolos sementara itu.

Kondisi untuk alat memo yang ideal adalah sebagai berikut:

• Mulai 0.5 dalam hitungan detik — Jaga pikiran Anda tetap segar
• Layar input segera ditampilkan — tidak melewati layar utama atau menu
• Dukungan offline — Anda dapat menulis meskipun tidak ada sinyal
• Sinkronisasi dan cadangan otomatis - Rasa aman bahwa catatan yang Anda tulis tidak akan hilang
• Kemampuan Pencarian — Anda pasti dapat menemukannya nanti

Aplikasi multifungsi cocok untuk "organisasi" tetapi tidak untuk "penangkapan". Alur kerja yang paling efisien adalah dengan memisahkan alat khusus pengambilan dan alat organisasi.

1. Kecepatan adalah prioritas utama — Tangkap dalam 20 detik
2. Tangkapan satu baris — Tulis dalam baris 1
3. Metode 5W1H — Struktur dengan elemen 6
4. Didorong oleh tindakan — Pastikan untuk menulis "apa yang harus dilakukan selanjutnya"
5. Minimisasi kategori — Persempit folder menjadi 3~5
6. Tinjau Siklus — Harian, Mingguan 1, Bulanan 1 Lihat Kembali
7. singkatan - Gunakan simbol dan singkatan Anda sendiri
8. Konteks — Tinggalkan "Mengapa Anda menulis"
9. Desain keluar — Menentukan tujuan memo
10. Alatnya sederhana — Pilih berdasarkan kecepatan startup

Anda tidak perlu mempraktikkan semua tips ini sekaligus. Pertama-tama, silakan mulai dengan "Tips 1: Kecepatan adalah prioritas utama" dan "Tips 2: One Line Capture". Dengan 2 ini saja, kebiasaan membuat catatan berubah secara dramatis.