İş Verimliliği Not Tekniği 7 Seçimi
İş Adamları için Pratik Kılavuz

Birçok iş insanı toplantılara "pasif" olarak katılır. Sadece 3 sorularını önceden hazırlayın ve toplantının yoğunluğu önemli ölçüde değişecektir.

Toplantıdan önce yazmanız gereken 3 soru:

1. Bu toplantıda neye karar verilmesi gerekiyor? (amacın açıklanması)
2. Hangi bilgileri sağlayabilirim? (Katkı için hazırlık)
3. Toplantıdan sonra ne yapmalıyım? (Çıkış varsayımı)

Bu 3'i toplantının 5'inden önce bir notta yazacağım ve kendime e-posta ile göndereceğim. Toplantı sırasında bu 3 sorularının cevaplarını doldurmaya odaklanacağız.

30 toplantının bitiminden hemen sonraki saniyeler, bilginin en taze olduğu andır. Bu 30 saniyede yalnızca aşağıdaki 3 puanlarını yazın:

1. Karar(Neye karar verildi)
2. Eylem öğesi(kim, ne, ne zaman)
3. Sonraki program(Bir sonraki toplantı ne zaman)

Kusursuz bir toplantı tutanağı yazmanız gerekmez. Bu 3 noktayı kaydederseniz, toplantıdan sonra harekete geçmek için gereken bilgiler elinizde kalır.

İş yerindeki en pişmanlık duyan şey "O zaman neden o kararı verdiğimi hatırlayamıyorum" sahnesidir. Karar günlüğü, yalnızca önemli kararların "sonuçlarını" değil, aynı zamanda "nedenleri" ve "alternatifleri" de kaydeden bir yöntemdir.

Karar günlüğü kaydı öğesi:

• Tarih ve saat: Ne zaman karar verildi
• Karar içeriği: Ne karar verildi
• Sebep: Bu seçimi neden yaptınız
• Reddedilen alternatifler: Başka hangi seçenekler vardı
• İlgili: Kimler dahil oldu
• İnceleme tarihi: Sonuçlara ne zaman bakmalı

İşe olan güven "sözleri tutarak" inşa edilir. Takip eylem notu, 1'deki tüm taahhütleri yönetmek için bir yöntemdir.

Bir takip notu nasıl yazılır:

• Fiille başlayın ("gönder", "kontrol", "oluştur", "iletişim")
• Sorumlu kişiyi belirtin (@ notation)
• Son tarihi girdiğinizden emin olun
• Tamamlandığında yıldızı kaldırın (Outlook bayrağı ise)

E-postaya gönderirseniz, bitmemiş eylemleri Gmail'in "Yıldız"ında veya Outlook'in "Bayrağı"nda listeleyebilirsiniz. Lütfen ayrıca İş görev yönetimini kullanma örnekleri bölümüne bakın.

Birden fazla proje çalışırken, "O projeye az önce ne oldu?" Sık sık meydana gelir. Her gün kapanmadan önce 5 dakika ile yazılan "ilerleme özeti" bu sorunu çözüyor.

İlerleme özeti şablonu:

• Bitti (tamamlandı): Bugün ne tamamlandı
• Yapılıyor (devam ediyor): Şu anda devam edenler
• Engellendi (engellendi): Durduruldu ve devre dışı bırakıldı
• Sonraki (sonraki): Yarın yapılacak şeyler

Bunu kendinize e-posta ile gönderirseniz, ertesi sabah hemen "dün ne kadar ileri gittiniz" seçeneğini kontrol edebilirsiniz ve başlangıç tizi kesilecektir.

1on1 Toplantının içeriğini kaydetmeyen birçok insan var, ancak bu çok israf. Patronunuzdan gelen geri bildirimleri, astlarınızın endişelerini ve kariyerinizin yönünü kaydetmezseniz, bunları ayrıntılı olarak unutursunuz.

1on1 Not puanları:

• Karşı tarafın olduğu gibi söylediği önemli ifadeyi yazın ("〇〇-san said ~")
• Hissettiğiniz duygu ve farkındalık yazın
• Söz verdiğinizi belirtin (iki yönlü)
• Bir sonraki 1on1'e neleri kontrol etmeli yazın

Toplantı notu kullanım örneği sayfasında 1on1 not şablonunu tanıtıyoruz.

GTD'in "haftalık incelemesi" bir not şeklinde yapılacaktır. 15'i her Cuma iş bitmeden önce veya Pazar gecesi yapmak idealdir.

Haftalık Değerlendirme Notu Şablonu:

• Bu haftanın başarıları 3: Tam olarak ne başardınız
• Bu haftanın öğrenmesi 1: En önemli farkındalık
• Bitmemiş görevler: Taşıma (nedenini de yazın)
• Önümüzdeki haftanın en önemli görevi 3: öncelikli
• 1'i geliştirmek istediğiniz: Süreç iyileştirme noktaları

Bu haftalık notu biriktirirseniz, aylık ve üç aylık notunuza bakmak çok daha kolay olacaktır. Değerlendirme görüşmesine hazırlanmak için doğrudan da kullanılabilir.