تقنية إدارة مذكرة فاتورة
المستقلة
هذه الصفحة مترجمة آليًا من الأصل الياباني. اقرأ الأصل الياباني
هل أرسلت الفاتورة، وأكدت الدفع، وأين تفاصيل الدفع؟ ستكون المذكرات المستقلة دليلا لمقارنتها لاحقا. في هذه المقالة، سنقدم نموذجا يربط السجلات استنادا إلى رقم الفوترة وإجراء التحقق الشهري. إنه ليس نظاما يكمل المحاسبة والإعلانات بالملاحظات فقط.
سجلات الدفع "التاريخ والمبلغ والشريك والغرض ووجهة تخزين الشهادة"، وسجلات الفواتير "رقم الفوترة وتاريخ الإصدار والموعد النهائي للدفع وتاريخ تأكيد الدفع". المذكرة هي المدخل لانتظار التأكيد، وتتم إدارة الكتب والفواتير والإيصالات بشكل منفصل. المبلغ والتاريخ التاليان هما أمثلة على التعبئة.
1. بعد الدفع مباشرة، اترك حقيقة بدلا من التصنيف
"النفقات | 2026-09-05 | 1,980 ين | مقهى | اجتماع الشركة ب | الإيصال: 20260905-cafe.pdf" سيتم تسجيله. حتى لو لم يتم تحديد الحساب، يمكنك التحقق منه لاحقا إذا كنت تعرف الطرف الآخر والغرض والمواد الأصلية. لا تصبح النفقات المكتوبة في المذكرة بالضرورة نفقات ضرورية كما هي.
التكلفة المستخدمة لكل من العمل والحياة الشخصية تترك الأساس لحالة الاستخدام والتصنيف. " نظرا لأن الغرفة هي 30٪ من الكل، يمكنك دائما استخدام 30٪ من الإيجار كنفقات." توضح وكالة الضرائب الوطنية أن الأجزاء اللازمة مباشرة للعمل يمكن تصنيفها بوضوح استنادا إلى سجلات المعاملات، وما إلى ذلك. تحقق من معرفة النفقات الضرورية، وانتظر تأكيد العناصر التي لا يمكن تحديدها.
2 الاتصال من الإصدار إلى الإيداع برقم الفوترة
نفس اسم الحالة وحده يجعل من الصعب التمييز بين العمل الإضافي وطلبات دفع الأقساط. ضع الرقم الموجود على الفاتورة في المذكرة واستخدم نفس الرقم في كل مرة تقوم فيها بتحديثه. فيما يلي مثال على الدخول، وليس معاملة حقيقية.
- قبل النشر: الفواتير | INV-001 | الشركة A LP production | من المقرر إصدار 09/30 | يتم مطابقة المبلغ مع العقد والفاتورة | المسودة
- بعد الإصدار:الفوترة|INV-001|إصدار 09/30|الموعد النهائي للدفع 10/31|عنوان تخزين الفاتورة|تم إرسال
- تأكيد الإيداع:الإيداع|INV-001|تأكيد 10/30|مبلغ الإيداع|تأكيد البيان المحدد|مؤكد
- هناك فرق: في انتظار التأكيد|INV-001|الفرق بين مبلغ الفاتورة ومبلغ الإيداع|عناصر التأكيد مثل الرسوم وضريبة الاستقطاع والودائع الجزئية
افصل "غير مطالب به" و"مرسل" و"مؤكد" وتحقق من الشخص الذي لديه أقرب موعد نهائي. يختلف عن إرسال بريد إلكتروني واستلامه وقيده في حسابك المصرفي. سيتم ترك الحقائق التي تم تأكيدها فقط كدولة.
3. المراجعة الشهرية تغلق السجلات غير المعالجة
أولا، قم بمحاذاة المذكرة والفاتورة مع رقم الفوترة وقارنهما ببيان الدفع. بعد ذلك، ارجع إلى الإيصال والفاتورة من مذكرة الدفع وتحقق مما إذا كان قد تم تسجيله في الكتاب أو برنامج المحاسبة. سيتم أرشفة الملاحظات المكتملة وتركها في انتظار تأكيد المواد المفقودة والمبالغ غير المتسقة وعدم المدفوعات. نظرا لأن عدد الحالات وحالة المواد مختلفة، فهذا لا يعني أنها ستنتهي في 15 دقيقة أو 2 ساعات.
في تأكيد التدفق النقدي، يتم حساب "دفع الشهر الحالي" و"دفع الشهر الحالي" و"دفع الشهر الحالي" و"جدول الدفع للشهر التالي" بشكل منفصل. لا تتصل بمبلغ المدخلات لأنه مبيعات خاضعة للمساءلة، أو تتصل بالمبلغ مطروحا منه جميع النفقات من إجمالي الربح. يتم تجميع المعالجة المحاسبية على جانب دفتر الأستاذ، وتستخدم الملاحظات كأدلة على البيان.
4. اترك المستند الأصلي حتى تتمكن من العودة من المذكرة
تقدم الوكالة الوطنية للضرائب إرشادات بشأن الحفاظ على الكتب والفواتير والإيصالات وما إلى ذلك إلى جانب مسك الدفاتر. المذكرات ليست بديلا عنها. يرجى أيضا التحقق من البيانات الأصلية وطريقة التخزين اللازمة للمستندات المستلمة في البيانات الإلكترونية. الحفاظ على الكتب والكتب وما إلى ذلك للشركات الفردية.
يمكنك عبر SimpleMemo إرسال النصوص القصيرة أعلاه إلى بريدك. لا نقدمه بوصفه ميزة تنفذ تلقائيًا القيود المحاسبية أو إصدار الفواتير أو مطابقة المدفوعات. لتسجيل محادثات المشاريع، راجع أمثلة استخدام المستقلين؛ وللمهام ذات الموعد النهائي، راجع كيفية توزيع الاستخدام مع Todoist.
الأسئلة الشائعة
ماذا يجب أن أترك في مذكرة النفقات؟
التاريخ والمبلغ والشريك والغرض ومكان حفظ الفاتورة أو الإيصال الأصلي. إذا كنت لا تعرف التصنيف، اترك الحقائق فقط وانتظر التأكيد.
هل يمكن للمذكرات استبدال الفواتير والكتب؟
لن يعمل. المذكرة الواردة في هذه المقالة هي دليل للتحقق من المستند الأصلي مع الكتاب. تتم إدارة الفواتير والإيصالات وبيانات المعاملات الإلكترونية بطريقة مناسبة.
ما الذي تتحقق منه في المراجعة الشهرية؟
سنتحقق من الفواتير غير الصادرة، والودائع غير المدفوعة التي تجاوزت الموعد النهائي، والاختلافات في المبالغ، والمواد الأصلية غير المعروفة ليتم تخزينها، والمدفوعات غير المسجلة في الكتب. أرشفة الملاحظات المكتملة واترك الملاحظات غير المعالجة.
مقالات ذات صلة
