Gmail的明星,將收件箱變成ToDo。
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發給自己的備忘錄,用Gmail的星固定在開頭。 結束後只去掉星星,剩下的只有“要做的事情”。 此外,如果製作一次發件人過濾器,收到的備忘錄會自動加上星號和標籤,很難被其他郵件埋沒。 不需要專用應用程式和特別的設定。
用1個星固定在前面 → 在收到的備忘錄上加上星號,透過Gmail的“帶星號”隨時都能找到。 2結束後取下 → 附星=未完成。 完成後只要取下就可以進行ToDo管理。 3自動分配 → 用電腦的Gmail製作一次發件人過濾器,之後會自動加上星號&標籤。 設定會反映在所有終端上。
為什麼是“明星”
寫給自己的備忘錄,如果放任不管的話,會混入其他郵件中丟失。 轉移到資料夾的話,這次“去看”的麻煩會增加。 明星的優勢是可以留在收件箱中標記。 輕輕一按就能取下,整理成專用檢視——最輕的整理術。
步驟1・2 — 用星星管理ToDo
- 在收到的備忘錄上加星在
郵件應用程式中,在SimpleMemo收到的備忘錄上點選星號(☆)。 僅憑這個就可以整理成收件箱的“帶星”。 - 將“帶星號”作為ToDo列表檢視開啟
Gmail的“帶星號”檢視,對應備忘錄一覽。 決定了有星星=還有事情要做。 - 結束後去掉星號
對應完畢的備忘錄去掉星號。 留在帶星號的檢視中只有未完成的備忘錄。 光是這個就變成了簡單的ToDo管理。
這個運用,與收件箱・零也很相配。 1日的目標是將帶星星(未完成)歸零。
步驟3 — 自動星標&標籤(Gmail過濾器)
在電腦或瀏覽器版的Gmail上製作一次發件人過濾器,就可以在SimpleMemo收到的郵件上自動加星號,也可以整理成專用標籤(資料夾)。 設定反映在所有終端(包括iPhone)上。
- 開啟過濾器製作畫面
電腦或瀏覽器版的Gmail,從搜尋視窗右側的設定圖示開啟“製作過濾器”。 - 輸入發件人地址
在“From(發件人)”中貼上noreply@mail.simplememofast.com,製作過濾器。 - 選擇星號和標籤
勾選“加星號”和“加標籤(例:備忘錄)”。 - 也適用於現有郵件完成
選擇“對匹配的執行緒也應用過濾器”完成。 之後,收到的備忘錄上會自動加上星號和標籤。
發件人名是“SimpleMemo”,地址是noreply@mail.simplememofast.com。 在收件箱的搜尋欄中輸入from:noreply@mail.simplememofast.com,就可以只搜尋備忘錄的全文。
僅使用iPhone的情況
傳送者過濾器的製作需要電腦/瀏覽器版Gmail,但是沒有過濾器也可以操作。 開啟收到的備忘錄,從選單中手動新增星號或標籤,同樣更容易找到。
Gmail以外的郵件軟體也可以將發件人登記為“VIP”“收藏”“明星”,或者制定作為發件人分配的規則,自動移動到專用資料夾(例:備忘錄),也可以做同樣的事情。
常見問題
為什麼要用星星? 資料夾移動不行嗎?
星星的優點是可以“留在收件箱裡”標記。 帶星的聚集在Gmail的“帶星的”檢視中,在收件箱的開頭隨時都能找到。 輕輕一按就可以取下,完成後只需取下即可。 僅憑這一點,就變成了未完成=帶星星的簡單ToDo管理。
iPhone的Gmail應用程式就可以嗎?
在iPhone的Gmail應用程式上也可以取下星星。 但是傳送者過濾器(自動星形+自動標籤)的製作,只能透過電腦或瀏覽器版的Gmail進行。 製作一次的話,設定會反映在所有終端上。
過濾器的發件人(From)要輸入什麼?
輸入noreply@mail.simplememofast.com。 這是SimpleMemo發來的郵件的發件人地址。 因為發件人名顯示為“SimpleMemo”,所以搜尋收件箱也能很快找到。
明星運用和ToDo管理是如何聯絡在一起的?
有星星=還要做,只是決定而已。 完成後去掉星號,在帶星號的檢視中留下的只有未完成的備忘錄。 不增加專用應用程式,Gmail的收件箱直接成為ToDo列表。
轉移到專用標籤(資料夾)後會從收件箱中消失嗎?
如果只是用過濾器“貼標籤”的話,只要新增標籤就會留在收件箱裡。 如果想從收件箱中取出的話,也可以在過濾器中選擇“跳過收件箱(存檔)”。 如果想把備忘錄留在收件箱裡整理的話,推薦星號+標籤並用。
相關頁面
參考文獻
- Gmail — 過濾器的製作和使用 / Create rules to filter emails — 透過發件人過濾器自動賦予星號標籤的官方步驟
- Gmail — 加星 / Star your emails — 加星的方法和“加星”檢視的官方指南
- Gmail — 搜尋運算子 / Search operators — from: 等縮小自己的備忘錄的搜尋運算子
- SimpleMemo — App Store — App Store的下載頁面