提高工作效率 筆記術 7選
為商務人士準備的實踐指南

很多商務人士“被動”地參加會議。 只要提前準備3個問題，會議的密度就會急劇變化。

會議前寫的3個問題：

1. 這個會議需要決定什麼？ （目的明確化）
2. 自己能提供的資訊是什麼？ （貢獻的準備）
3. 會議結束後自己應該採取什麼行動？ （出口的假設）

這個3在會議的5分鐘前寫在備忘錄上，用郵件發給自己。 會議中將集中精力填寫這個3個問題的答案。

會議結束後的30秒，是資訊新鮮度最高的瞬間。 在這個30秒內只記下以下3點：

1. 決定事項（決定了什麼）
2. 動作道具（誰・做什麼・到什麼時候）
3. 下次的預定（下次會議是什麼時候）

沒有必要寫完美的會議記錄。 按住這個3點的話，會議結束後可以留下行動的資訊。

工作中最後悔的是“想不起來為什麼當時做出那個判斷”的場景。 決定日誌不僅是記錄重要判斷的“結果”，也是記錄“理由”和“替代方案”的方法。

決定日誌的記錄專案：

• 日期：什麼時候決定的
• 決定內容：決定了什麼
• 理由：為什麼做出那個選擇
• 拒絕的替代方案：還有什麼選擇
• 相關人員：誰參與了
• 評論日：什麼時候回顧結果

工作的信任是透過“遵守約定”建立起來的。 後續行動備忘錄是在1處管理所有承諾的方法。

後續備忘錄的寫法：

• 以動詞開始（“傳送”“確認”“製作”“聯絡”）
• 註明負責人（@記法）
• 一定要輸入期限
• 完成後，取消星號（Outlook的話是標誌）

傳送郵件後，可以在Gmail的“星星”和Outlook的“標誌”中列出未完成的動作。 工作任務管理的活用事例也請參考。

多個專案在執行時，“那個專案，現在怎麼樣了？” 頻繁發生。 每天下班前的5分鐘寫的“進度總結”解決了這個問題。

進度摘要模板：

• Done（完成）：今天完成的事情
• Doing（進行中）：目前正在進行的事情
• Blocked（阻擋）：停止的、障礙
• Next（下一個）：明天要做的事情

把這個用郵件發給自己的話，第二天早上就能馬上確認“昨天做到什麼程度”，開始衝刺結束。

1on1有很多人沒有記錄會議內容，這是非常可惜的事情。 上司的反饋、下屬的煩惱、事業的方向，如果不記錄的話，就會從細枝末節開始忘記。

1on1備忘錄的要點：

• 直接寫對方說的重要發言（“〇〇先生說~”）
• 寫下自己感受到的違和感、覺察
• 約定的事情明文說明（雙向）
• 寫下下次1on1要確認的事情

會議備忘錄的活用事例頁面介紹了1on1備忘錄的模板。

以備忘錄的形式進行GTD的“每週評論”。 每週五下班前15分鐘，或者週日晚上進行是最理想的。

每週回顧備忘錄的模板：

• 本週的成果 3個：具體取得了什麼成就
• 本週的學習 1個：最重要的覺悟
• 未完成的任務：結轉的東西（也寫理由）
• 下週最重要的任務 3個：有優先順序
• 想要改善的事情 1個：流程的改善點

積累這個每週的備忘錄的話，每月、季度的回顧會輕鬆很多。 也可以直接用於評價面談的準備。