Técnica de Memorando de Eficiência no Trabalho 7 Seleção
Guia Prático para Empresários

Muitos empresários participam de reuniões "passivamente". Basta preparar as perguntas 3 com antecedência, e a densidade da reunião mudará drasticamente.

3 perguntas para escrever antes da reunião:

1. O que precisamos decidir nesta reunião? (Esclarecimento do propósito)
2. Que informações posso fornecer? (Preparação para contribuição)
3. Que ação devo tomar após a reunião? (Suposição de saída)

Escreva este 3 em um memorando antes do 5 da reunião e envie-o para mim por e-mail. Durante a reunião, vamos nos concentrar em preencher as respostas a essas perguntas 3.

30 segundos imediatamente após o final da reunião é o momento em que as informações são mais atualizadas. Anote apenas os seguintes pontos 3 neste segundo 30:

1. Decisões(O que foi decidido)
2. Item de ação (quem, o quê, até quando)
3. Próximo horário(Quando é a próxima reunião)

Você não precisa escrever uma ata perfeita. Registrando estes 3 pontos, você já guarda as informações necessárias para agir depois da reunião.

A coisa mais lamentável no trabalho é a cena "Não consigo me lembrar por que tomei essa decisão naquele momento". O registro de decisão é um método que registra não apenas os "resultados" de decisões importantes, mas também as "razões" e "alternativas".

Item do registro do registro da decisão:

• Data e hora: Quando foi decidido
• Conteúdo da decisão: O que foi decidido
• Razão: Por que você fez essa escolha
• Alternativas rejeitadas: Quais outras opções existiam
• relacionado: Quem estava envolvido
• Data da revisão: Quando olhar para trás nos resultados

A confiança no trabalho é construída por "cumprir promessas". O memorando de ação de acompanhamento é um método para gerenciar todos os compromissos no 1.

Como escrever um memorando de acompanhamento:

• Comece com o verbo ("enviar", "confirmar", "criar", "contato")
• Especifique a pessoa responsável (@ notação)
• Certifique-se de inserir o prazo
• Quando concluído, remova a estrela (sinalizador se for Outlook)

Se você enviar para o e-mail, poderá listar as ações inacabadas na "Estrela" de Gmail ou na "Bandera" de Outlook. Consulte também Exemplos de uso do gerenciamento de tarefas de trabalho.

Quando vários projetos estão em execução, "O que aconteceu com esse projeto agora?" Ocorre com frequência. O "resumo de progresso" escrito em 5 minutos antes de fechar todos os dias resolve esse problema.

Modelo de resumo de progresso:

• Concluído (concluído): Concluído hoje
• Fazendo (em andamento): Atualmente em andamento
• Bloqueado (bloqueio): Parado e desativado
• Próximo (próximo): Coisas para fazer amanhã

Se você enviar isso para si mesmo por e-mail, poderá verificar "até onde você foi ontem" na manhã seguinte e iniciar o traço.

1on1 Há muitas pessoas que não gravam o conteúdo da reunião, mas isso é um desperdício. Se você não registrar o feedback do seu chefe, as preocupações de seus subordinados e a direção de sua carreira, você os esquecerá em detalhes.

1on1 Pontos de memorando:

• Escreva a declaração importante feita pela outra parte como está ("〇〇-san disse ~")
• Escreva o desconforto e consciência que você sentiu
• Especifique o que você prometeu (bidirecional)
• Escreva o que confirmar no próximo 1on1

Exemplo de uso de memorando de reunião, o modelo de memorando 1on1 é apresentado.

A "revisão semanal" do GTD será feita em formato de memorando. É ideal fazer 15 toda sexta-feira antes do final do trabalho, ou no domingo à noite.

Modelo de memorando de revisão semanal:

• Realizações desta semana 3: O que exatamente foi alcançado
• Aprendizado desta semana 1: A consciência mais importante
• Tarefa inacabada: Coisas a serem transferidas (escreva também o motivo)
• A tarefa mais importante da próxima semana 3: com prioridade
• O que eu quero melhorar 1: Pontos de melhoria no processo

Se você acumular este memorando semanal, será muito mais fácil revisar seu mensal e trimestral. Também pode ser usado diretamente para se preparar para a entrevista de avaliação.