徹底解說為營業員準備的商談備忘錄技巧。 透過BANT記錄法、客戶發言捕捉、後續備忘錄、CRM合作、每週回顧的5兩種方法提高成約率。
商談的內容，在緊接著簡短地寫下來的話，可以不依賴記憶，連線到下一個提案和跟進。 即使在移動中也能一鍵留下的方法，是與後述的BANT記錄法容易結合的形式。
方法1：BANT記錄法
BANT是商談備忘錄的基本框架：
- B (Budget/預算)：“本期預算到3000000日元”“預算未定，但預計下期保證”
- A (Authority/決裁權)：“最終決裁是部長”“負責人實際有決定權”
- N (Need/需求)：“現行系統的響應緩慢”“迫切需要降低成本”
- T (Timeline/時期)：“下個月內決定”“想在本期內匯入”
4專案中如果有不清楚的，在下次商談中確認的專案。
方法2：客戶發言捕捉
頂級銷售和一般銷售的最大區別是“是否原封不動地記錄了顧客的發言”。
不是總結而是用原文記錄的理由：
- 反映在提案書上：寫“接受貴公司的〇〇的話”的話，就會被刺入的提案中
- 情感的溫度感：“嗯，我會考慮的”vs“一定要積極推進”完全不同
- 公司內部報告：在給上司的報告中說“客戶的原文”的話，說服力大相徑庭
方法3：商談後的後續備忘錄
商談之後的3分鐘是資訊量最多的瞬間。 立即記錄以下內容：
- 整體溫度感：熱/暖/冷的3階段
- 關鍵人物的反應：誰是積極的，誰是懷疑的
- 下一步行動：“下週二提交報價”“與技術部門進行追加MTG調整”
- 關注事項：“競爭B公司先行”“透過決議不透明”
回公司後想輸入CRM的話，細小的發言和溫度感很容易漏掉。 從點選0.4秒（iPhone 16e・暖啟動的實際測量）開始書寫SimpleMemo的話，在電梯裡也可以傳送要點。
方法4：CRM合作備忘錄
用Captio式傳送給自己的備忘錄，可以透過以下方法自動連線到CRM。 雖然也有用Notion構建商談資料庫的銷售團隊，但移動中的即時記錄，適合步驟較少的郵件傳送型：
- Salesforce：透過郵件-to-案例功能將特定郵件自動繫結到線索
- HubSpot：將BCC目的地設定為HubSpot郵件，會自動新增到聯絡人記錄中
- Zapier合作：觸發特定標題的郵件製作CRM記錄
在標題中統一“【商談】客戶名”的規則的話，也可以自動分類。
方法5：每週回顧備忘錄
每週五15分，回顧那一週的商談備忘錄，整理以下內容：
- 案件狀態更新：進展的案件，停滯的案件
- 下週的行動：需要跟進的客戶名單
- 勝利模式分析：在達成合同的案件中有什麼效果
- 改進點：倒注案件的回顧
每天的筆記，成為本週回顧的素材。
常見問題
商談備忘錄應該記錄什麼？
記錄BANT（預算、決裁權、需求、時期）的4專案和顧客的發言吧。
商談中記下筆記不失禮嗎？
反而是好印象。“ 認真聽”被接受。 如果是智慧手機的話，就說一句話吧。
商談備忘錄應該什麼時候整理？
推薦在商談後的移動中。 時間越長，細枝末節的發言和溫度感就越難想起。
商談備忘錄的5W1H模板
除了BANT記錄法之外，如果將5W1H框架納入商談備忘錄中，就不會有資訊遺漏，向上司報告和CRM輸入也會更順暢。
Who（誰）：出席者和角色
準確記錄誰出席了商談。 僅僅交換名片是不夠的。“ 像佐藤部長（最終決裁權人）”“田中主任（技術評價擔當）”“鈴木先生（現場使用者）”一樣，把名字和角色聯絡起來記錄吧。 特別是瞭解每個人在審批流程中的位置，就更容易制定下一次的方法戰略。 在大型案件中，多個相關人員經常參與決策。
What（做什麼）：議題和協議事項
將商談中討論的內容和達成一致的事項分開記錄。“ 明確區分“說過的事情”和“決定的事情”。 特別是協議事項，是下次跟進的基礎。“ 下週提供演示環境達成一致”和“報價決定製作3圖案”等具體記錄。
When（什麼時候）：時間序列和截止日期
不僅記錄商談日期，還記錄客戶提到的各種截止日期。“ 預算申請的截止時間是本月底”“希望引進時間是下個季度初”“競爭的演示是下週二”。 這些時間資訊是決定你行動的緊迫程度的最重要資訊。
Where（在哪裡）：商談地點和下次地點
面對面的話是客戶的辦公室還是公司公司，線上的話是哪個工具。 下次的商談地點也會確認的。“ 下次在技術部門所在的大阪辦公室“”下次不是在Zoom而是在Teams”等，地點的資訊與安排直接相關。
Why（為什麼）：顧客的課題和動機
記錄客戶為什麼把時間花在這次商談上的根本動機。 表面的課題（“系統慢”）和本質動機（“這樣下去會輸給競爭”）是兩碼事。 越深入挖掘Why，提案的說服力就越強。
How（怎麼做）：下一個行動計劃
在商談最後確認的“下一步”，用負責人姓名和截止日期記錄下來。“【 自己】週五之前傳送報價3模式“【客戶】下週一完成公司內部審批”“【技術】週三之前構建演示環境”。 在5W1H中How是最重要的。 如果這裡模稜兩可的話，案件就會停滯不前。
成功進行商談後跟進的備忘錄活用法
商談後的後續內容，由商談備忘錄的質量決定。
黃金24時間規則
商談後24小時內傳送後續郵件是鐵律。 但是，僅僅用“今天非常感謝”是無法區分的。 從商談備忘錄中提取幷包含以下要素：（1）引用客戶所說的具體課題，（2）說明針對該課題的解決方案概要，（3）明確說明同意的下一步行動和截止日期。 顧客覺得“這個營業員認真聽了自己的話”，信任度大大提高。
從備忘錄到提案書的轉換工作流程
商談備忘錄是提案書的骨架。 5W1H備忘錄的“Why（客戶課題）”成為提案書的課題設定部分，“What（協議事項）”成為提案內容的基礎，“How（行動計劃）”成為匯入日程的原案。 如果備忘錄齊全的話，就不用從頭開始重新考慮提案書的骨架了。
長期跟進的備忘錄管理
越是不能馬上達成合同的案件，備忘錄的積累就越能決定勝負。“ 聽說“3個月後預算會得到保障”的案件，用Gmail的打盹功能設定了2個月後的提醒。 重新接近時，如果回顧過去的備忘錄，就能以完美掌握上次的商談內容的狀態進行。 能夠根據上次的話進行交談，可以建立信任。
團隊內備忘錄共享的最佳做法
屬人化是團隊營業的最大敵人。 也有像OneNote這樣的共享筆記本統一管理團隊的商談備忘錄的方法，但前提是個人確實記錄的習慣。 透過統一格式記錄和共享商談備忘錄，負責人不在時的跟進也能不降低質量地執行。 用Captio式傳送的備忘錄可以透過Gmail的標籤按案件進行分類。 Gmail的標籤是個人的，不能直接與團隊共享，所以共享時會轉發到團隊的地址（Google組等）。
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